8 praktische redenen om een LMS te willen

Binnen steeds meer organisaties klinkt de roep om alles omtrent leren en ontwikkelen op één plek aan te bieden en te beheren. Veel van deze organisaties overwegen de implementatie van een Learning Management System (LMS). In eerdere blogs zijn we al ingegaan op de strategische redenen hiervoor, maar er zijn ook legio praktische redenen om een LMS te willen. Nienke Meindersma en Hidde Veenis van VroomHR zetten de belangrijkste voor u op een rij.

1. Eigen verantwoordelijkheid voor ontwikkeling faciliteren

Steeds vaker kiezen werkgevers ervoor om medewerkers verantwoordelijk te maken voor hun eigen ontwikkeling. Een logische ontwikkeling, want medewerkers weten vaak zelf heel goed waar ze aan willen of moeten werken. Daarvoor is wel een systeem nodig waarin medewerkers hun informatie zelf kunnen bijhouden en dat zelf leren faciliteert. Een systeem dat leren makkelijk en laagdrempelig maakt. Een goede manier is door via een LMS leercontent aan te bieden. Door het systeem voor iedereen toegankelijk te maken, stimuleert u bovendien werkplekonafhankelijk leren.

2. Digitaliseren administratieve processen

Niet alleen de contentbibliotheek met lesmateriaal kan worden gedigitaliseerd, ook (een gedeelte van) de processen rondom leren en ontwikkelen. Neem bijvoorbeeld verplichte certificeringen. Nu moet HR of de medewerker zelf bijhouden wanneer het tijd is voor een herhalingscursus of bijscholing en zelf apart contact opnemen met de diverse leveranciers. Maar zou het niet mooi zijn als het LMS dit voor u doet? Bijvoorbeeld door een jaar na de cursusdatum een signaal te geven of automatisch een inschrijfformulier te versturen naar de medewerker: “Je certificaat is bijna verlopen, meld je aan voor de herhalingscursus op datum x of y.”

Door terugkerende activiteiten te digitaliseren maakt u als werkgever een grote efficiencyslag: de opleidingsadministratie kost u veel minder tijd en de kans op fouten neemt af. En nog een voordeel van een LMS: via de rapportagetools heeft u als werkgever altijd actueel inzicht in de kennis, talenten en kwaliteiten binnen uw organisatie.

3. Voldoen aan wet- en regelgeving

In bepaalde branches moet u als werkgever kunnen aantonen dat uw medewerkers voldoende geaccrediteerd zijn of beschikken over de verplichte certificaten. En wanneer ze voor het laatst bijscholing hebben gehad in deze vakbekwaamheid. Bijvoorbeeld in de zorg, waar in sommige functies jaarlijks een minimum aantal PE-punten moet worden gehaald. In de bouw, waar iedereen op de bouwplaats moet beschikken over een Bouwpas. En bij technische bedrijven en farmaceutische bedrijven, waar strenge wet- en regelgeving geldt, bijvoorbeeld op het gebied van veilig werken of werken met gevaarlijke stoffen.

Vaak is het onderhouden en aantonen van deze accreditaties en certificeringen een enorme klus omdat de informatie versnipperd in de organisatie hangt. Dit is niet efficiënt, zeer foutgevoelig en bovendien erg tijdrovend. Het liefst zou u als werkgever met één druk op de knop willen aantonen dat u aan de wet- en regelgeving voldoet. En bij medewerkerscontroles moeten uw medewerkers dit ook zelf kunnen.

De meeste totaaloplossingen op HR-gebied bieden hiervoor niet voldoende mogelijkheden. Met een LMS kunt u dit proces digitaliseren. Zo kan iedereen – zowel uw medewerkers als uw HR-afdeling – 24/7 aantonen dat u voldoet aan wet- en regelgeving. Gewoon op de smartphone, dus waar u ook bent.

4. Sociaal leren stimuleren

Dat veelvoorkomende probleem waarvoor iemand eindelijk een oplossing heeft gevonden. Die lastige bewerking die door een medewerker op video is vastgelegd. Of dat belangrijke onderzoek dat voor andere medewerkers ook heel waardevol kan zijn. Allemaal kennis binnen uw organisatie die u via het LMS kunt delen.

