Wij constateren in onze projecten dat steeds meer organisaties denken aan het outsourcen van één of meerdere HR-diensten en met name de salarisadministratie. Eigen onderzoek van Vroom toont aan dat de omzet van salarisadministratiekantoren en HR-outsourcing dienstverleners de afgelopen jaren groeien met dubbele cijfers. Ook zijn er 2e en 3e generatie outsourcingscontracten. Dit wil zeggen organisaties die nu voor de tweede of al voor de derde keer een meerjarig contract sluiten voor HR-outsourcing. Hoewel HR-outsourcing de trend is, zien we ook dat organisaties na een aantal jaren de werkzaamheden weer zelf oppakken vanwege tegenvallende resultaten.

Past HR-outsourcing bij uw organisatie? Om dit te kunnen bepalen zetten we de meest voorkomende argumenten vóór en tegen, plus de risico’s voor u op een rijtje.

Wat kunt u niet outsourcen

Wanneer u overweegt om HR-diensten te outsourcen, betekent dit niet dat u dan volledig ontzorgd bent. Bedenk dat ongeacht het serviceniveau van HR-outsourcing uw organisatie:

  • De bron blijft voor de kwaliteit van de mutaties. Het is uw verantwoordelijkheid om de mutaties tijdig en compleet aan te leveren.
  • Verantwoordelijk is voor de controles op de mutaties. Deze verantwoordelijkheid kan slechts gedeeltelijk gedelegeerd worden naar uw partner of via het HR-systeem verlopen.
  • De rapportages moet interpreteren en de hieruit voortvloeiende acties moet uitzetten.
  • Juridisch aansprakelijk blijft voor de resultaten ook al staat in uw servicecontract dat uw de gevolgen (gedeeltelijk) op uw partner kunt verhalen.
  • De dienstverlening van uw partner moet kunnen beoordelen, om te voorkomen dat dit een “black box” wordt. Hiervoor moet u kennis in huis houden.

Bedenk daarnaast dat alle leveranciers hun software contractueel onderhouden op wet- en regelgeving en u meestal door de implementatie van eHRM een flinke efficiëntieslag kunt maken.

Argumenten vóór en tegen HR-outsourcing

Waarom moet u kiezen voor HR-outsourcing of het “in huis” houden van de dienstverlening? Onderstaand een overzicht van veel gehoorde argumenten voor of tegen. Het is natuurlijk de vraag in hoeverre deze argumenten op uw organisatie van toepassing zijn. Het antwoord op deze vraag is bepalend voor uw keuze.

Veel gehoorde argumenten voor HR-outsourcing zijn:

  • De partner dwingt efficiëntie en uniformiteit af via zijn mutatieprocessen.
  • Borging van kwaliteit en beschikbaarheid van actuele specialistische kennis.
  • De kwaliteit en continuïteit van de processen is geborgd.
  • HR-outsourcing is goedkoper.
  • Geen langlopende verplichtingen naar personeel in dienst bij de HR-afdeling. De kosten zijn direct gekoppeld aan de uitgevoerde werkzaamheden.
  • Het maakt concentratie op de core business mogelijk. Dit is vooral van belang wanneer uw organisatie zich in een dynamische markt beweegt.

Argumenten voor “in huis” dienstverlening zijn:

  • De dienstverlening is flexibeler en specifieker op uw organisatie gericht.
  • De medewerkers zijn meer betrokken en beter ingewerkt in uw organisatie.
  • U kunt de medewerkers direct aansturen en bent voor wijzigingen niet afhankelijk van derden.
  • Strategische diensten moet de organisatie zelf uitvoeren.
  • “In huis” dienstverlening is goedkoper, wanneer u zelf efficiënte eHRM processen realiseert.
  • Het realiseren van koppelingen met andere systemen is eenvoudiger.
  • Gegevens voor data-analyse zijn sneller/ makkelijker beschikbaar. Doordat binnen hetzelfde netwerk wordt gewerkt, wordt u met minder beveiligingsmaatregelen in het kader van privacywetgeving geconfronteerd.
  • U hoeft geen langlopend contract af te sluiten t.a.v. uw HR-dienstverlening.

Opvallend is dat beide opties claimen goedkoper te zijn. Of dit waar is, hangt vooral af van de omstandigheden binnen uw organisatie en van de dienstverlening die u wilt outsourcen. Meestal wordt het aanbod van de dienstverlener vergeleken met de actuele situatie bij u. In de kostenvergelijking zit een flinke kostenbesparing door afgedwongen procesoptimalisatie.

