Hoe selecteer ik een LMS?

Bij het selecteren van een learningmanagementsysteem (LMS) denkt u al gauw aan de praktische aspecten. Zoals het opstellen van de wensen en eisen van uw organisatie, en het zoeken en benaderen van leveranciers. Easy peasy toch? Feitelijk is dat pas de laatste stap in de voorbereiding. Onderzoek eerst wat de ambities van de organisatie zijn. En de redenen om een LMS te willen. Anders hebt u straks een systeem dat uitstekend past bij hoe de organisatie was, maar niet bij waar u naartoe wilt. Nienke Meindersma van VroomHR legt uit welke vragen u helpen een LMS te selecteren dat daadwerkelijk bij de HR-ambities van uw organisatie past.

Vraag 1. Welke visie heeft mijn organisatie op leren en ontwikkelen?

Allereerst is het belangrijk dat het LMS aansluit op de HR-ambities voor de komende 3 à 4 jaar. Stel uzelf daarvoor de vraag welke visie u heeft op leren. Beschouwt u ontwikkeling van uw medewerkers als een noodzaak voor een goede taakuitoefening? Of als een secundaire arbeidsvoorwaarde? Is HR degene die de opleidingspaden uitstippelt? Of zet u elke medewerker zelf in de bestuurdersstoel? En is constant leren en certificeren een noodzaak? De visie van uw organisatie op leren en ontwikkelen is zeer bepalend voor de processen die u nodig hebt. En daardoor indirect ook voor de mogelijkheden die het te selecteren systeem moet bieden.

Vraag 2. Hoe bepaal ik de behoefte van mijn organisatie?

Even belangrijk is het bepalen waarom uw organisatie een nieuw systeem wil. Voor welke uitdaging dit een oplossing moet bieden. Een paar voorbeelden uit recente projecten:

“Wij hebben de ambitie om een continu lerende organisatie te worden. En daarbij de medewerkers zelf verantwoordelijk te maken voor hun ontwikkeling. Hen een gevoel van vertrouwen geven. Nu ligt die verantwoordelijkheid nog bij het HR-management, maar met het juiste LMS kunnen we de gewenste verandering waarmaken.“

“Wij willen beter in kaart brengen of medewerkers gecertificeerd zijn en blijven: dat gebeurt nu vaak nog op papier of in losse bestanden. Dit maakt het lastig om overzicht te houden.”

“Wij willen dat medewerkers zelf kunnen aantonen en monitoren dat zij actief werken aan hun ontwikkeling. Als dingen niet duidelijk zijn, ontstaat er vaak gedoe: “Jij hebt wel iets gedaan, maar je kunt het niet aantonen.” Een LMS waarin dit goed geregistreerd kan worden, geeft een goede basis voor het gesprek over de verder persoonlijke ontwikkeling van de medewerker.

Vraag 3. Op welke wijze leren mijn medewerkers?

Onderzoek hoe uw medewerkers leren. Iedereen leert weer op een andere manier. Er zijn mensen die van A tot Z de gebruiksaanwijzing van een nieuw apparaat doorlezen en daarna aan de slag gaan. Maar anderen leren juist weer door simpelweg op alle knoppen te gaan drukken en te kijken wat er gebeurt. Uiteindelijk komen ze allebei waar ze moeten zijn, maar wel op een andere manier. En dat is wel iets om rekening mee te houden bij de selectie van een LMS: de mogelijkheden om diverse leervormen aan te bieden die aansluiten bij de leerstijl van uw (toekomstige) medewerkers.

Vraag 4. Hoe is mijn L&D proces nu technisch ingericht?

De volgende stap is onderzoeken hoe het L&D-proces technisch gezien in elkaar zit en waar de organisatie tegenaan loopt: kijk wat er staat en of dat effectief wordt gebruikt. Dit is vrijwel altijd de reden om de zoektocht te beginnen: de organisatie kan niet meer goed uit de voeten met het systeem dat er nu staat. Veel organisaties gebruiken totaalpakketten van grote softwareleveranciers, flashy HR-systemen waarin zaken als beloning, loonstroken en dergelijke prima op orde zijn. Learning management daarentegen is binnen veel van deze systemen minder goed ontwikkeld. Meestal hangt het een beetje tussen recruitment, onboarding en performance management in. De meeste systemen bevatten wel de basics van learning management, maar deze worden niet verder ontwikkeld. Daardoor ontstaat de behoefte aan een gespecialiseerd LMS.

Wat ook vaak voorkomt, is dat organisaties een systeem gebruiken dat feitelijk aan al hun behoeften voldoet maar niet goed is ingericht op learning management. Of zoals een HR-manager van één van onze klanten pas verzuchtte: “Ik heb een Rolls Royce gekocht, maar ik gebruik hem als een Volkswagen”. In zulke gevallen kan vaak met een paar relatief kleine aanpassingen of een aanvullende module een grote verandering worden bewerkstelligd. Daardoor vervalt soms de noodzaak om een compleet nieuw LMS aan te schaffen.

De laatste jaren zien we een verschuiving van totaalpakketten naar losse systemen die naadloos aansluiten op elkaar. Dat komt onder meer doordat koppelingen tegenwoordig veel makkelijker te maken zijn dan vroeger.

Vraag 5. Loont investeren in learning management de moeite?

Wat een LMS oplevert laat zich soms niet direct in harde euro’s uitdrukken. Denk bijvoorbeeld aan reductie van het aantal fte’s, verbetering van de efficiëntie en productiviteit, hogere werknemerstevredenheid of een lager verloop. Wij houden de opdrachtgever altijd een spiegel voor om te laten zien of investeren in een LMS voldoende oplevert. Of ze een nieuw systeem willen om de juiste redenen.

Zo maken we onder andere een kosten-batenanalyse die inzicht geeft in wat het nieuwe systeem moet opleveren en hoeveel de organisatie bereid is daarin te investeren. Vaak staren organisaties zich blind op één mogelijke oplossing omdat ze simpelweg niet weten wat er nog meer kan. VroomHR heeft een tool waarin de eisen en wensen van de organisatie en de investering kunnen worden afgezet tegen de diverse systemen en leveranciers. Zo kunnen we makkelijk van een longlist naar een shortlist komen.

Conclusie: waar moet ik op letten als ik een LMS ga selecteren?

Een LMS selecteren is niet simpelweg een kwestie van de specificaties van het huidige systeem opzoeken en overnemen, maar vraagt van uw organisatie om de blik eerst naar binnen te richten. Te onderzoeken hoe uw HR-organisatie zich ontwikkeld heeft en welke consequenties dit heeft voor toekomstige systemen. Alleen zo kunt u een weloverwogen keuze maken voor het LMS dat het beste past bij uw ambities als werkgever.

Bij VroomHR helpen we u graag om dit goed in beeld te krijgen, zowel in het voortraject waarin u uw eigen organisatie onderzoekt als in het selectietraject voor het juiste LMS. En ook bij de implementatie van het LMS staan we u graag bij met raad en daad.