HR-systeem: uw visitekaartje én toolkit

De impact van een HR-systeem is vele malen groter dan alleen de afdeling Human Resources. Het systeem is bijvoorbeeld het eerste én bepalende visitekaartje van uw organisatie voor een potentiële sollicitant. Het levert belangrijke stuurinformatie voor het MT. En het kan een bron van irritatie óf werkplezier opleveren voor uw medewerkers. Alle reden dus om de keuze van uw HR-systeem zeer weloverwogen te maken. Management Consultant Wim Ydo neemt u mee in de wondere wereld der systeemselectie.

Waar kasten vroeger uitpuilden met dikke ordners en ingebonden personeelsdossiers, staat nu een luchtzuiverende plant mooi te wezen. Voorbij zijn de tijden dat een manager (toen nog ‘chef’ geheten) met de vulpen een zwierige handtekening zette op een personeelsmutatie. En wie herinnert zich nog de postbode, die eenmaal per dag een grote stapel enveloppen kwam bezorgen bij de receptie?

Precies. Er is de afgelopen decennia een enorme omslag gemaakt als het gaat om personeelsadministratie en bedrijfsvoering. Inmiddels zijn de meeste organisaties met één muisklik online te vinden en is er bijna geen postkantoor meer te vinden in Nederland. Het is nu decentralisatie en eigen regie wat de klok slaat. Maar is uw HR-systeem er al helemaal op ingericht?

Tijd voor onderzoek

Het is goed om eens kritisch te kijken naar het HR-systeem dat u ooit heeft aangeschaft. Voldoet het nog aan al uw wensen? Hoe makkelijk is het om managementinformatie op tijd beschikbaar te krijgen? Maar ook: welke uitstraling heeft het systeem naar uw medewerkers en externe partijen toe? Nog los van de praktische aspecten maakt het bijvoorbeeld ook gevoelsmatig nogal wat verschil of je als sollicitant oldschool een motivatiebrief moet mailen, of dat je een online formulier in kunt vullen, en je motivatie en een kennismakingsvideo kunt uploaden op een moderne, veilige wijze. Op die manier fungeert een HR-systeem dus ook als een belangrijk visitekaartje waarmee u zich als mogelijke werkgever op de kaart kunt zetten. Juist met de huidige arbeidsmarkt goed om mee te nemen in uw overwegingen.

Maak het gebruiksvriendelijk

Eigen regie wordt steeds belangrijker in deze tijd, waarin gedecentraliseerd wordt en medewerkers meer verantwoordelijkheden krijgen. Dat hoeft geen probleem te zijn: door de komst van self service, vergaande systeemintegratie en gegevensuitwisseling is er ook steeds meer mogelijk.

Maar schiet niet teveel door in de technische snufjes, houd uw HR-systeem vooral gebruiksvriendelijk. Het is immers de bedoeling dat de medewerkers en managers goed uit de voeten kunnen met het systeem. Zij voeren de verschillende acties immers niet dagelijks uit, terwijl wát ze doen in het HR-systeem veel impact kan hebben op arbeidsvoorwaarden, ontwikkeling en productie. Zorg dus voor een intuïtief, laagdrempelig systeem met een prettige look and feel. Dan voelt het systeem niet als een feestje van HR en MT, maar als ondersteunend aan de dagelijkse praktijk.

Aandacht voor BI-tooling

Beschikbaarheid van online informatie is essentieel onderdeel van het eigen regie-model. Bovendien is het op het juiste moment voorhanden hebben van de juiste informatie cruciaal voor het nemen van strategische beslissingen. Maar hoe zorgt u ervoor dat die informatie beschikbaar is?

Naast standaard kristalheldere online rapportages uit het HR-systeem ligt de sleutel in de juiste BI-tooling: daarmee kunt u HR-overstijgende informatie meenemen en combineren met andere data. Zorgt u voor voldoende standaardisatie, dan voorkomt u dat appels met peren worden vergeleken en kunnen gegevens probleemloos worden geïmporteerd. Een HR-systeem met dezelfde database als financiën en CRM maakt deze koppeling makkelijk, maar een goede gegevensuitwisseling kan ook langs een andere wegen worden bereikt: een HR-core of payroll-systeem, al dan niet gecombineerd met een best of breed systeem. Een HR-suite, gecombineerd met een payroll-systeem, of een ERP-systeem, dat HR-overstijgende functionaliteit biedt.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Voordat u enthousiast oplossingen uit de kast gaat trekken voor het updaten van uw HR-systeem is het handig om eerst de ambitie en visie van de organisatie in kaart te brengen. Er zijn namelijk allerlei oplossingsscenario’s mogelijk, met de meest uiteenlopende prijskaartjes en tijdsinvestering. En heeft u eenmaal een systeem geselecteerd en geïmplementeerd, dan is verandering niet eenvoudig te verwezenlijken.

Het is belangrijk om het doel van uw HR-systeem voor ogen te houden: wat wilt u bereiken en wat heeft u werkelijk nodig? Heeft uw organisatie vestigingen in het buitenland dan zijn er meer zaken om rekening mee te houden.

Wat u ook doet, een gouden tip is om overkill te vermijden. Waarom zou u een dure vrachtwagen aanschaffen als u heel goed kunt volstaan met een bestelwagentje? Bedenk ook welke dienstverlening u nodig heeft van de aanbieder: kunt u een groot deel intern implementeren en onderhouden, of is outsourcing een beter alternatief?

Zorg voor een zachte landing

Heeft u eenmaal weloverwogen een keuze gemaakt in de aanschaf of update van uw HR-systeem, dan volgt eigenlijk nog de meest cruciale fase: de implementatie. Uw systeem kan nog zo slim en high-tech zijn, als het niet met open armen ontvangen wordt door uw medewerkers en management, zal de meerwaarde uiteindelijk tegenvallen.

De meeste mensen houden niet zo van verandering, en moeten worden meegenomen in de nieuwe werkwijze. Zorg daarom voor een zachte landing. Neem de tijd, informeer en ondersteun managers en medewerkers bij de eerste kennismaking. Denk ook aan de inzet van media, zoals het delen van een eenvoudige instructievideo. Met goed en tijdig changemanagement profiteert u optimaal van uw investering.

VroomHR helpt bij HR-systeemselectie of upgrade

Er zijn dus heel wat factoren om rekening mee te houden als het gaat om een goed werkend HR-systeem. Laat u vooral niet afschrikken: een goed passend HR-systeem zal helpen om de ambities van uw organisatie te realiseren.

Heeft u hulp nodig bij de selectie of implementatie van uw HR-systeem? VroomHR is een leverancier-onafhankelijke specialist, die HR-kennis combineert met IT. Neem dus gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder!