Verandermanagement bij Rituals

5 vragen aan Jacqueline Haarbrink die als verandermanager en HR IT consultant was ingehuurd om samen met de interne projectleider te zorgen voor een succesvolle implementatie van een global Core HR systeem in 27 landen. Bekijk de video van dit interview, of lees de case.

Wat is de verandering?

Rituals is in 2000 gestart in Nederland en de afgelopen jaren uitgegroeid tot een internationale organisatie met meer dan 5000 medewerkers in 27 landen (2018). In al die landen waren verschillende HR-systemen, soms geen systeem of alleen Excel, verschillende bronnen van data en legio verschillende manieren van werken. In deze snelgroeiende organisatie ontbrak hierdoor het overzicht en werd het steeds moeilijker om goed aan te sturen. Vanuit het hoofdkantoor in Amsterdam ontstond de behoefte aan één geïntegreerd bron systeem voor HR. Dat was het moment dat Jacqueline Haarbrink werd binnen gehaald als externe deskundige.

Wat was de rol van Vroom?

Ondersteunen van de interne projectleider met kennis en capaciteit rondom HR, Payroll, procesoptimalisatie. Met name zorgen dat de data en informatie uit alle landen samenkomt en bewaken van het budget in samenwerking met Finance.

Wat was jullie aanpak?

In eerste instantie de HR-processen in kaart brengen met de huidige processen en de huidige werkwijze. Op basis van de mogelijkheden van het nieuwe systeem de processen optimaliseren. Mensen op de betreffende afdelingen er waar mogelijk bij te betrekken zodat ze gewend raken aan de nieuwe manier van werken en gemotiveerd worden om anders te gaan werken.

Hoe creëer je betrokkenheid?

Het projectteam bij Rituals komt elke dag samen dus die zijn nauw betrokken bij de voortgang. De mensen uit de landen betrekken door regelmatige telefonische afstemming (soms wekelijke calls). Ook trainingen geven over het nieuwe systeem en bijbehorende nieuwe manier van werken. En we hebben ook manuals geschreven en achtergelaten waarin zij zaken kunnen terugvinden als het projectteam niet ter plaatse was. Tijdens het hele project vooral ook goed luisteren naar zorgen en moeilijkheden die betrokkenen ervaren door de verandering. Een voorbeeld hiervan is dat sommige landen voor de verandering hun administratie hadden uitbesteed en nu zelf verantwoordelijk werden voor een tijdige en correcte administratie.

Wat zijn de belangrijkste lessen?

Zorg dat je een gedegen implementatieplan hebt dat bij iedereen bekend is en waarover gecommuniceerd wordt met de betrokkenen die het gaan doen. Duidelijke mijlpalen om successen te vieren, start met een kick-off, lever producten op. Zorg ook voor regelmaat in meetings met de stuurgroep, projectgroep en betrokkenen om iedereen aangesloten te houden. En mensen vroegtijdig bekend maken met het nieuwe systeem.

Zaken die niet (in één keer) goed gaan, adresseren, analyseren en daar lering uit te trekken. Zodoende maak je in andere landen of bij het volgende proces niet dezelfde fout.