Dé 5 vragen voor een weloverwogen internationaal HR-systeemselectie

Globalisering klinkt natuurlijk prachtig, en dat ís het ook. Maar hoe krijgt u vanuit Nederland grip op de managementinformatie van uw vestigingen in de verschillende landen? Hoe voorkomt u dat u appels met peren vergelijkt, of zelfs vergissingen met (grote) financiële consequenties maakt, door de diversiteit in cultuur, wet- en regelgeving? Een weloverwogen systeemselectie is hier het toverwoord. Management Consultant Wim Ydo geeft u hier in dit blog enkele belangrijke handvatten voor.

Uw business is zó succesvol, dat u diverse locaties in het buitenland heeft geopend. Een mooie stap, maar het betekent nogal wat voor uw internationale administratie en HRM-systeem. Waar vroeger iedere vestiging stand alone kon opereren met eigen systemen, inclusief taal, wet- en regelgeving, groeit nu de behoefte aan gezamenlijke (management)informatie.

De IT-mogelijkheden lijken oneindig

Los van de eisen die van bovenaf gesteld worden, zal waarschijnlijk ook uw eigen ambitie uzelf aansporen om uw internationale HR- en financiële administratie effectief in te richten. Dat zou vandaag de dag toch mogelijk moeten zijn?! U heeft gelijk: dankzij de technologische ontwikkelingen is er zoveel meer mogelijk en gebruikelijk, dat de verwachtingen steeds weer naar boven kunnen worden bijgesteld. Toch willen wij u een beetje temperen in uw enthousiasme. Al maakt de techniek nu veel mogelijk, houd ook rekening met de beperkingen. De mogelijkheden van de software zijn helaas niet oneindig, uw budget en tijdsinvestering evenmin. Het is dus zaak om weloverwogen keuzes te maken.

Waarom een internationaal systeem?

Vraag u allereerst af óf het nodig is om over te gaan tot een internationaal systeem, of dat een andere oplossing ook voldoet aan de informatiebehoefte. Natuurlijk is het belangrijk om vanuit een hoofdvestiging zicht te hebben op de resultaten en personeelsbezetting van alle locaties, in binnen- en buitenland. Dit levert immers een essentiële basis voor het maken van belangrijke beslissingen. Is de managementinformatie niet actueel of qua inrichting (zoals de berekeningen en definities) niet op elkaar afgestemd, of zijn, nóg moeilijker, de gegevensstromen niet gedigitaliseerd, dan is centrale aansturing vrijwel onmogelijk.

Financiële claims voorkomen

Voldoet uw systeem niet aan de plaatselijke wet- en regelgeving, dan kunt u onaangenaam verrast worden met financiële claims. Dat is vast een bekend gegeven. Maar heeft uw organisatie vestigingen in verschillende landen, dan zult u ervoor moeten zorgen dat u ook voldoet aan de lokale wet- en regelgeving van al die landen. Bij het realiseren van een internationaal systeem zult u stuiten op een extra uitdaging: juist plaatselijke systemen zijn op plaatselijke wet- en regelgeving gebouwd, terwijl het internationale systeem hier niet of veel minder op is toegerust. Kortom: het internationale speelveld is érg complex en foutgevoelig.

Goed om tot tien te tellen

Daarom zou ik u graag even achterover willen laten leunen. Neem niet té impulsief de beslissing om een systeem in te richten waarmee u alle buitenlandse informatie aan elkaar kunt knopen. Soms is haast een slechte raadgever en is het verstandiger om even tot tien te tellen voordat u belangrijke knopen doorhakt op HR- en administratief gebied. Op het gevaar af dat u mij misschien een bemoeial vindt, geef ik u graag de volgende basisvragen mee die u zich zou moeten stellen voordat u tot systeemselectie overgaat.

1. Wat wilt u precies bereiken?

Het loont om goed in kaart te brengen waar u nu precies behoefte aan heeft. Wat is uw doelstelling voor uw HR en payrolling? Een nieuwe werkwijze met een nieuw systeem vergt niet alleen een forse financiële investering, het kost ook veel uren en energie van de afdelingen die hierbij betrokken zijn. Bovendien is het afbreukrisico groot: worden er fouten gemaakt in het veranderproces, bij de conversie, of werkt een koppeling simpelweg niet, dan kan dit vergaande gevolgen hebben voor uw bedrijfsvoering, salarisbetaling en niet in de laatste plaats de arbeidsmotivatie. Een goede kosten- baten-analyse, waarbij u steeds voor ogen houdt hoe veel u er nu eigenlijk op vooruit gaat is dus geen overbodige luxe.

