Het duurste en meest geavanceerde HR systeem biedt niet gegarandeerd de beste oplossing voor uw bedrijf, stelt Wim Ydo, Partner bij Vroom.
Stel: U heeft er altijd van gedroomd om in een mooie rode Ferrari rond te rijden en u wint een leuk bedrag in de loterij. U gaat naar de dealer en zoekt uw favoriete Ferrari uit. Bij de levering van de auto kunt u uw geluk niet op. U heeft uw droom gerealiseerd!

shutterstock_ferrari

Eenmaal thuis komt u er echter al snel achter dat uw gezin niet in de auto past. Als u dat weekend bij uw ouders wilt gaan logeren, blijkt de bagageruimte te klein voor de koffers en de kinderwagen. Dat mag de pret niet drukken: uw vrouw en kinderen gaan met de trein, dan kunt u des te meer genieten van de rit. Maar uw gezin is niet blij.

Tot overmaat van ramp komen er na verloop van tijd steeds meer nadelen aan het licht. De auto blijkt niet bepaald zuinig in zijn benzineverbruik. Dat is vervelend, want u moet veel rijden voor uw werk. Ook de onderhoudskosten en de verzekeringspremie hakken er financieel flink in. Na een jaar aanmodderen, moet u de auto verkopen en bent u een illusie armer.

De Ferrari onder de HR systemen

Nu denkt u: dat had toch iedereen kunnen bedenken! Inderdaad. De meeste mensen kiezen een auto op basis van hun situatie en behoeftes. Die logica gaat eigenlijk op voor alle grote aankopen waar men zich op de lange termijn aan verbindt. Huizen, vakanties, huisdieren, noem maar op.

Ook voor HR systemen is dit de beste aanpak. En toch kiezen bedrijven al snel voor het duurste en meest geavanceerde HR systeem, terwijl dit vaak niet nodig is. Sterker nog, net als de Ferrari kan een té uitgebreid HR systeem zelfs problemen opleveren voor uw bedrijf.

Complexiteit kost tijd, geld en moeite

Geavanceerde uitgebreide (en dure) HR systemen bieden inderdaad enorm veel mogelijkheden, vaak zelfs buiten de HR-afdeling. Maar daardoor zijn deze systemen ook complex in de implementatie en het dagelijks gebruik. Hoe meer mogelijkheden, des te meer keuzes het bedrijf moet maken. Door die complexiteit kost het (veel) meer tijd voordat het HR systeem operationeel is en uw medewerkers ermee uit de voeten kunnen.

Ook is er vaak externe ondersteuning nodig bij het personaliseren en implementeren van het HR systeem. En dat brengt weer extra kosten met zich mee. Zo besteden bedrijven vaak honderdduizenden euro’s aan structurele en incidentele kosten om uiteindelijk met een duur HR systeem dezelfde functionaliteit te bereiken die zij ook met een minder uitgebreid HR systeem hadden kunnen hebben.

Een effectieve uitvoering

Eenmaal operationeel bieden geavanceerde HR systemen in de praktijk beperkte flexibiliteit doordat externe ondersteuning ingezet moet worden voor realisatie. Vaak worden na de eerste maanden werken met een nieuw systeem onverwachte knelpunten geconstateerd. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat:

  • Het ontwerp niet gedetailleerd genoeg was, waardoor:
    • noodzakelijke functionaliteiten / gegevens ontbreken
    • functionaliteiten niet efficiënt benut kunnen worden
    • overbodige functionaliteiten gebouwd zijn
  • Het ontwerp binnen de organisatie niet voldoende is afgestemd waardoor:
    • er geen aansluiting is met andere (HR) systemen
    • werkprocessen niet goed functioneren, of niet ondersteund worden

Als u na de eerste evaluatieperiode het HR systeem wilt aanpassen, is dit bij de meest geavanceerde systemen complex en moeten externe HR consultants ingezet worden, met alle kosten van dien. Hierdoor loopt u het risico dat de ontwikkeling van het nieuwe HR systeem stil valt en de meerwaarde van het systeem niet benut wordt. Zonde!

Een gedetailleerd beeld van uw behoeftes

Natuurlijk is de selectie van een HR systeem veel complexer dan de keuze voor een auto, maar in beide gevallen geldt dat de duurste / meest uitgebreide optie niet automatisch de beste keuze is. Het is verstandig om vooraf een aantal zaken te bedenken:

  • Waarvoor wilt u het gebruiken?
  • Wat zijn de behoeftes van uw medegebruikers?
  • Wat is het budget voor vaste lasten, onderhoud en ondersteuning?

Het is dus zaak om een realistisch beeld te krijgen van de behoeftes binnen uw organisatie. Over dit proces leest u meer in ons blog ‘In 4 stappen het best passende HR software systeem’.

Een passende keuze

Om een passende keuze te maken voor uw bedrijf moet u rekening houden met enorm veel factoren. Er zijn meer dan 100 HR-systemen op de markt, elk met unieke kenmerken, specialisaties en voor- en nadelen. Daarom is het slim om voor de selectie van een nieuw HR systeem een onafhankelijke HR adviseur in te schakelen.

Vroom kent alle mogelijkheden en heeft ervaring met het implementeren van optimale HR-oplossingen in verschillende bedrijfssituaties. Wilt u meer weten over onze HR dienstverlening? Maak een vrijblijvende afspraak of bel 0294-491520. Wij adviseren u graag!