5 tekenen dat uw HR-proces beter kan

Een haperend HR-proces beïnvloedt uw team én de rest van de organisatie. Het kan zorgen voor vertraging, maar ook voor frictie en onbegrip. Deze 5 veel voorkomende tekenen zijn signalen dat uw HRM-proces kan worden verbeterd.

Elk HR-proces heeft zo zijn knelpunten, waar de kans op miscommunicatie of fouten het grootst is. Na verloop van tijd kunnen deze knelpunten de doorstroom van uw proces gaan belemmeren. Door het proces aan te passen kan de dienstverlening van de HR-afdeling en de organisatie verbeterd worden en daar plukt iedereen de vruchten van.

Veel voorkomende signalen zijn:

1. Problemen op overdrachtsmomenten van de ene afdeling of functionaris naar de andere

Een voorbeeld: iemand komt in dienst. Er is nagenoeg niks geregeld; geen e-mail, geen toegang tot het bedrijfsnetwerk en soms niet eens een desktop of laptop. De eerste drie weken van een nieuwe medewerker zijn cruciaal in zijn beslissing of hij bij het bedrijf blijft. Zorgen dat de medewerker direct aan de slag kan, verkleint de kans op verloop.

Voor een goede start van de medewerker moeten zijn gegevens in het HR-systeem komen. Daarnaast moeten ook de facilitaire en ICT afdelingen voorbereidingen treffen. HR heeft dus de taak om deze afdelingen te informeren. Deze overdrachtsmomenten moeten duidelijk zijn: aan wie moet de informatie gegeven worden, hoe moet het aangeleverd worden, en wanneer, zodat de ander de taak juist en op tijd kan uitvoeren.

2. Lange doorlooptijden vanwege teveel goedkeuringsslagen

Elke organisatie heeft zijn eigen mandaatstructuur, waarin staat wie waarvoor mag tekenen. Deze structuur bepaalt de goedkeuringsslagen in het proces. Dit geldt voor bijvoorbeeld mutatieprocessen (een medewerker gaat meer uren werken of krijgt een andere functie), maar ook voor achterliggende processen (verloning, etc.).

Helaas zien sommige HRM-processen na verloop van tijd en veranderingen in de organisatie – officieel of onofficieel – een wildgroei in het aantal goedkeuringsslagen. Soms loopt dit op tot wel 5 autorisaties voor één mutatie! Elke overbodige goedkeuringsslag kost tijd. Door kritisch te kijken naar de mandaatstructuur,  kan de doorlooptijd van het proces worden verminderd, terwijl de juiste persoon de autorisaties doet.

3. Lange doorlooptijden of extra werk door overbodige activiteiten in het HR-proces

Processen ontwikkelen zich vaak automatisch met de organisatie mee. Door dit natuurlijke verloop kan het zijn dat bepaalde stappen in het proces overbodig worden. Dit geldt ook voor het HR-proces.Deze stappen zijn overblijfselen uit een eerder tijdperk en voegen nu geen waarde meer toe. Denk bijvoorbeeld aan de overgang van het overtypen van papieren formulieren naar een digitaal systeem.

Door overtollige stappen uit het HRM-proces te verwijderen kan de HR-afdeling effectiever én efficiënter ondersteuning bieden.

4. Inconsequent doorvoeren van procesveranderingen

In het maken van een (nieuwe) procesbeschrijving wordt vaak enorm veel energie gestoken. Echter, in veel gevallen vindt er na de implementatie van de wijzigingen maar weinig monitoring en evaluatie van het nieuwe proces plaats. In het kader van continue verbetering binnen de organisatie is het belangrijk om al tijdens het beschrijven van het HR-proces een intern verantwoordelijke of proceseigenaar aan te wijzen. Deze persoon heeft als taak om het nieuwe proces regelmatig te evalueren. Werkt het nieuwe proces zoals beoogd? Waar lopen we nog tegenaan? Zijn er aanpassingen nodig om het te verbeteren?

De eerste evaluatie vindt 3 maanden na de implementatie plaats, de volgende na 6 maanden, en daarna wordt het een jaarlijks terugkomende taak. De intern verantwoordelijke is ook binnen de organisatie het centrale aanspreekpunt voor medewerkers met vragen en opmerkingen over het proces. Zo wordt de uitvoering van het nieuwe proces actief bewaakt en kan iedereen maximaal van het verbeterde HR-proces profiteren.

5. Gebrek aan overzicht over de procesketen

Medewerkers kennen vaak alleen hun eigen stapje in de procesketen. Zij hebben weinig overzicht over de bredere context van het proces, waardoor ze het belang van hun eigen taken soms niet volledig waarderen.

Een voorbeeld: digitale formulieren voor de verloning van medewerkers hebben vaak veel verplichte velden. Voor de HR-medewerker is niet altijd duidelijk waarom deze informatie belangrijk is, dus vult hij of zij om verder te kunnen een paar willekeurige letters in. Hierdoor moet de salarisadministratie weer navraag doen en wordt er dubbel werk verricht. Dit probleem kan worden opgelost door gezamenlijk inzicht te creëren. Door met alle betrokkenen de keten te bespreken ontstaat er begrip voor elkaars werk, en de invloed die het eigen werk heeft op dat van een ander. Zo blijft het proces efficiënt.

Bouw draagkracht voor uw HR-proces

Om deze veel voorkomende problemen aan te pakken is het raadzaam een workshop procesmanagement te organiseren. Door medewerkers en sleutelfiguren te informeren over het belang van gedegen HRM-procesmanagement legt u de fundering voor een verbeteringsslag.

Enkele belangrijke aspecten voor het verbeteren van een proces:

  • Betrek de spelers in het spel: laat alle functionarissen die een rol hebben in het proces meedoen bij het ontwerp van het nieuwe HR-proces. Zoek samen uit hoe het slimmer kan binnen de organisatorische context. Presenteer daarna het ontwerp van het proces en de uitgangspunten door middel van draagvlaksessies aan bredere populatie. Vraag naar onoverkomelijkheden: Hebben we iets over het hoofd gezien?
  • Positioneer het HR-proces stevig in de organisatie: schenk aandacht aan de communicatie over de veranderingen.
  • Creëer helderheid over het waarom van dit proces.
  • Besteed aandacht aan continue verbetering: bewaak de implementatie van uw nieuwe HR-proces en stel het regelmatig bij op basis van de behoeften van de medewerkers en de organisatie. Het proces levert een beter rendement op als de uitvoering wordt bewaakt door een interne verantwoordelijke.

Advies op maat

Herkent u enkele van deze tekenen? VroomHR helpt u graag met een passend advies om uw HR-proces te verbeteren. Wij bieden u een vrijblijvende sparringsessie om u hiermee verder te helpen. U kunt ons bereiken op info@vroom.nl, bel 0294-491520 of neem contact op.