2. Waar ligt de behoefte precies?

Komt de drive voor een nieuw systeem alleen vanuit de hoofdvestiging in Nederland, of hebben ook de locaties in het buitenland behoefte aan een gezamenlijk HRIS?

Het antwoord op deze vraag is niet alleen belangrijk voor het bepalen van de focus van het gewenste systeem. Het geeft ook een duidelijk beeld van het draagvlak voor de beoogde IT-oplossing. Die is zo mogelijk nóg belangrijker dan de techniek. Worden nut en noodzaak onvoldoende herkend door een of meer medespelers, dan zal een succesvolle implementatie van het systeem veel effort vragen.

3. Hoe ziet uw HR-ambitie eruit?

Het is goed om de HR-visie voor de komende jaren te bepalen. Hoe ziet de optimale personeelsbezetting er uit in de nabije toekomst? Moet er veel geworven worden, of worden er juist vestigingen gesloten? Welke opleidingsvraagstukken moeten er worden beantwoord? Door alle belanghebbenden bij dit soort vragen te betrekken, wordt de HR-ambitie steeds duidelijker. Zo ontstaat er belangrijke input voor de basiseisen waaraan het toekomstige systeem aan zal moeten voldoen.

Afhankelijk van de HR-ambitie kunnen verschillende oplossingen worden gekozen:

  • Lokale HR- payroll systemen met één business information tool
  • Lokale payroll systemen met één HR-suite
  • Lokale payroll systemen met verschillende organisatiebrede ‘best of breed’-systemen
  • Outsourcing van de payroll, gecombineerd met één HR-suite

4. Welke stakeholders zijn betrokken bij het systeem?

Heeft u precies in kaart wie op dit moment én straks de belanghebbenden zijn van het HR-systeem? Wie maken er gebruik van, al dan niet direct? Door een goede stakeholderanalyse aan de voorkant uit te voeren wordt de veranderbereidheid duidelijk en kan er rekening mee worden gehouden bij de implementatie.

Dit is bij een internationaal opererende organisatie nog meer van belang dan bij een plaatselijke systeemkeuze. Zodra we over verschillende landen praten, hebben we het niet alleen over verschillende IT-systemen. Ook de cultuur- en taalverschillen vormen extra drempels bij het omarmd krijgen van nieuwe automatisering. Wat betekent het bijvoorbeeld voor het draagvlak als u besluit om het systeem en de dienstverlening voortaan alleen in het Engels te laten uitvoeren?

5. Is er misschien een eenvoudigere oplossing?

Soms is het slim om uw lat wat lager te leggen dan oorspronkelijk gedacht. Wees vooral pragmatisch in uw keuze. Het is nog maar de vraag of u landen waar weinig mensen werken volledig moet integreren in uw systeemkeuze. Wellicht is het handiger om, al dan niet gedeeltelijk, te kiezen voor een makkelijker oplossing waarmee u toch de ambitie kunt realiseren.

Internationaal doolhof

Veel bedrijven kunnen met het antwoord op bovenstaande vragen al behoorlijk uit de voeten ter voorbereiding van de selectie van een internationaal HR- en payroll systeem. Toch zal het u niet verbazen als ik zeg dat het behoorlijk lastig kan zijn om intern de vinger te leggen op de knelpunten.

De implementatie van een internationaal HR-systeem is een complex veranderproces, waarbij nieuwe ambities gerealiseerd moeten worden terwijl er ook een grote diversiteit aan wet- en regelgeving spelen, taalbarrières spelen en cultuur obstakels opdoemen. De pas op de plaats en bezinnen voor u begint is dus geen overbodige luxe.

Extra ondersteuning nodig?

Gezien de complexiteit kunnen wij ons voorstellen dat u een extern adviseur met frisse blik mee zou willen laten kijken in het proces. Bij VroomHR ondersteunen wij regelmatig klanten bij hun softwareselectie, ook als het gaat om internationaal georiënteerde bedrijven.

Zo hebben wij bijvoorbeeld de HR Quickscan ontwikkeld voor dit soort vraagstukken. Deze oplossing biedt een keuzemenu waarmee u uw HR-ambitie kunt bepalen en de systeemselectie kunt voorbereiden. Op basis van de uitkomst hiervan worden eisen en wensen van HR en ICT geformuleerd, waarbij ook aanwezige casussen en gebruikerservaring worden meegenomen.

Klinkt dit interessant en wilt u meer weten over internationale HR-systemen of de mogelijkheden van VroomHR? Neem vooral contact met ons op, wij beantwoorden uw vragen graag!