In deze businesscase leest u hoe de HR-calculator een technische groothandel met 400 medewerkers hielp hun keuze te onderbouwen bij de volgende vraag: 

Levert een nieuw HR-systeem inclusief self-service een besparing op?

Nederlandse bedrijven focussen zich steeds meer op zaken die daadwerkelijk verschil makenGoede administratieve processen dragen bij aan efficiënte bedrijfsvoering en binding met de medewerkers/ medewerker tevredenheid. Ook de HR-afdeling van B.V. Nederland realiseert zich dit inmiddels, maar het ontbreekt hen vaak aan tijd en middelen om deze investering te doen. De HR-calculator, een door Vroom ontwikkeld hulpmiddel voor het berekenen van procesbesparing, helpt bedrijven om de besparing inzichtelijk te maken en de investering te onderbouwen. In deze businesscase leest u hoe de HR-calculator een technische groothandel met 400 medewerkers hielp deze keuze te onderbouwen.

Huidige situatie

Bij aanvang van het project werkte deze technische groothandel nog met een eenvoudig HR-systeem, papieren dossiers, sub-administraties in Excel en weinig gedigitaliseerde processen. Mutaties in personeelsgegevens waren foutgevoelige en tijdrovende processen. Bovendien werd nog wel eens vergeten de mutatie (op tijd) door te voeren.

Gewenste situatie

In samenwerking met Vroom werd een ambitie vastgesteld, die past bij de digitale volwassenheid van de organisatie:

  • Direct goede en complete mutaties door de medewerker en leidinggevende;
  • Eenmalige invoer door realisatie koppelingen en genereren documenten;
  • Dashboards met online ken- en stuurgetallen voor leidinggevenden;
  • Automatische archivering in het digitaal dossier.

Aanpak 

Tijdens de businesscase werd een viertal processen geanalyseerd: indiensttreding, urenverantwoording, ziek- en beter melden en verloning. Een analyse van de verschillende processen verschafte inzicht in de processtappen, betrokken medewerkers en kosten voor deze medewerkers. Vervolgens formuleerde Vroom het gewenste proces met de klant, op basis van de geïnventariseerde HR-ambitie. De belangrijkste veranderingen waren de overgang naar eenmalige invoer bij de bron, minder controle en autorisatiestappen en direct goede en volledige invoer. De resultaten per jaar, weergeven in onderstaande afbeelding, spreken voor zich:

Resultaat besparing HR-businesscase

Resultaat

Een jaarlijkse besparing van 51,8% in tijd en 57,7% in geld zorgde voor een snelle return on investment voor deze technische groothandel. De HR-afdeling creëerde hiermee ruimte om zich nadrukkelijker toe te leggen op haar beleidsmatige taken en haar rol als business partner verder uit te bouwen.

Ook bij u besparing mogelijk? Neem contact op

Het heroverwegen van uw huidige processen kan een significant verschil maken, zowel financieel als kwalitatief. Vroom helpt u graag om deze resultaten inzichtelijk te maken en samen met u te werken aan een succesvollere organisatie.

Neem contact op voor een vrijblijvende afspraak.