HR Quickscan: solide basis voor uw verandertraject

U wilt uw bedrijfsprocessen verbeteren, de dienstverlening van HR op een hoger peil brengen of uw verouderde personeelssysteem vervangen. Dat is natuurlijk een heel nobel streven. Toch drukt Wim Ydo u in deze blog op het hart om niet té hard van stapel te lopen. Neem eerst de tijd om goed te inventariseren wat echt nodig en gewenst is. Dat kan bijvoorbeeld door een HR Quickscan te laten doen. Zo’n analyse aan de voorkant betaalt zich dubbel en dwars terug!

Er kunnen allerlei redenen zijn om iets te willen veranderen. In het gunstigste geval is de wens ontsproten aan gewoon up-to-date willen blijven met uw bedrijfsvoering. Helaas zijn het meestal knelpunten die aanzetten tot veranderdrift. Ontevreden medewerkers, een storing in het systeem of een fout in het proces met financiële gevolgen. De verleiding is groot om dan snel in de actiemodus te willen schieten. Toch zou ik graag even aan de handrem trekken.

Noodverband

Als u zich teveel mee laat slepen door acute problemen, of vooral denkt in beperkingen van het systeem, kunt u last krijgen van tunnelvisie. Dan bestaat het gevaar dat u zich focust op een snelle oplossing om het probleem uit de wereld te helpen. Zo’n noodverbandje werkt meestal maar tijdelijk. Essentiële voorwaarden voor realisatie, goedkopere of efficiëntere alternatieven of het creëren van voldoende draagvlak komen dan niet, of onvoldoende aan bod.

De basisvragen

Ga daarom zorgvuldig te werk. Het kan absoluut geen kwaad om voordat u van start gaat even achterover te leunen en uzelf enkele belangrijke basisvragen te stellen, zoals:

• Wat kost het om de beoogde verandering door te voeren?
• Wat levert de investering op, zowel in financieel opzicht als in gemak?
• Welke risico’s loopt de organisatie?
• Zijn er voldoende resources aanwezig (in tijd, geld en menskracht)?
• En, last but not least: zit de organisatie te wachten op deze verandering?

Neem belanghebbenden mee

Ik wil nadrukkelijk een lans breken voor het goed meenemen van de verschillende belanghebbenden gedurende het verandertraject. Doet u dat niet, of onvoldoende, dan mist u voldoende draagvlak. Dat zou dat zomaar de nekslag van uw project kunnen betekenen. Nieuwe systemen raken ongebruikt in de vergetelheid, andere processen worden geboycot of zelfs tegengewerkt.

Maar er is nog een voordeel van het betrekken van collega’s en klanten bij de op handen zijnde verandering: u krijgt toegang tot essentiële informatie. Stakeholders van processen en eindgebruikers van systemen hebben doorgaans veel informatie over de dagelijkse praktijk en/of klantenkring. Dat is ongetwijfeld een waardevolle aanvulling voor het slagen van uw project.

Een laag dieper

Komt u tot de conclusie, dat de wijziging nog altijd een goed idee is, dan zou de volgende stap een grondiger inventarisatie kunnen zijn. U kunt bijvoorbeeld denken aan:

• Onderzoek naar de waardering van de HR-dienstverlening
• Inventarisatie van het systeemlandschap
• Marktverkenning van (on)mogelijkheden van HR Techsystemen
• Stakeholderanalyse
• Analyse van de veranderbereidheid binnen uw organisatie of afdeling(en)
• Verkenning van diverse oplossingsscenario’s voor de knelpunten
• Benoemen van gezamenlijke proces uitgangspunten en het beschrijven van processen
• Het onder de loep nemen van HR-processen en -systemen door middel van een businesscase

HR Quickscan

Waarschijnlijk is er binnen uw organisatie al de nodige kennis en informatie aanwezig. In dat geval kunt u een deel van de gevraagde gegevens boven water toveren. Een groeiend aantal ondernemers kiest ervoor om de inventarisatiefase geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan een externe partij door middel van een zogenaamde HR Quickscan: een keuzemenu om uw analyse te completeren.

Het inzetten van een HR Quickscan heeft diverse voordelen. Een externe professional kijkt met een frisse blik naar de kansen en risico’s van de beoogde wijziging. Bovendien heeft de adviseur doorgaans meer specifieke kennis, ervaring en expertise in huis op het gebied van proces- en probleemanalyse dan de gemiddelde manager of HR-adviseur. Dat is niet zo gek, ieder zijn vak!

Uw investering

Is het dan een kwestie van ‘u vraagt, wij draaien?’ hoor ik u enthousiast denken. Nee, zo eenvoudig ligt het niet helaas. Natuurlijk neemt de uitvoerder van de Quickscan u veel denkwerk en risico’s uit handen, maar dat vraagt ook een investering van uw zijde. In geld, maar ook in tijd.

Om uw ambities en mogelijkheden boven water te krijgen, heeft de consultant gegevens nodig die alleen vanuit de organisatie zelf aan te leveren zijn. Over waardering van uw dienstverlening, systemen, rollen en processen bijvoorbeeld. Bovendien is ook tijdens de HR Quickscan het goed meenemen en bevragen van stakeholders cruciaal. Maar u zult merken dat een dergelijk goed begin echt het halve werk blijkt te zijn.

Gunt u uw project ook een betere kans van slagen?

Heeft u behoefte aan extra ondersteuning om een solide basis voor uw project te realiseren, dan is de HR Quickscan van VroomHR ook voor u een goede oplossing. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende intake. Wij bespreken graag de verschillende mogelijkheden met u.