De core van een HR-systeem: wat moet er tenminste in zitten?

Als u aan tien HR-professionals vraagt wat er in de core van een HR-systeem moet zitten, krijgt u tien verschillende antwoorden. Iedereen heeft een andere mening over wat er als basisfunctionaliteit beschouwd moet worden en wat niet. Om die reden kan het dan ook een hele uitdaging zijn om interne stakeholders op één lijn te krijgen en te houden als er een nieuw HR-systeem gekozen moet worden.

Payroll en een employee management systeem

Als we een HR-systeem terug gaan brengen naar de basisfunctionaliteiten, houden we payroll en een employee record keeping systeem over. Employee record of ‘masterdata-management’ houdt in dat een persoon als werknemer wordt geregistreerd met:
Wat zit in de core van een HR-systeem

  • NAW-gegevens;
  • De functie;
  • De plaats in de organisatie;
  • Het salaris- en overige arbeidsarbeidsvoorwaardelijke gegevens;
  • Het aantal uren per week;
  • De begin- en einddatum van het contract.

Dit zijn de minimale gegevens die nodig zijn om via payroll de salarisberekening van de werknemer te maken.

Iedere werknemer werkt een aantal uren per dag, maar neemt ook weleens verlof op. Daarom hoort ook een uren- en verlofadministratie met de regels voor overwerk, vakantieopbouw en eventuele andere afspraken zoals ATV in de core van een HR-systeem. Meer is er in principe niet nodig.

Ondersteuning Wet Poortwachter in de core van een HR-systeem

Er is echter ook nog sprake van een andere voorkomende verlofsoort: ziekte. Voor de begeleiding van de werknemer die dit type verlof toegekend krijgt bestaat er een specifieke wetgeving: de Wet Poortwachter (WvP).

Wat zit er in de core van een HR-systeemDe uitvoering van deze wet wordt soms bij arbodiensten belegd, die hier een eigen systeem voor hebben. Maar er zijn ook HR-professionals die vinden dat deze functionaliteit in de core van een HR-systeem moet zitten. In Nederland zijn er aanbieders die deze ondersteuning bij de basisfunctionaliteiten op hebben genomen. Enerzijds omdat de markt dit vraagt, maar ook vanuit het oogpunt dat hun HR-systeem hiermee een competitief voordeel heeft.

De HR-professionals die vinden dat het arbomanagementsysteem van hun arbodienst hiervoor gebruikt moet worden, beargumenteren dit door te wijzen op de dubbele kosten wanneer de ondersteuning van de WvP ook in de core zit. Om die reden hoort deze functionaliteit volgens eze stroming niet in de core van een HR-systeem. Maar er is meer.

Talentmanagement in de core van een HR-systeem?

Dan zijn er sinds een aantal jaren ook nog aanbieders die talentmanagement in de core van hun HR-systeem hebben opgenomen. Volgens hun visie is het registreren van de kwalificaties en talenten van werknemers een basisfunctionaliteit.

Wat zit er in de core van een HR-systeemMaar talentmanagement is meer dan alleen registreren. Er zijn HR-professionals die werken bij organisaties waar talentmanagement een onderdeel van het dagelijkse werk is. Een uiting daarvan is dat talenten frequent feedback vragen: aan hun manager of begeleider, aan collega’s en zelfs aan klanten. En dat gebeurt veelal digitaal vanuit een PC of laptop, met behulp van tablets of via een smartphone.

Deze beweging wordt gedreven door de nieuwe generatie werkers die geen genoegen neemt met een jaarlijks ontwikkelgesprek. Zij willen direct na voltooiing van een belangrijke opdracht weten wat ze goed deden en wat zij nog kunnen verbeteren. In toenemende mate gebeurt dit ook gedurende de uitvoering van een belangrijke opdracht.

Van het HR systeem vereist dit veel meer geavanceerde functies dan “slechts” de salarisbetaling, het vastleggen van aan- en afwezigheid en het ondersteunen van reïntegratie.

Expertsystemen koppelen met de core van een HR-systeem

Wat zit er in de core van een HR-systeemEr zijn ook aanbieders van systemen die uitsluitend op talentmanagement gericht zijn en niet op personeel- en salarisadministratie. De aanbieders van dergelijke expertsystemen bieden de mogelijkheid om te koppelen met de core van een HR-systeem. Maar op het moment dat in deze core ook talentmanagementfuncties zitten, is weer sprake van een discussie over dubbele kosten.

Deze casuïstiek komen wij in de praktijk tegen en daaraan merken wij dat het nog niet zo eenvoudig is om van HR-professionals een eenduidig antwoord te krijgen op de vraag wat er minimaal in de core van een HR-systeem moet zitten.

Wij zijn van mening dat een organisatie in ieder geval zelf moet kunnen kiezen welke onderdelen van een HR-systeem voor hen geschikt zijn, zonder verplicht te worden om een te grote basis af te nemen. De organisatie kan dan volstaan met een core HR-systeem dat sterk is in personeels- en salarisadministratie, totdat er meer nodig is. En wanneer dat zo is, moet het basissysteem uitgebreid kunnen worden in het systeem van de leverancier van de core.

Maar helaas blijkt in de praktijk dat de traditionele leveranciers van core HR-systemen er niet nog allemaal in geslaagd zijn om goeie modules aan te bieden voor processen zoals talentmanagement. En uit diezelfde praktijk blijkt ook dat leveranciers van expertsystemen er nog niet allemaal in geslaagd zijn om een goede ondersteuning van core HR-systemen te bieden.

Hoe kiest u het juiste HR-systeem?

Als er eenmaal is besloten dat er een (nieuw) HR-systeem nodig is omdat het huidige niet meer voldoet, hoe kunt u dan komen tot een eenduidige definitie van wat er onder de core van een HR-systeem valt en wat niet?

Ga daarvoor bij de stakeholders na wat er bij hen onder de core van een HR-systeem wordt verstaan en of deze meningen voldoende draagvlak hebben. Stel dan gezamenlijk vast wat de organisatie nodig heeft en ga pas dan over tot het aanvragen van offertes bij geschikte leveranciers.

VroomHR kan als leverancieronafhankelijk HR-specialist zowel ondersteunen bij een HR-softwareselectie als bij het vaststellen van de systeemeisen die bij uw specifieke organisatie passen.

Wilt u meer weten over wat VroomHR voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Howard Woei.