Bij de selectie van een nieuw HR systeem wilt u natuurlijk wel weten dat het product aan uw voorwaarden voldoet. Daarom is het slim om de leveranciers die u op het oog heeft grondig te toetsen, vertelt Wim Ydo, Partner bij Vroom.

Er zijn meer dan 100 HR systemen beschikbaar op de Nederlandse markt, elk met hun eigen unieke kenmerken en voor- en nadelen. Zoals u wellicht al eerder op onze blog over e-hrm software leveranciers heeft gelezen, ligt de macht bij de selectie van nieuwe HR systemen nog te vaak bij de leveranciers. Om te zorgen dat u de juiste keuze maakt is het cruciaal om de touwtjes zelf in handen te houden: alleen zo kunt u leveranciers optimaal met elkaar vergelijken. HR advies van een onafhankelijke adviseur kan u hierbij helpen.

Het uitgangspunt voor uw selectie is een duidelijk overzicht van de eisen en wensen van een HR systeem voor uw organisatie. Op basis daarvan kunt u waarschijnlijk al een groot aantal leveranciers wegstrepen. Maak een shortlist van de 3 meest veelbelovende leveranciers die u grondig wilt toetsen.

Een praktijkdemonstratie op maat

In deze tijd van self service is de beste manier om te beoordelen of een HR systeem inderdaad aan uw eisen voldoet  een demonstratie. Leveranciers hebben hier vaak een aantal standaard scenario’s voor, maar die zijn vooral gericht op wat zij zelf graag willen laten zien. Daarom is het slim om met behulp van uw eigen eisenlijst een paar bedrijfsspecifieke scenario’s te ontwikkelen en hen te vragen alleen dat te demonstreren. Zo krijgt u een objectief beeld van de capaciteiten van de geselecteerde HR systemen én ziet u hoe de toepassing in uw bedrijfskritische processen zal functioneren. Zo’n demonstratie op maat wordt Proof of Concept genoemd.

Tegelijkertijd ziet u tijdens een demonstratie precies hoe gebruiksvriendelijk het systeem is. Dit criterium wordt steeds belangrijker, aangezien met de komst van e-HRM veel meer medewerkers met het HR systeem gaan werken.

Objectief en gestructureerd vergelijken

Het kan lastig zijn om na drie intensieve presentaties objectief te blijven over de voor- en nadelen van ieder systeem. Stel daarom van tevoren een lijst met criteria vast waarop u de gedemonstreerde processen wilt beoordelen. Gebruik hiervoor uw eisen- en wensenlijst.

Natuurlijk zijn ook de kosten een belangrijke factor in het selectieproces. Vraag daarom naast een demonstratie bij alle leveranciers op uw shortlist een offerte aan. Ook hier geldt dat het slim is om precies aan te geven welke informatie u nodig heeft, bijvoorbeeld met behulp van een formulier. Zo krijgt u van iedereen dezelfde gegevens en kunt u de kosten van de HR systemen objectief vergelijken.

Ten slotte is het van belang om de antwoorden van de leveranciers te beoordelen op volledigheid en eenduidigheid. Is een “ja, maar” antwoord niet hetzelfde als het “nee” van de concurrent? Spreken verschillende antwoorden elkaar niet tegen? Bedenk dat de meeste leveranciers bij twijfel met een “ja” zullen antwoorden.

De voorkeursleverancier onder de loep

Nu u inzicht heeft in de voor- en nadelen van de leveranciers op uw shortlist kunt u een voorkeursleverancier kiezen. Daarmee is de koop echter nog niet gesloten. Om zeker van uw zaak te zijn, legt u uw gedetailleerde eisen- en wensenlijst voor. De voorkeursleverancier beantwoordt deze lijst.

Tegelijkertijd wint u referenties in bij vergelijkbare organisaties. Benoem vooraf de onderwerpen die u aan de referenties wilt voorleggen en controleer of deze voldoende aan bod zijn gekomen.

Beoordeel op basis van de beantwoorde lijst en de referenties of de voorkeursleverancier inderdaad aan al uw verwachtingen voldoet. Zo niet, toets dan ook nummer 2 op uw lijst.

Water bij de wijn

Meestal blijkt na deze gedetailleerde toetsing dat geen van de HR systemen op uw shortlist 100% aan uw eisen- en wensenlijst voldoet. Daarom is het zaak om van tevoren de wegingsfactor van uw wensen vast te stellen en nog eens kritisch naar uw eisen (knock-outs) te kijken . Zo kunt u voortvarend beslissen. Ook is het in gesprek met de leveranciers vaak mogelijk om work arounds en andere aanvullende oplossingen in kaart te brengen.

Onafhankelijk advies

Al met al is de doorlooptijd voor niet-aanbestedingsplichtige bedrijven voor het toetsen van kanshebbers gemiddeld 7 weken. Om het proces optimaal te laten verlopen is het slim om onafhankelijk advies in te winnen. Met hun uitgebreide kennis van de markt zorgen experts van Vroom voor een vlotte afwikkeling en adviseren zij over de beste keuze voor uw situatie.

Wilt u meer weten over het toetsen van leveranciers voor uw nieuwe HR systeem? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.