Selectie door aanbesteden HR-systemen / HR-dienstverlening

U moet gaan aanbesteden. Het contract met uw HR-systeem leverancier of dienstverlener loopt ten einde. Of de aanbestedingstermijn is reeds verlopen en uitstellen kan echt niet meer. Dan komt het onvermijdelijke. Een enorme berg werk waarvoor de menskracht, kennis en ervaring vaak ontbreekt. Consultants van Vroom voelen zich thuis in deze materie en kunnen deze zorgen uit handen nemen. Samen met uw projectteam en de afdeling Inkoop zorgen wij voor een zorgvuldig en succesvol traject van Europese Aanbesteding inclusief de communicatie via TenderNed. 

Quick-scan wel of niet aanbesteden 

Misschien twijfelt u nog: kunnen we het bestaande HR-systeem en bijbehorende processen niet optimaliseren? En voordat we daar tijd, energie en budget voor vrijmaken, waar zeggen we dan impliciet nee tegen? Oftewel, kunnen we dat optimalisatiescenario afzetten tegen de aanschaf en implementatie van een nieuw HR-systeem? Reële vragen waar veel aanbesteding plichtige instellingen mee worstelen en waar Vroom u mee kan helpen door het uitvoeren van een quick-scan wel of niet aanbesteden. Vul het contactformulier in en wij nemen spoedig contact met u op. 

De toegevoegde waarde bij een aanbesteding  

  • Een aanbestedingsstrategie opstellen; wat gaan we aanbesteden, één of meerdere kavels/ domeinen, gezamenlijk of apart aanbesteden bij meerdere organisatieonderdelen?;  
  • Gebruik van onze sjablonen, wat de snelheid en kwaliteit ten goede komt; 
  • Onze methodiek zorgt voor betrokken (eind)gebruikers bij de selectie, waardoor het draagvlak bij de betrokkenen groter wordt; 
  • Gebruik van onze marktkennis leidt tot het gewenste resultaat. Neemt u iets op als eis of als wens en hoe formuleert u dat dan? Vroom kan de consequenties van uw keuzes duidelijk maken; 
  • De aanpak voor de aanbesteding te bepalen. Traditioneel met ‘Eisen en wensen’ eventueel in combinatie met gebruikerstesten, Proof of Concept danwel op basis van ‘Best Value Procurement’, of een combinatie van deze. 

De HR-ambities bepalen de Aanbestedingsstrategie 

Soms is het een eenvoudige vervangingsvraag. Maar aanbesteden kan ook een kans zijn om het gereedschap van de HR-afdeling te moderniseren en toekomstbestendig te maken. Of wellicht spelen er efficiency doelstellingen of een wens tot outsourcing. Vanuit deze HR-ambities werken we samen een aanbestedingsstrategie uit. Hierbij wordt rekening gehouden met de belangen van andere Stakeholders, zoals: Management, ICT, Finance, procurement. 

Met sjablonen snel een goede aanbestedingsleidraad 

Vanuit de aanbestedingsstrategie gaan we samen de documenten opstellen om te voldoen aan de aanbestedingseisen. Negentig procent van de inhoud is in de vorm van sjablonen reeds beschikbaar. Dit hoeft niet meer gemaakt te worden maar is reeds in de vorm van teksten aanwezig. Het is slechts een kwestie van aanpassen en inpassen in de sjablonen van uw organisatie. Om een idee te krijgen. Vroom beschikt o.a. over de volgende sjablonen: 

  • Overeenkomsten voor HR-dienstverlening 
  • Voorbeelden voor Programma van eisen en wensen 
  • Verklarende woordenlijsten  
  • Verwerkersovereenkomsten 
  • Documenten voor prijsopgave 
  • Voorbeelden van (eind- en expert) gebruikerstesten/Proof of concept 
  • Casussen voor Best Value Procurement 

Betrek (eind-)gebruikers bij de systeemselectie 

Het succes van E-HRM (selfservice voor medewerkers en managers) is afhankelijk van het gebruik door de eindgebruikers. Daarom organiseren wij gebruikerstesten. Medewerkers en Managers gaan ongetraind aan de slag met de HR-systemen van de leveranciers om daar een aantal opdrachten uit te voeren. Hun gebruikerservaringen in de vorm van een score telt mee als onderdeel van de eindbeoordeling. 

Best Value Procurement (BVP) – Prestatie inkoop 

Op basis van een reële HR-casus die aansluit bij de HR-ambitie kan in de risicodossier-fase aan de leverancier gevraagd welke opdrachtgeversrisico’s hij ziet en hoe hij daarmee omgaat. Het gaat er dan om dat leverancier aangeeft hoe hij de impact van deze risico’s denkt te minimaliseren, zonder deze risico’s over te nemen. Betreffende het kansendossier wordt bij BVP aan de inschrijver gevraagd wat voor kansen hij ziet en hoe hij die benut. 

Ook BVP inkoop trajecten moeten voldoen aan de wetgeving inzake Aanbestedingen. Daarom is deze aanpak vaak een combinatie van eerdergenoemde onderdelen.