Rapportages en BI in HR: van buikgevoel naar strategie

Vandaag de dag is er niet alleen veel informatie beschikbaar – data zijn zelfs een randvoorwaarde geworden voor goede bedrijfsvoering. Business Intelligence (BI) speelt een steeds grotere rol bij het bepalen van organisatiedoelstellingen en het nemen van strategische beslissingen. Ook binnen HR wordt in toenemende mate gewerkt op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) en cijfers. Consultant Bas Boermans vertelt hoe een IT-architectuur kan worden gebouwd die echt wérkt voor HR.

De gouden combinatie HR en IT

HR en IT. Van oorsprong zijn het twee heel verschillende vakgebieden. Waar de een van huis uit gewend is om vooral te werken op theorie en intuïtie, is de ander erop gericht om zaken cijfermatig zo concreet en objectief mogelijk te krijgen. Het wordt echter steeds meer duidelijk: wordt de kennis van HR gemixt met de mogelijkheden van IT, dan ontstaat er een winnende combinatie. Je wordt minder verrast door de waan van de dag, kunt trends voorspellen en meer strategische keuzes maken. Maar hoe maak je die switch van buikgevoel naar strategie?

Andere manier van werken

Zo’n nieuwe mindset, waarbij data en BI voor een groot deel leidend worden voor het bepalen van personeelsbeleid, vraagt een andere manier van werken. Houd hier bewust rekening mee. Allereerst moeten de HR-medewerkers zorgvuldig in deze verandering worden meegenomen door middel van actief changemanagement. Laat hen de meerwaarde van BI ervaren, zodat het gaat voelen als waardevolle toevoeging, die ondersteunend is aan hun werk. Daarnaast moeten ze er óók goed in worden gefaciliteerd. Het systeem moet voldoen aan behoeftes en verwachtingen. Hoe richt je een IT-landschap in waar HR echt mee uit de voeten kan? Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om de juiste rapportages te kunnen genereren?

Drie belangrijke voorwaarden voor bruikbare BI en rapportages

Een systeem zal alleen gebruikt worden als het voldoet aan een behoefte, gebruiksvriendelijk is én betrouwbare informatie oplevert. Schort het aan een van die voorwaarden, dan zal er niet vaak worden ingelogd. Zonde, want daar heeft u het meestal kostbare systeem niet voor aangeschaft. Hoe kunt u gebruik van BI binnen HR stimuleren? Het geheim zit vooral in een goede voorbereiding, zorgvuldige inrichting en doorlopend onderhoud van het systeem. Laten we eens inzoomen op deze drie randvoorwaarden, die essentieel zijn voor het genereren van data en rapportages die er écht toe doen.

1. Goede voorbereiding is het halve werk

Allereerst loont het om goed voorwerk te doen voordat u een systeem aanschaft en inricht. Ga dus eerst uitgebreid met de eindgebruikers en andere stakeholders in gesprek. Inventariseer wat zij nodig hebben, en welke KPI’s van belang zijn. Zodra u werkelijk weet waarover zij willen rapporteren, waarom, hoe en aan wie, heeft u het boodschappenlijstje in handen, waarmee u richting een leverancier kunt gaan.

Een inrichting consultant kan in dit proces een belangrijke rol spelen: hij of zij weet welke mogelijkheden er zijn, kan een goede vertaalslag maken van behoefte naar mogelijkheden. Vanuit zijn expertise kan hij de oplossing zoeken die werkelijk bij uw organisatie en de eindgebruikers past. Is het systeem eenmaal aangekocht, dan kan hij u helpen om het te implementeren en introduceren binnen de organisatie.

2. Duidelijke inrichting

Heeft u de behoefte en wensen eenmaal goed geïnventariseerd, dan is de volgende uitdaging het ‘levend’ maken van de data. Meestal bestaat er binnen een organisatie een rijk scala aan systemen waaruit informatie wordt geput. Hoe vertaalt u al die data naar leesbare rapportages? Wilt u losse tools gebruiken, of verzamelt u de informatie liever in één rapportagetool zoals MS Power BI, van waaruit geconsolideerde rapportages worden opgeleverd?

Sta bewust stil bij de wijze van rapporteren. Oftewel: hoe moeten het dashboard en de rapportages eruit zien? Laat de rapportagevorm goed aansluiten bij de doelgroep die ermee moet werken, anders schiet het zijn doel voorbij. Wat voor de ene gebruiker gesneden koek is, is voor de ander misschien abracadabra. Gebruik de bij stap 1 ingestelde groep stakeholders als klankbord, met wie u geregeld gebruiksvriendelijkheid, bruikbaarheid en duidelijkheid van de BI evalueert.

Werk ook de beheerorganisatie zorgvuldig uit. Wie wordt verantwoordelijk voor welk deel van het systeem? Welke taak ligt bij Functioneel Applicatiebeheer, HR of IT? Waar kunnen wensen worden neergelegd en welke routing kan dan worden gevolgd? Een duidelijke rolverdeling voorkomt dat er onnodig op elkaar wordt gewacht, systemen vervuild raken of verkeerde beslissingen worden genomen.

3. Non-stop onderhoud

Rapportages snijden alleen hout als ze worden gebaseerd op betrouwbare data. Het meest strategisch uitgedachte plan gaat keihard onderuit als het gebaseerd is op foutieve gegevens. Zorg er daarom voor dat de juiste kennis op de juiste plaatsen zit, en waarborg de kwaliteit van de opgeslagen data.

Zeker bij HR-processen met een hoge gevoeligheid en groot afbreukrisico kunt u zich geen missers veroorloven. Een salarisbetaling moet tot op de cent kloppen, bonussen moeten gebaseerd worden op juiste prestatiegegevens. Het is dus van groot belang om ervoor te zorgen dat uw systeem niet vervuild raakt.

Maak iemand verantwoordelijk voor het regelmatig onderhouden van het systeem en het opschonen van de data. Sommige bedrijven brengen deze rol onder bij een HR-adviseur. Het gevaar bestaat dan echter dat het up-to-date houden van de BI ondersneeuwt in de waan van de dag. Wij pleiten er daarom voor om het onderhouden van het IT-landschap niet te beschouwen als nevenfunctie. Beleg het liever bij een dedicated Functioneel Applicatiebeheerder: iemand met de benodigde kennis én tijd om deze cruciale taak op zich te nemen.

Expertise nodig?

Het opzetten, implementeren en onderhouden van bruikbare BI-architectuur vraagt nogal wat tijd en expertise. VroomHR kan u hierbij ondersteunen. Of het nu gaat om de aankoop van een nieuw systeem, het van A naar B krijgen van informatie, het trainen van uw medewerkers of het bouwen van een sjabloon – wij kunnen u op maat adviseren. Neem daarom gerust contact met ons op.