In deze business case leest u hoe de HR-calculator een technische groothandel met 400 medewerkers hielp hun keuze te onderbouwen bij de volgende vraag: 

Levert een nieuw HR-systeem inclusief self-service een besparing op?

De laatste decennia is er belangrijke trend ingezet in het Nederlandse bedrijfsleven. Agenda’s zitten overvol, de verwachtingen van de maatschappij worden hoger en men wil zich graag weer focussen op zaken die daadwerkelijk verschil maken. Administratieve processen, ofwel het noodzakelijk kwaad, staat hierdoor veelal op de nominatie voor een efficiëntieslag of digitalisering. Ook de HR-afdeling van B.V. Nederland realiseert zich dit inmiddels, maar het ontbreekt hen vaak aan tijd en middelen om deze investering te doen. De HR-calculator helpt bedrijven om de consequenties van deze investering inzichtelijk te maken en te overtuigen van deze investering. 

Huidige situatie

Bij aanvang van het project werkte deze technische groothandel nog met een eenvoudig (en beperkt) HR-systeem, papieren dossiers, sub-administraties in Excel en weinig gedigitaliseerde processen. Zo werden onder anderen het verwerken van verlofaanvragen, declaraties en mutaties in personeelsgegevens foutgevoelige en tijdrovende HR-processen, die ook nog wel eens vergeten werden door te voeren. In samenwerking met Vroom werd een ambitie vastgesteld, die past bij de digitale volwassenheid van de organisatie. Het verhogen van kwaliteit, realiseren van gebruikersgemak en eenmalige invoer werden speerpunten in deze ambitie. Daarnaast wenste het management over belangrijke stuur- en kengetallen te kunnen rapporteren.

Aanpak

Een analyse van de verschillende processen verschafte inzicht in de processtappen, betrokken medewerkers en kosten voor deze medewerkers. Vervolgens formuleerde Vroom het gewenste proces met de klant, wat gebaseerd werd op de best-practices die Vroom in ruim 25 jaar heeft opgebouwd. De belangrijkste veranderingen waren de overgang naar eenmalige invoer bij de bron en 24 uur per dag toegang tot een portaal voor alle medewerkers. De resultaten per jaar, weergeven in onderstaande afbeelding, spreken voor zich:

Resultaat-HR-calculator

Resultaat

Een besparing van ruim 50% in zowel tijd áls geld zorgde voor een snelle return on investment voor deze technische groothandel. De HR-afdeling creëerde hiermee ruimte om zich nadrukkelijker toe te leggen op haar beleidsmatige taken en haar rol als business partner verder uit te bouwen.

Ook bij u besparing mogelijk? Neem contact op

Het heroverwegen van uw huidige processen kan een significant verschil maken, zowel financieel als kwalitatief. Vroom helpt u graag om deze resultaten inzichtelijk te maken en samen met u te werken aan een succesvollere organisatie.

Neem contact op voor een vrijblijvende afspraak.