Naast het centraal aanbieden van leerstof vanuit de organisatie – in eigen huis gemaakt of door een koppeling met externe opleiders – kunt u met een LMS ook kennisdeling binnen de organisatie faciliteren. Door medewerkers in staat te stellen hun kennis vast te leggen en in de contentbibliotheek te plaatsen. Dit is bijvoorbeeld zeer geschikt voor werk dat zo specialistisch is dat er niet of nauwelijks trainingen voor zijn, of alleen peperdure. Als vervanging voor conventionele klassikale trainingen. Of als samenkomen om van elkaar te leren lastig is doordat collega’s op verschillende locaties zitten.

In het LMS kunt u als werkgever templates of instructies plaatsen waarmee medewerkers zelf kenniscontent kunnen ontwikkelen, stylen in de huisstijl en aanbieden via de contentbibliotheek. Zo stimuleert u met en van elkaar leren binnen de organisatie, ook wel sociaal leren genoemd.

5. Gepersonaliseerde leerpaden aanbieden

Steeds meer organisaties werken met leerpaden. Deze kunt u vormgeven in het LMS, gepersonaliseerd of bijvoorbeeld per functiegroep. Dit stelt u in staat om afspraken met medewerkers over opleidingen die ze gaan volgen goed vast te leggen en na te komen. De medewerker kan vervolgens aan de slag om een opleiding uit te zoeken en aan te vragen via het systeem. Na goedkeuring van de manager, meldt de medewerker zichzelf aan (of nog mooier: dit gebeurt automatisch). En om het helemaal compleet te maken, kan ook het facturatieproces geautomatiseerd plaatsvinden.

6. Nieuwe vormen van leren aanbieden

Niet iedereen leert op dezelfde wijze. Hoe medewerkers leren, is onder meer afhankelijk van opleidingsniveau, functie en leeftijd. Zeker de jongere generaties hebben behoefte aan nieuwe vormen van leren. Bijvoorbeeld leren aan de hand van games of VR. Of microlearning, waarbij geen heel opleidingsprogramma hoeft te worden afgewerkt, maar bijvoorbeeld een kort filmpje over hoe een apparaat werkt of hoe een specifieke handeling moet worden uitgevoerd.

Nieuwe vormen van leren faciliteren als werkgever past heel erg bij deze tijd. In het LMS kunt u de verschillende manieren van leren prima digitaal aanbieden. Bijvoorbeeld door leermateriaal op een Netflix-achtige manier beschikbaar te stellen: makkelijk doorzoekbaar, onder meer door het gebruik van zoekwoorden en filters. Op deze manier kunt u actief trainingen aanbevelen: “x collega’s volgden deze training en waren enthousiast. Misschien ook interessant voor jou?” En een LMS kan ook aanbevelingen doen op basis van eerder gevolgde trainingen.

7. Continu verbeteren van de kwaliteit van uw trainingsaanbod

Met een LMS is het eenvoudig om feedback te vragen en krijgen over de aangeboden content en trainingen. Dit kan kwalitatieve feedback zijn, bijvoorbeeld door elke training of e-learning te eindigen met een beoordelingsslide of -formulier. En kwantitatieve feedback zoals het aantal views, downloads, likes en shares. Ook informatie als doorlooptijden en inlogpogingen geven u waardevolle informatie over de kwaliteit van uw aanbod.

Dit kunt u zowel toepassen op opleidingen en trainingen van opleiders, die u via een koppeling aanbiedt in uw LMS, als op content die u zelf creëert en in het LMS plaatst.

8. Betere budgettering

Een centraal LMS stelt u in staat om beter persoonlijke opleidingsbudgetten of afdelingsbudgetten te bepalen en te monitoren. Door ook de facturatie vanuit het systeem vorm te geven in plaats van via separate facturen, heeft u voortaan altijd een actueel overzicht van beschikbare en gebruikte opleidingsbudgetten. En kunt u jaarlijks beter inschatten hoeveel opleidingsbudget er vrijgemaakt moet worden.

Hoe is het learningmanagement bij uw organisatie geregeld?

Wat kan een LMS voor u betekenen? En hoe kunt u uw L&D processen en workflows optimaliseren? Neem contact op met ons. Wij geven u graag een goed beeld van de mogelijkheden en voordelen van een LMS. En we helpen u met plezier bij het selecteren en implementeren van de juiste oplossing voor uw organisatie.