Engage Process: slim en snel HR-processen ontwikkelen

Bij VroomHR helpen we organisaties met het opstellen van nieuwe HR-processen. Of het aanpassen van bestaande processen, bijvoorbeeld voor eHRM. Daarbij zijn vaak grote groepen functionarissen betrokken. Een flinke uitdaging, want werken met grote groepen kost veel tijd. En als we niet opletten, worden het inefficiënte, rommelige vergaderingen met onduidelijke resultaten. Frank Essenberg, Management Consultant, legt uit hoe VroomHR de procesmanagementtool Engage Process inzet om de procesoptimalisatie slim én snel te laten verlopen.

Succesfactoren bij HR-procesoptimalisatie: co-creatie en draagvlak

Om te zorgen dat een zo groot mogelijk deel van de organisatie de nieuwe processen omarmt, streven we ernaar om een breed draagvlak te creëren. En zoveel mogelijk expertise van de medewerkers in te brengen bij de procesoptimalisatie. Daarvoor werken we in onze workshops procesmanagement met gemêleerde gezelschappen, samengesteld uit functionarissen van diverse onderdelen van de organisatie. Een mix van (HR-)experts en hun klanten (medewerkers en leidinggevenden). Door deze mix ontstaat echte co-creatie én draagvlak binnen de organisatie.

Dit is een prachtig uitgangspunt natuurlijk. Maar in de praktijk resulteert dit al snel in een Poolse Landdag: grote groepen die efficiënt werken bemoeilijken. Hoe we dit oplossen? We splitsen de groep in een kerngroep en een lezersgroep. De kerngroep ontwikkelt de HR-processen en de lezersgroep geeft online feedback en verbetert zo de ontwikkelde processen.

HR-processen optimaliseren met Engage

Om de procesoptimalisatie snel en soepel te laten verlopen, werkt VroomHR bij voorkeur met Engage Process. Deze procesmanagementtool ondersteunt alle stappen in ons optimalisatieproces volledig:
1. Visueel maken van het HR-proces
2. Lezersgroep uitnodigen om feedback te geven
3. Verwerken van feedback
4. Vaststellen en publiceren van het HR-proces

Stap 1. Visueel maken van het HR-proces

Met de kerngroep ontwikkelen wij het HR-proces ‘live’. Dit kan zowel in fysieke bijeenkomsten als online meetings plaatsvinden. Op een (groot) scherm kunnen de deelnemers in Engage Process zien hoe het HR-proces vorm krijgt. Vanuit onze bibliotheek met best practices passen we de verschillende processen aan naar de gewenste werkwijze van de organisatie. We werken dus vanuit een blauwdruk, waardoor 80% van het werk al gedaan is. De laatste 20% finetuning doen we gezamenlijk; dit is ook meteen zichtbaar voor iedereen. Deze manier van werken scheelt veel tijd voor alle betrokkenen. Bovendien ontstaat zo een mooi gevisualiseerd beeld van het HR-proces. Hieronder ziet u een voorbeeld van een indiensttredingsproces:
 
 

Engage Process: slim en snel HR-processen ontwikkelen

 
 
Afbeelding 1. Visualisatie indiensttredingsproces

Stap 2. Lezersgroep uitnodigen om feedback te geven

Na de ontwerpsessie worden de HR-processen online beschikbaar gesteld aan de deelnemers in de lezersgroep. Zij ontvangen een e-mailbericht met een link naar de HR-processen. Engage Process kent een viewersfunctie waarbij de lezers feedback kunnen geven op iedere stap in het HR-proces. Deze feedback is ook zichtbaar voor de andere lezers. De groepsleden kunnen de HR-processen bestuderen en voorzien van feedback op een moment dat het hen uitkomt, omdat dit digitaal gebeurt.
 
 

Engage Process: slim en snel HR-processen ontwikkelen

 
 
Afbeelding 2. Voorbeeld van een feedbackscherm

Stap 3. Verwerken feedback

Na het verzamelen van de feedback gaan we weer met de kerngroep aan de slag. Zij beoordelen de opmerkingen en wij verwerken ze in de HR-processen. Zo ontstaat een nieuwe versie die indien gewenst nog een ronde van commentaar kan ondergaan.

Stap 4. Vaststellen HR-proces

Is alle feedback naar ieders tevredenheid verwerkt, dan wordt het HR-proces vastgesteld door de proceseigenaar(s): de definitieve versie voor het HR-proces is klaar voor gebruik! De processen kunnen nu online gepubliceerd worden of in een paar muisklikken naar Word of Visio worden geëxporteerd.

Van 1 proces in 3 dagen naar 3 processen in 1 dag met Engage Process

De procesmanagementtool van Engage Process helpt ons op een efficiënte manier HR-processen op te stellen met grote groepen functionarissen. En snel, met Engage Process zijn we in staat om drie processen in één dag te doen zonder veel redactiewerk. Ter vergelijking: start u bij het ontwerpen van processen met een leeg Word- of Powerpointdocument, dan bent u zo drie dagen per proces bezig. Bovendien maken we de HR-processen effectief omdat alle actoren in die processen hun kennis kunnen inbrengen. En, net zo belangrijk, door het brede draagvlak dat we hiermee creëren is de kans groter dat de processen gebruikt worden door alle medewerkers.

Uw HR-processen ook onder de loep nemen?

Hebt u vragen over HR-procesoptimalisatie of over hoe VroomHR met Engage Process werkt? Overweegt u om de HR-processen te optimaliseren en/of aan te passen naar een e-HRM situatie (Employee Selfservice en Management Selfservice)? Neem contact op met ons. Wij vertellen u graag hoe we kunnen helpen om dit snel en efficiënt te realiseren.

Meer informatie over Engage Process