kind_en_Co-289x300

Kennisoverdracht bij Kind & Co

KMN Kind & Co wilde de salarisadministratie intern brengen, maar had daarvoor nog te weinig expertise in huis. Vroom zorgde voor een interim Payroll consultant met de juiste kennis om het gat te dichten, en bood begeleiding op maat zodat de nieuwe interne salarisadministrateur een vliegende start kon maken. Tessa Kampers vertelt hoe Desiree Koolen van Vroom haar ondersteunde bij het eigen maken van haar nieuwe werkzaamheden.

Over KMN Kind & Co

KMN Kind & Co is een stichting voor kinderopvang in Midden-Nederland. In totaal heeft KMN Kind & Co zo’n 1200 mensen in dienst, inclusief invalkrachten. KMN Kind & Co is al ruim 30 jaar actief, en biedt alle vormen van opvang – kinderdagverblijven, buitenschoolse opvang, peutergroepen en -speelzalen en gastouderopvang. Daarvoor werken ze samen met scholen en andere betrokkenen. Op het hoofdkantoor in Nieuwegein werken 65 medewerkers. Op de HR-afdeling werken 13 mensen.

De uitdaging: Van externe naar interne salarisadministrateur

Een team in beweging

Begin 2013 zijn de personeels- en salarisadministraties bij KMN Kind & Co samengevoegd tot één team. Op dat moment werden de specialistische salarisadministratiewerkzaamheden uitgevoerd door een externe salarisadministrateur. Toen deze eind 2013 vertrok, is besloten intern een medewerker naar deze functie te laten doorstromen. Deze persoon moest niet alleen brede specialistische kennis van salarisadministratie hebben, maar moest ook met de software kunnen omgaan.

Door het vertrek van de externe salarisadministrateur ontstond een gebrek aan salarisadministratie-expertise in de organisatie. Een interimmer was een voor de hand liggende oplossing. KMN Kind & Co had in 2013 al samengewerkt met Desiree Koolen van Vroom. Toen adviseerde Desiree de organisatie over invoering van de werkkostenregeling.

Begin 2014 vroeg KMN Kind & Co Vroom opnieuw om de ondersteuning van Desiree. Deze keer werd zij ingezet om tijdelijk de salarisadministratie te doen en de intern doorgestroomde medewerker in te werken in de nieuwe functie van salarisadministrateur. Met haar ervaring en vakkennis in de salarisadministratie was Desiree hiervoor de perfecte kandidaat. Vanuit haar rol als interim-salarisadministrateur zorgde Desiree voor een tijdige en correcte salarisadministratie.

Structuur aanbrengen

Tijdens haar periode als interim-salarisadministrateur vereenvoudigde Desiree de werkprocessen en bracht deze in kaart. Dit was een cruciaal onderdeel in het intern brengen van de functie, want het was voorheen onvoldoende gebeurd. Door de processen vast te leggen zodra zij ze uitvoerde, zorgde Desiree voor transparantie en optimaliseerde zij de efficiëntie van de salarisadministratie.

Begeleiding op maat

In maart 2014 begon Tessa Kampers als intern salarisadministrateur. Zij volgde een opleiding en werd intensief begeleid door Desiree. Tessa: “Desiree heeft mij stap voor stap ingewerkt. Je begint bij wat eenvoudige dingen, en alles wat wij deden dat nog niet op papier stond hebben we gelijk gedocumenteerd. Zo maakten we direct handleidingen en procesbeschrijvingen voor de toekomst. Desiree nam me helemaal mee in haar gedachtegang, en gaf me zo de middelen om zelf problemen op te lossen en kritisch na te denken. Waarom neem je deze stap? Wat zijn de gevolgen en de verwachte uitkomst? En als je de stap eenmaal gezet hebt, klopt de uitkomst dan met je verwachting? Dat was echt een hele sterke manier van kennisoverdracht.”

Achterwacht en sparringpartner

Tijdens haar inwerkproces werden er geleidelijk steeds meer taken overgedragen aan Tessa en werd de aanwezigheid van Desiree afgebouwd. Inmiddels is Tessa’s ontwikkeling zo ver gevorderd dat zij en Desiree elkaar als gelijken zien. “We hebben nog regelmatig contact en Desiree ondersteunt ons bij vraagstukken. Ze is altijd bereikbaar voor vragen na een overdracht, en als het even niet kon wachten, hielp ze via de app of telefoon. Nu zijn we op een punt dat we elkaar echt aanvullen. Desiree is niet meer alleen mijn coach, we vragen bij elkaar informatie,” vertelt Tessa. “Dat was voor mij een belangrijke voorwaarde om deze baan aan te nemen. Tijdens en na mijn eigen leerproces wilde ik iemand hebben om op terug te vallen, een sparringpartner. Het is fijn dat Desiree ons bedrijf zo goed kent, ik hoef niks aan haar uit te leggen.” Desiree is ondertussen – per april 2015 – nog zo’n 1x per maand aanwezig.

Vroom biedt continuïteit

Als interimmer stond Desiree er niet alleen voor. Zij kon rekenen op de ondersteuning en expertise van het team van Vroom. Bijvoorbeeld toen zij en Tessa toevallig in dezelfde periode op vakantie gingen. Een collega van Vroom kwam de dag voor de vakantie alles doorspreken, en verzorgde tijdens hun afwezigheid de administratie en beantwoordde vragen vanuit het team. Bij terugkomst deed hij uitgebreid verslag van zijn werkzaamheden. Tessa: “Het delen van informatie is echt een sterk punt van Vroom.”

informatie_delen

Het resultaat: Accuratesse en efficiëntie

Met behulp van Desiree kon KMN Kind & Co haar salarisadministratie intern gaan uitvoeren. Zij profiteren nu van het resultaat:

  • Problemen, vragen of foutmeldingen worden direct opgelost
  • Er is meer transparantie binnen het proces van de salarisadministratie
  • Het proces is efficiënter
  • Meer regelmaat, waardoor minder achterstand ontstaat
  • Minder foutmeldingen
  • Zelfstandigheid en probleemoplossende vaardigheden

Tessa: “We horen nu vaker van medewerkers en leidinggevenden dat we het goed doen!”

Over Vroom

Vroom is een onafhankelijk HR-consultancybureau. Wij helpen bedrijven bij het veranderen van hun organisatie-inrichting en werkwijze, zodat hun HR-ambities gerealiseerd worden. Onze HR en Payroll consultants geven onafhankelijk advies en verschaffen inzicht in de kosten en opbrengsten van veranderingen. Als projectleider zorgen wij voor draagvlak, communicatie en resultaat binnen uw planning en budget.

Advies op maat

Wilt u ook advies of begeleiding op maat voor uw HR-afdeling of salarisadministratie? Vroom helpt u graag. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking. U kunt ons bereiken op info@vroom.org, of bel +31 (0) 294-491520