Functioneel systeembeheer: een vak apart

Geen zichzelf respecterende HR-afdeling kan zonder een of meerdere geautomatiseerde systemen. Zo’n onmisbare tool die strategische stuurinformatie snel en inzichtelijk oplevert, de workflows optimaal ondersteunt en (misschien wel het belangrijkste) op de geplande datum het juiste salaris overmaakt. Maar hoe krijgt en houdt u uw HR-systeem zó ingericht dat het precies doet wat u wilt? En vooral: hoe zorgt u ervoor dat het systeem meegroeit met ontwikkelingen en wensen van uw organisatie? Het is een uitdaging waar zowel HR als IT mee worstelen. Consultants Wim Ydo en Tali Droog geven u handige tips.

Ieder zijn vak. De gemiddelde HR-manager is van huis uit geen IT-techneut. En doorgaans spreekt de computer wizard net een andere taal dan de collega bij HR. De kans is dan ook groot dat het nogal wat tijd en moeite kost om het HR-systeem te laten voldoen aan de gewenste manier van werken. Hedendaagse HR-systemen blijven zich ontwikkelen, wetgeving verandert en de behoeften van de gebruikers evolueren. Hierdoor wordt het belang van een optimaal ingericht en onderhouden HR-systeem steeds groter.

Tijd vliegt

Waarschijnlijk heeft u in de afgelopen jaren een of meer systemen aangekocht om uw HR-processen te ondersteunen. Met de kennis van toen heeft u samen met uw leverancier het systeem zo goed mogelijk ingericht. Toch kunnen de slimme inrichtingskeuzes van destijds anno nu vervelende neveneffecten hebben. Het systeem wordt traag, vertoont fouten of de gebruikerstevredenheid holt achteruit. Dat kan verschillende oorzaken hebben. Misschien kende de consultant uw organisatie onvoldoende om de juiste opties aan te bieden, of waren de mogelijkheden van nu toen nog niet bekend. Het kan ook zijn dat de inrichting gewoon niet is meegegroeid met de technische ontwikkelingen van het systeem.

Het risico

Het afbreukrisico van een verouderde inrichting of niet optimaal werkend HR-systeem is erg groot. Het draait immers om gevoelige, cruciale informatie die gewoonweg correct moet zijn. Ook wordt de mogelijkheid tot automatiseren geregeld onderbenut, waardoor processen bewerkelijker zijn dan zou moeten. Bovendien zijn gebruikers die eenmaal afhaken, erg moeilijk weer te overtuigen van de betrouwbaarheid van het systeem.

Actie

Staat uw sein op rood als u dit leest? Dan zit er eigenlijk maar één ding op: aan de slag met het functioneel beheer van uw systeem. De meeste HR-afdelingen slaat de schrik om het hart. De medewerkers krijgen op zo’n moment een waarachtig ‘black box’-gevoel. Waar moet je beginnen en bij wie klop je aan?

Interne organisatie

Bijna iedere organisatie heeft een IT-afdeling met welwillende functioneel beheerders. Zij richten zich meestal op het dagelijkse onderhoud van de applicaties. Het ontwikkelen van nieuwe kennis over en het beter benutten van de applicaties komt vaak op de tweede plaats. Ontbreekt dan ook nog de juiste afstemming met HR en de leverancier, dan is de kans groot dat het HR-systeem onderbenut wordt en zowel managers als medewerkers hier niet blij mee zijn.

De leverancier

Contact opnemen met de leverancier van uw systeem biedt meestal ook maar een beperkte oplossing. De service beperkt zich na livegang doorgaans voornamelijk tot het oplossen van incidenten via de helpdesk. De leverancier richt zich meestal meer op het verkopen van licenties (SAAS), niet op services. Het inhuren van een consultant voor een verbeterproject of meer structurele abonnementsvorm voor functioneel beheer behoort vaak niet tot de (primaire) dienstverlening van de leverancier.

Tips voor verbetering van uw functioneel beheer

Hoe kunt u er dan wel voor zorgen dat uw HR-systeem optimaal blijft functioneren? De volgende tips kunnen u op weg helpen:

1. Verzamel de knelpunten

Welke storingen of ergernissen komen regelmatig voorbij? Welke processen zouden soepeler kunnen verlopen? Maak een lijst aan met uw eigen ervaringen en de signalen uit uw mailbox. Door een uitvraag te doen onder de stakeholders waar zij nu tegenaan lopen en hoe het systeem hen nog beter zou kunnen ondersteunen, kunt u uw blik nog verder verbreden en vaststellen in welke behoeften moet worden voorzien.

