HR-processen gebruiksvriendelijker maken? Aandacht is het sleutelwoord!

Techniek is mooi, maar een nieuw systeem lost lang niet ieder probleem op, vinden consultants Nienke Meindersma en Howard Woei. Automatisering is slechts een middel om bedrijfsvoering te verbeteren, en absoluut geen doel op zich. In deze blog houden ze een warm pleidooi voor het écht gebruiksvriendelijk maken van HR-systemen en -processen door voldoende aandacht te geven aan de gebruikers.

Natuurlijk zijn wij bij VroomHR fan van moderne techniek en slimme geautomatiseerde systemen. Er is tegenwoordig heel veel mogelijk en bijna alles valt in te regelen. Dat zijn mooie ontwikkelingen, maar de vraag is: is het altijd nodig? Soms is het beter om eerst even pas op de plaats te maken, voordat je voortvarend de digitaliseringsslag inzet.

Vraag achter de vraag

Probeer, voor je een IT-consultant inhuurt, eerst de vraag achter de vraag te achterhalen. Soms ligt de oplossing op een ander vlak. Veel HR-afdelingen ervaren de administratie bijvoorbeeld als tijdrovend en werkdruk verhogend. De vraag is of die beleving werkelijk opgelost zou kunnen worden met een nieuw systeem. Misschien ligt het antwoord eerder in extra scholing voor de medewerkers, het uitbreiden van de personeelsformatie of het efficiënter maken van sommige processen door een aanpassing in de workflow.

Het goede gesprek

Er is eigenlijk maar één manier om erachter te komen wat jouw interne klanten (zowel managers als medewerkers) werkelijk als probleem ervaren, waar zij behoefte aan hebben en welke mogelijkheden je zou kunnen aanboren als oplossing. De belangrijkste sleutel ligt in het voeren van het goede gesprek met gebruikers en andere belanghebbenden.

De meerwaarde van betrokken medewerkers

Of het nu gaat over het gebruiksvriendelijker maken van processen of producten: investeer voldoende tijd en aandacht in het ophalen van persoonlijke ervaringen, eisen en wensen. Het betaalt zich altijd terug. Het inzoomen op de mening van de eindgebruikers levert je vaak een schat aan informatie en verbetersuggesties op. Dat is waardevol voor jou, want het brengt je een stap dichterbij efficiëntere bedrijfsvoering. Maar onderschat ook niet de meerwaarde voor de managers en medewerkers: zij voelen zich serieus genomen en gehoord. Zij krijgen meer werkplezier en de betrokkenheid bij de organisatie en het veranderingsproces groeit. Daarmee snijdt het mes overigens aan nóg meer kanten: een hoger employee engagement zorgt weer voor hogere productiviteit en een aanzienlijk lager ziekteverzuim en personeelsverloop.

Houd het klein

Nu klinkt het eenvoudig, aandacht geven, maar hoe doe je dat eigenlijk? Allereerst pleiten wij ervoor om het in kleinere stapjes te doen. Natuurlijk kun je een grootscheepse enquête houden in de organisatie, of tijdens een bijeenkomst in het algemeen naar ervaringen vragen rondom het betreffende proces. Toch verdient dat meestal niet de voorkeur.

Als je één op één in gesprek gaat met stakeholders, of gebruikers in kleine subgroepjes naar hun beleving vraagt, levert dat meestal meer bruikbare informatie op. Zodra iemand zich rechtstreeks geadresseerd voelt, zal hij of zij eerder en meer inhoudelijk reageren. Bovendien voelt men zich tijdens een gesprek in kleiner verband meestal veiliger om de eigen mening te geven en met nieuwe ideeën te komen.

Preventieve vinger aan de pols

Je kunt knelpunten ook voorkomen door regelmatig tijd in je agenda te blokken om met verschillende stakeholders (van managers tot klanten en medewerkers) in gesprek te gaan. Op die manier ben je knelpunten vaak voor. Je houdt vinger aan de pols, blijft op de hoogte van trends en ontwikkelingen en bent meer zichtbaar voor de belanghebbenden. Nodig mensen nadrukkelijk uit om ideeën te spuien of opbouwende kritiek te geven. Juist input van de gebruikers zelf zal zorgen voor oplossingen die ook werken in de dagelijkse praktijk.

Creëer voldoende draagvlak

Besluit je een proces te wijzigen, een nieuw systeem aan te schaffen of een takenpakket te veranderen van medewerkers? Dan is het essentieel om zowel management als medewerkers zo goed en snel mogelijk mee te nemen in je plannen. Gedegen changemanagement vergroot de acceptatie én kans van slagen van de verandering aanzienlijk.

Ook als de knelpunten niet kunnen worden weggenomen, is het goed om daarover te communiceren naar alle betrokkenen. Wees helder in je boodschap. Meestal geeft een duidelijk ‘nee’ meer rust en tevredenheid in de organisatie, dan om de hete brij heen blijven draaien.

Vooral beleving

Natuurlijk kunnen veel systeemfouten of lastige processen worden opgelost door een slimme automatiseringsslag. Maar heel vaak is er iets anders aan de hand en is het vooral de persoonlijke beleving die het proces in de weg stond. Denk aan een te grote span of control, of misschien is de organisatie sneller gegroeid dan het personeel kan bijbenen. Allemaal zaken die de gemiddelde HR IT-specialist, hoe welwillend en doorgewinterd ook, niet zal kunnen oplossen. Dat is niet erg: je hebt een groot deel van de oplossing al in huis.

Je kunt heel veel zelf

Zodra je met de gebruikers in gesprek gaat over mogelijke verbeteringen van de HR-processen, merk je het waarschijnlijk al: veel oplossingen zitten in de mensen zelf. Het is vooral de kunst om de belanghebbenden en jezelf bewust te laten worden van de reeds aanwezige kennis, en die mogelijkheden om te zetten in praktische oplossingen. Door voldoende tijd te nemen om met elkaar van gedachten te wisselen, te brainstormen en door te vragen, kunnen de mooiste ideeën ontstaan.

Ondersteuning nodig?

Het is niet altijd eenvoudig om een frisse blik te kunnen werpen en de daadwerkelijke vraag te achterhalen. VroomHR heeft diverse mogelijkheden in huis om de veranderbereidheid te analyseren en te vergroten, mee te denken in mogelijke oplossingen en ondersteuning bieden bij de implementatie en acceptatie van een nieuwe werkwijze of systeem. Wil je meer weten? Neem contact met ons op, dan informeren wij je graag over de mogelijkheden!