HR Suite als kloppend hart van uw personeelsbeleid

Vroeger draaide HR vooral om het payrollsysteem van een organisatie. Het salaris was immers heilig: werknemers werkten plat gezegd vooral voor de centen. De maatschappij is veranderd, HR en de bijbehorende technologie dus ook. Daan Degenkamp neemt ook de niet-techneuten onder ons in dit blog mee wat een HR Suite is. Maar vooral ook hoe u én uw medewerkers daar voordeel van kunnen hebben!

Natuurlijk vindt ook de moderne medewerker het plezierig dat er iedere maand geld wordt overgemaakt naar zijn bankrekening. De schoorsteen moet immers blijven roken. Maar de tijden waarin ambities zich beperkten tot klinkende munt zijn inmiddels voorbij. Vandaag de dag zoekt een medewerker uitdaging, ontwikkeling en werkplezier. Is uw HR-systeem daar al op berekend?

Excel-lijstjes en wie heeft nu de juiste versie?

De werkgever bij wie het personeelssysteem alleen nog gevuld is met NAW-gegevens, salarisbedragen en vakantiesaldo doet zichzelf tekort. Ook vandaag de dag werkt menige HR-afdeling met een stand alone payrollsysteem, en houdt daarnaast nog naarstig Excel-lijstjes bij om grip te houden op talentmanagement, beoordelingssystemen en recruitment. Dat is niet alleen tijdrovend en foutgevoelig, maar je mist ook mooie kansen voor de organisatie en het personeel. Medewerkers worden bijvoorbeeld niet meegenomen bij een vacaturestelling, of krijgen een opleidingsaanbod dat niet bij hen past. Gelukkig kan dat anders, met dank aan moderne technologie!

Praktische koppeling

Hoe fijn is het voor een medewerker om al bij indiensttreding een inwerkprogramma te krijgen dat helemaal op hem of haar is toegesneden? Hoe praktisch is het als de opleidingscoördinator automatisch wordt ingeseind dat er een cursist minder aanschuift omdat hij net is ziekgemeld? En, om het nog wat verder weg te zoeken: is het niet reuzehandig als de HR-manager in Nederland bij een nieuwe vacature een seintje krijgt dat in een van de vestigingen in Spanje dé geknipte kandidaat werkt?

Management én medewerker meer in control

Dit soort dwarsverbanden kan worden gelegd door een zogenaamde HR Suite. Een HR Suite koppelt de verschillende software zó aan elkaar, dat een wijziging in het ene systeem direct wordt doorvertaald naar de andere systemen. Door dit op een slimme manier te doen, komt het management meer in control, omdat men makkelijker toegang heeft tot stuurinformatie. Dankzij self service-opties ligt de actie niet meer bij HR, maar waar hij moet liggen: de medewerker of de manager. En het heeft nog een voordeel: medewerker zit veel meer achter het stuur van zijn of haar persoonlijke employee experience. Dat past helemaal in deze tijd, waarin eigen regie steeds meer de standaard wordt.

Ook internationaal

Een goede HR Suite is flexibel en kan de meest uiteenlopende software met elkaar verbinden. Daardoor kan het tegemoetkomen aan de meest specifieke wensen van iedere organisatie. Dat is natuurlijk voor elk bedrijf handig, maar het betekent ook een enorme efficiencyslag voor bedrijven met vestigingen in het buitenland. Systemen met lokale HR-data kunnen zo worden gematcht en gecentraliseerd, dat bijvoorbeeld personeelsbezetting en salariskosten direct inzichtelijk zijn voor de CFO op het hoofdkantoor. Moet er vanuit Nederland een mailing de deur uit naar al het personeel wereldwijd, dan hoeft er niet meer handmatig gesprokkeld te worden in alle plaatselijke bestanden, maar is één druk op de knop voldoende.

Niet from scratch

Schrik niet: de introductie van een HR Suite betekent niet per se dat al uw huidige, vertrouwde systemen direct de vuilnisbak in kunnen. De kracht van een HR Suite ligt juist in het kunnen verbinden van IT systemen. Dat biedt de mogelijkheid om voor ieder onderdeel van uw personeelsbeleid de meest geëigende softwaremodule te houden of te kiezen. U hoeft dus niet from scratch te beginnen, maar investeert alleen waar het nodig is. Dat betekent niet alleen dat een HR Suite niet duur hoeft te zijn, maar ook relatief snel kan worden geïmplementeerd. Vergeet ook niet dat de gebruikers tijd nodig hebben om te leren werken met een nieuwe HR-oplossing. De business moet zich werkelijk ondersteund voelen door HR en de oplossing als echte meerwaarde ervaren. Het is dan ook belangrijk dat deze tools simpel en intuïtief in gebruik zijn.

VroomHR kan helpen

Er is ontzettend veel mogelijk en te koop als het gaat om HR-systemen. Hoe kiest u nu de HR Suite en software die bij uw organisatie past? En hoe implementeert u het zó, dat uw medewerkers het niet als bedreigend, maar juist als ondersteunend en drempelverlagend ervaren? VroomHR kan u bij dit proces helpen. Neem daarom gerust contact met ons op!