2. Vlootschouw

Kijk naar de beschikbare interne resources. Zijn er voldoende experts in huis? Neem daarbij ook eventuele pensioendata in ogenschouw. Welke skills zijn er al in huis, en zijn die te ontwikkelen? Zijn er, op basis van de geïnventariseerde behoefte, misschien andere skills nodig dan voorheen? Huur eens een externe expert in voor een assessment van uw systeemgebruik. Dit kan u helpen bij de besluitvorming of u het applicatiebeheer in eigen hand wil houden, of het geheel of gedeeltelijk wilt outsourcen..

3. Functioneel beheer in huis

De technische ontwikkelingen gaan snel; wat vandaag state of the art is, is morgen alweer achterhaald. Indien u besluit het functioneel beheer in huis te houden en niet uit te besteden, investeer hier dan ook voldoende in. Het is belangrijk dat uw functioneel beheerders voldoende actuele kennis in huis hebben. Zorg voor goede scholing en maak gebruik van de jaarlijkse update-trainingen die de meeste leveranciers aanbieden. en maak tijd vrij in de agenda’s van de medewerkers, het betaalt zichzelf terug.

4. Gedeeltelijk outsourcen

Veel organisaties nemen (junior) beheerders in dienst voor de wat eenvoudigere taken van functioneel beheerder. Dit lijkt aantrekkelijk, omdat het inhuurkosten scheelt. Dit is echter niet altijd de oplossing. Functioneel beheerders zijn vaak lastig vast te houden; in de huidige arbeidsmarkt wordt er veel aan hen getrokken. Bovendien is het onmogelijk om op alle aspecten expert te zijn.

Het loont dus de moeite om juist voor de specifieke taken of applicaties een afspraak te maken met een externe dienstverlener. De externe functioneel beheerder heeft dan gegarandeerd de juiste kennis en ervaring in huis.

5. Geheel outsourcen

We zeiden het al eerder: ieder zijn vak. Het vertalen van HR-doelen naar technisch werkende, efficiënte en beheersbare processen is heel complex. Het kan daarom lonen om uw functioneel beheer te outsourcen. Het onderbrengen van het applicatiebeheer bij een team van specialisten borgt de kwaliteit, snelheid en het profiteren van nieuwe ontwikkelingen. Deze specialisten slaan de brug tussen HR doelen en een hierop toegespitst HR systeem. Bijkomend voordeel is dat u profiteert van de ervaring die deze beheerders bij andere opdrachtgevers hebben opgedaan. En het geeft uw interne IT’ers ook weer wat ruimte in hun hoofd en agenda.

Zet weloverwogen de juiste stappen

Of u het functioneel beheer nu uitbesteedt aan een externe partij of niet, u blijft als werkgever onderaan de streep wel altijd verantwoordelijk. Selecteer daarom een partner die past bij de door u gewenste dienstverlening en die de kennis heeft van zowel systeem, als het vakgebied. Maak duidelijke afspraken over de dienstverlening, evalueer dit regelmatig en zorg ervoor dat de functioneel beheerders binnen uw organisatie voldoende aangesloten zijn en beschikken over de benodigde basiskennis.

Neem ook het laten landen van het nieuwe of aangepaste systeem mee in uw afspraken. Door de verschillende stakeholders goed mee te nemen, heeft u meer kans dat het systeem optimaal zal worden gebruikt en dat de geïnvesteerde tijd en geld zich terugverdienen.

Kunt u een frisse blik gebruiken op (het onderhoud van) uw HR-applicaties?

VroomHR is gewend om in dit soort vraagstukken mee te denken. Wij bieden bijvoorbeeld een quickscan aan, waarbij uw processen en automatisering kunnen worden doorgelicht tijdens een interview van een uur. Ook kunnen wij een korte blik werpen op uw systeemgebruik. Hier rolt een globale rapportage met aanbevelingen uit. U heeft dan direct een handig startpunt om te bepalen welke vervolgacties nodig zijn. Heeft u behoefte aan een uitvoerige analyse van uw platform, dan is een zogenaamd platform-assessment mogelijk. Wij bepalen dan de ambitie, nemen interviews af en verrichten deskresearch. Zo krijgt u een rapportage in handen, voorzien van praktische aanbevelingen en een optimalisatieplan.

Onze consultants hebben uitgebreide HR- én IT-expertise en hebben kennis van de veel voorkomende HR-systemen. Wij geloven niet in pleisters plakken, maar wel in een persoonlijke aanpak en structurele oplossingen. Wilt u meer weten? Neem dan gerust contact met ons op!