Bedenk bij uw afweging of u wilt outsourcen, dat veel leveranciers hun HR-systeem alleen nog in een SaaS-omgeving (in de Cloud) aanbieden. Hiermee hebt u de 1e stap in outsourcing al gezet, doordat u het applicatiebeheer heeft uitbesteed.

Risico’s van HR-outsourcing

Outsourcen van HR-dienstverlening is echter niet zonder risico’s, zeker wanneer dit verandertraject niet goed aangepakt wordt. Risico’s zijn:

  • Cultuurclash tussen uw organisatie en de outsourcingspartner vanwege de zakelijkere benadering, de fysieke afstand en het niet goed managen van het verandertraject. Dit kan leiden tot een mislukking van de outsourcing, of een dure schaduw organisatie.
  • Geen ontzorging. Uw verwachtingen worden niet gerealiseerd. U blijft immers verantwoordelijk voor de input en moet de outsourcing managen. Daarnaast kan het noodzakelijk zijn, dat in verband met onbekendheid van de dienstverlener met uw bedrijf, aanvullende controles of informatie door u noodzakelijk zijn. Vooral in de begin periode.
  • Geen financiële besparing. . Bijvoorbeeld door verplichtingen aan de (voormalige) medewerkers, of suboptimale processen vanwege sociale weerstand of uitzonderlijke / complexe regelgeving.
  • Niet toetsbare onvolledige “Service Level Agreement”. Een slechte SLA betekent dat u de verlenende diensten niet objectief kunt beoordelen. Wanneer diensten volgens u onvolledig, te langzaam of niet goed worden uitgevoerd, ontstaan hierdoor discussies met uw partner die regelmatig de relatie verstoren en hiermee de hele HR-outsourcing onder druk zetten.
  • Afhankelijkheid van uw partner. Wanneer u kiest voor HR-outsourcing verzorgt uw partner zowel het systeem, als applicatiebeheer van het HR-systeem en brengt de kennis en ervaring in ten aanzien van de verleende diensten. Dit maakt het complex om te veranderen van partner wanneer u ontevreden bent. Meer over selecteren van de juiste HR-outsourcing partner.

Advies: eerst optimaliseren voor HR-outsourcing

Vroom adviseert om eerst uw HR-processen te optimaliseren voordat u de processen outsourcet. Op deze wijze vermindert u de risico’s op een cultuurclash, sub optimalisatie en budgetoverschrijding. Daarnaast krijgt u beter inzicht in de consequenties van HR-outsourcing, los van de voordelen van optimalisatie en automatisering die u ook zelf kan doorvoeren.

Outsourcing lijkt vaak heel voordelig omdat uw outsourcingspartner ook de voordelen van optimalisatie meeneemt in zijn aanbieding.

Verschillende soorten dienstverleners

Grofweg zijn onderstaande groepen dienstverleners te onderscheiden:

  1. Specialisten die één dienst verlenen, zoals recruitment bureaus, arbodiensten, payroll of arbeidsjuristen. Zoals Rvdb, ArboNed en Payroll City.
  2. Software leveranciers die ook outsourcing van HR-diensten verzorgen op basis van hun eigen systeem, zoals RAET, ADP, Visma, Unit4 en SD Worx.
  3. Outsourcingsbureau ’s die HR-diensten aanbieden ondersteunt door software van een 3e partij, zoals NGA, Launch, DriessenHRM en BDO. Sommige outsourcers beperken zich tot een specifieke markt, zoals Dyade en CABO in het onderwijs.

Wanneer HR-outsourcing dienstverleners grensoverschrijdend werken, wordt vaak gebruik gemaakt van partnerbedrijven in de verschillende landen.

Conclusie

Beslissen over “of en wat” er geoutsourcet moet worden is een complex proces, met veel consequenties en risico’s voor uw organisatie. Om dit traject tot een succes te maken is het noodzakelijk de eisen en wensen t.a.v. HR-outsourcing goed te borgen in uw organisatie, de dienstverlening goed vast te leggen in een SLA en de implementatie op te pakken als een veranderproces.

Wij helpen u graag met een onafhankelijk advies, de transitie en de implementatie van de nieuwe werkwijze. Neem contact met Vroom op.