Anders werken bij een gemeente

Digitaliseren van processen of een nieuw HR systeem in gebruik nemen, is 20% techniek en 80% anders werken. Hoe doe je dat? Hoe worden mensen enthousiast en hoe wordt de nieuwe manier van werken een succes?

In een serie blogs over verandermanagement willen wij graag onze ervaring met het organiseren van anders werken met jullie delen. Dat doen wij door 5 vragen te beantwoorden:

  1. Wat was de verandering?
  2. Waarom anders werken?
  3. Hoe heb je verandermanagement verankerd in je project?
  4. Hoe heb je de betrokkenheid georganiseerd?
  5. Wat ging goed en wat kan beter?

Wat was de verandering?

Deze verandering vond plaats bij gemeente Westland, een gemeente met ruim 105.000 inwoners in Zuid-Holland. De gemeente had na een intern onderzoek de conclusie getrokken dat de HR processen sneller, kwalitatief beter en efficiënter konden verlopen door deze te digitaliseren. Vervolgens is een project implementatie e-HRM gestart. Annemiek Schriever, management consultant bij Vroom, werd ingehuurd als projectleider e-HRM en verandermanager.

Waarom anders werken?

Alle HR processen verliepen via papier. Dit was omslachtig, foutgevoelig en leidde tot dubbele registratie. Een eerste registratie door leidinggevenden op papier en daarna invoeren in het HR systeem door de personeelsadministratie. Het HR systeem werd daarnaast alleen gebruikt door de HR professionals. Het was een 100% back-end systeem en self-service functionaliteiten werden niet benut. Ook werd geconstateerd dat wet- en (interne) regelgeving  op de locaties verschillend werden geïnterpreteerd waardoor de gemeente een risico liep.

Hoe heb je verandermanagement verankerd in je project?

  1. Wij hebben multidisciplinaire werkgroep(en) samengesteld per HR onderwerp.
  2. Gestart is met het beschrijven van de gewenste nieuwe werkwijze. Voor deze procesontwerpteams, is goed gekeken naar de deelnemers. Enerzijds deelnemers die in hun werk direct effect hadden van de verandering, maar ook staffuncties en eindgebruikers en de functioneel beheerder van het HR systeem zijn hierbij actief betrokken.
  3. Vervolgens hebben we de impact van de nieuwe werkwijze geanalyseerd. De nieuwe werkwijze is vergeleken met de oude werkwijze en op basis daarvan is gekeken welke groepen medewerkers geraakt werden door deze nieuwe werkwijze. Hierna is vastgesteld welke vorm van communicatie het beste zou aanslaan bij deze groepen.
  4. Om te onderzoeken hoe de HR medewerkers in zijn algemeenheid aankeken tegen de nieuwe manier van werken, hebben we de veranderbereidheid bepaald met een vragenlijst (Dinamo). De uitkomst gaf inzicht in weerstand tegen de nieuwe manier van werken. Op basis van deze uitkomst hebben we extra overleg rondes georganiseerd bij zowel stafafdelingen als bij teams van eindgebruikers om hen breder te informeren over het project in zijn algemeenheid en om de nieuwe werkwijze nader toe te lichten.
  5. De personeels- en salarisadministratie (PSA) is ambassadeur geworden van de nieuwe werkwijze. Zij waren altijd al de ‘grootgebruiker’ van het systeem en hadden de meeste know-how over de inrichting. Ook hebben zij duidelijk beeld van de verschillen tussen de oude en nieuwe werkwijze waardoor vragen goed beantwoord konden worden. Zij waren ook goed in staat om de voordelen en consequenties van de nieuwe werkwijze nader te beschrijven.
  6. Tot slot hebben we de juiste organisatie niveaus, zoals het management én hoger management, de nieuwe manier van werken laten autoriseren. Dit omdat de nieuwe werkwijze niet alleen voor medewerkers substantieel anders was, maar ook waren de controle slagen door leidinggevenden verminderd. Belangrijk was om hiervoor draagvlak te krijgen bij het management.

Hoe heb je de betrokkenheid georganiseerd?

Filmpjes

Wij zijn gestart met een introductiefilm met een aankondiging gemaakt van de komst van e-HRM. Deze film startte als zwart/wit polygoon journaal met de oude werkwijze en liet uiteindelijk in kleur de nieuwe manier van werken zien. De hoofdrolspelers in deze film waren direct betrokkenen van de verschillende disciplines en gebruikers van de organisatie zelf. Ter introductie van de live gang is ook een film gemaakt, die vooral  de nieuwe werkwijze toonde.

Roadshows en handleidingen

Daarnaast zijn reguliere hulpmiddelen ingezet zoals een handleiding voor verschillende soorten eindgebruikers en Frequently Asked Questions (FAQ) per onderwerp. Verder zijn roadshows georganiseerd voor die onderwerpen waarvan bij de impactanalyse was aangegeven dat er veel vragen over of weerstand bij zou zijn.

Oude werkwijze om zeep helpen

Tot slot hebben we de oude werkwijze onmogelijk gemaakt door essentiële onderdelen van intranet te verwijderen. De oude formulieren waren daardoor niet meer toegankelijk.

Wat ging goed?

  • De inbreng van een goed geschoolde en betrokken functioneel applicatiebeheerder, die naast kennis van het systeem ook een HR achtergrond had en daarom een goed beeld had van het HR werkveld.
  • De inzet van multidisciplinaire werkgroepen en teams, waardoor de nieuwe manier van werken en impact voor alle betrokkenen goed werd bekeken.
  • Een actief meedenkende afdeling communicatie, wat leidde tot goede hulpmiddelen voor de implementatie.
  • Voldoende aandacht voor hulpmiddelen voor de introductie bij live gang (Introductiefilmpjes, handleidingen, FAQ enz.), waardoor de nieuwe manier van werken sneller en makkelijker werd geadopteerd.
  • De processen zijn nu eenduidig, sneller, efficient en kennen minder fouten.

Wat kan beter?

  • De betrokkenheid van leidinggevenden. Ondanks dat we ze overal in wilden betrekken, lieten zij het regelmatig afweten vanwege ‘going concern’. Met als gevolg dat we er achteraf meer tijd hebben besteed aan het mee krijgen van de leidinggevenden.
  • Een belangrijke oorzaak was dat er in de organisatie heel veel tegelijkertijd gebeurde. Dit leidde tot verdeling van de aandacht van de leidinggevenden.
  • Achteraf gezien hadden we nog meer kunnen focussen op de verschillende belangen van leidinggevenden waardoor de adoptie mogelijk sneller zou zijn verlopen.

Hulp nodig bij anders werken?

Huur een verandermanager in of neem contact op met Vroom.