Iedere HR-manager streeft naar effectiviteit en tevredenheid. U wilt dat de medewerkers binnen uw organisatie prettig en accuraat kunnen werken. Zeker nu, want met de opkomst van E-HRM hebben medewerkers zelf een groter aandeel in het verwerken van de mutaties. Des te belangrijker is het dat het E-HRM systeem gebruiksvriendelijk is en voor u en uw medewerkers werkt.

Een gebruiksvriendelijk systeem is zeer belangrijk. Dit is niet anders voor E-HRM. Een logische indeling, een goede zoekfunctie, duidelijke functionaliteiten en een overzichtelijk rapportage; een gebruiksvriendelijk systeem heeft het allemaal in zich. Bij de selectie van een E-HRM systeem wordt de doelgroep van de HR-afdeling en de HR-manager vaak niet betrokken. Toch is juist díe gebruikerservaring van groot belang bij het selecteren van het juiste E-HRM systeem. Wij leggen uit waarom we de samenwerking met de doelgroep graag opzoeken.

Kijk door de ogen van de doelgroepEye

Medewerkers en managers die werken met een E-HRM systeem hebben daar geen specifieke training of opleiding voor nodig. De technieken en interfaces zijn de laatste jaren dusdanig vereenvoudigd, en daarmee verbeterd, dat dit niet noodzakelijk is. Manager en medewerker kunnen veelal zonder support overweg met de online HRM-systemen. Het is te vergelijken met internetbankieren, het werkt intuïtief en is voor de meeste mensen praktisch en overzichtelijk. Banken hebben een ruime geschiedenis in het betrekken van klanten bij het inrichten van hun administratieve processen. Op deze manier kunnen zij klantwensen verwerken en hun systemen zo opzetten dat het gebruiksvriendelijk is. Het mes snijdt zo aan twee kanten; banken ontvangen noodzakelijke input en klanten krijgen een prettig systeem. Hierin kan HR nog wat leren van het bankwezen.

Een gebruiksvriendelijk systeem vergroot de tevredenheid

Gebruiksvriendelijkheid of usability speelt een steeds centralere rol in de ontwikkeling van systemen. Enerzijds om de gebruiker en klant beter te bedienen, anderzijds om de gebruiker en klant meer te sturen richting de juiste stappen. Binnen E-HRM betekent dit dat de gebruiker winst haalt uit het systeem – tijd, gemak, overzicht – en daarmee groeit de tevredenheid. Binnen andere branches wordt veel meer gestuurd op conversie; een aankoop of een aanvraag. Denk aan webwinkels of verzekeraars.

Het ontwikkelen op basis van gebruikerservaring wordt UX (User Experience) Design genoemd. Door de toegenomen verwachting van klanten, de ontwikkeling van de concurrentie, de toename van digitale kanalen en touchpoints (televisie, computer, tablet of smartphone) en van digitale selfservice, besteden steeds meer bedrijven aandacht aan UX Design.

Hoe beoordelen de gebruikers het E-HRM systeem?Gebruiksvriendelijk eHRM

Dat de beoordeling van design niet geheel objectief is, is bekend. Dat is binnen UX niet anders. Kleurgebruik kan verschillende reacties en associaties oproepen, bij verschillende gebruikers. Sommige zaken staan vast. Groen wordt bijvoorbeeld als positief ervaren en rood staat voor fout. Dit gegeven wordt vaak toegepast bij het invullen van online formulieren. Maar wat spreekt mensen aan? Ook functionaliteiten kunnen anders worden ervaren door de ene persoon dan door de ander. Binnen Interaction Design – het onderdeel binnen UX waarbij gebruikers acties ontvangen of opzetten – gelden verschillende smaken. Waar de één het prettig vindt via email een notification of pushbericht te krijgen voor een melding binnen het systeem, ervaart de ander dit als storend.

Deze punten geven het belang van gedegen onderzoek aan. Een systeem of platform kan niet door één enkele gebruiker beoordeeld worden, dit geeft geen goede input voor UX. Voor een goede beoordeling is het noodzakelijk uit te gaan van een groep van gebruikers; een beoordelingspanel Gebruikers uit diverse lagen van de organisatie kunnen een genuanceerd beeld geven. Het systeem wordt tenslotte vaak door vele verschillende medewerkers uit een organisatie gebruikt, die zich op verschillende posities bevinden.

Beoordelingspanel bij selectie E-HRM systeem

Het opzetten van een beoordelingspanel heeft een belangrijke toegevoegde waarde bij de selectie van een E-HRM systeem. Dit panel bestaat uit eindgebruikers (medewerkers en managers) en gaat een vergelijking maken tussen de verschillende systemen. Voor het maken van deze vergelijking is het noodzakelijk om de systemen op dezelfde wijze met elkaar te vergelijken.

Een beoordelingspanel werkt met een gebruikerstest. Dit is een test met een aantal opdrachten die het panel moeten uitvoeren in de systemen van leveranciers die zijn geselecteerd. Deze beoordeling kan plaatsvinden op basis van 7 factoren, zoals we die kennen van het Honeycomb model van Peter Molville. Peter Morville is een belangrijke influencer en founding father in dit vakgebied. Gebruikers kunnen gevraagd worden om oordeel te geven over:

    • Waardevol Levert deze manier van werken mij iets op? Toegevoegde waarde in zin van efficiency, effectiviteit.
    • Bruikbaar Kan ik er iets mee? Kan ik hiermee de zaken doen die ik wil doen?
    • Nuttig Wil ik dit, moet het niet anders, is het misschien overbodig?
    • Vindbaar Kan ik vinden wat ik wil (doen)? Heb ik alle opdrachten voltooid?
    • Aantrekkelijk Vind ik het prettig om zo mijn werkzaamheden te doen? Zou ik het mijn collega aanraden?
    • Geloofwaardig Kloppen de zaken die ik aan het doen ben?
    • Toegankelijk Weet ik waar ik de dingen kan regelen en lukt het vervolgens?

Betere resultaten door gebruiksvriendelijk E-HRM

Wilt u als HR-manager het overzicht bewaren en taken en verantwoordelijkheden bij de medewerkers neerleggen? Zorg dan dat het E-HRM systeem gebruiksvriendelijk is en voldoet aan de wensen. De beoordeling van het UX Design door de gebruikers, wordt meegewogen bij het opstellen van een eindoordeel voor de selectie. Dit naast prijs, functionaliteit en deskundigheid van de leverancier. Gezien het geringe onderscheidend vermogen van deze laatste drie elementen, heeft een gedegen beoordeling van het UX Design een grote toegevoegde waarde. De selectie van een E-HRM systeem waar mensen graag mee werken, loont. Het gebruiksgemak zorgt voor een systeem waarin informatie accuraat en up-to-date wordt bijgehouden. Het geeft de gebruiker overzicht en bespaart hem frustratie. Dit is winst voor iedereen.