Als u zich verdiept in HRM-software, krijgt u te maken met een complete IT-terminologie. En alsof dat nog niet ingewikkeld genoeg is, gebruikt iedere leverancier weer andere naamgeving voor de termen. Weet u als HR-manager wat het allemaal betekent en waar u op moet letten bij een systeemselectie?

IT mag een goede keuze nooit in de weg staan. Als HR-manager bepaalt ú wat de ambities zijn voor de HR en payroll op korte en lange termijn. Passende oplossingen bij deze ambities zijn er, altijd! Wilt u uw payroll zelf blijven doen of liever een goede partner vinden? Heeft de organisatie zelf genoeg kennis in huis op korte en op lange termijn? Wat zijn de risico’s bij natuurlijk verloop en hoe worden deze zoveel mogelijk beperkt? Cruciale vragen en om een beeld te geven van de antwoorden, geven wij inzicht in de belangrijkste IT-aspecten van HRM-software.

IT-perspectief

Omdat IT soms een taal apart lijkt, is het belangrijk een eventuele communicatiebarrière weg te halen. In grote lijnen zijn er twee uitersten in HRM-software oplossingen:

  • On Premise, oftewel op locatie
  • Off Premise, beter bekend als SAAS
HRM-systeem - On premise versus SAAS

Figuur 1) HRM-software On Premise of SAAS

Bij On Premise draait de HR & Payroll software op eigen systemen die uw eigen (IT-) medewerkers beheren. De leverancier ontwikkelt nieuwe versies, die uw eigen organisatie installeert. Een voordeel is dat u zelf kunt bepalen wanneer de nieuwe versie geïnstalleerd wordt. Indien u bijzondere wensen heeft in het kader van security of maatwerk aanpassingen aan de software, kan On Premise voor u ook een goede optie zijn.

SAAS is het andere uiterste. SAAS staat voor Sofware as a Service waarbij de HRM-software als een online dienst wordt afgenomen. Je schaft dus niet zelf de software aan, maar sluit een (huur)contract per maand per medewerker. De leverancier zorgt voor installatie, onderhoud en beheer. Uw organisatie gebruikt de software via het internet bij de SAAS-leverancier. De belangrijkste kenmerken van SAAS zijn:

  • Eén versie voor alle gebruikers.
  • De schaalbaarheid.

Wat betekent SAAS voor nieuwe versies? De leverancier ontwikkelt, installeert en rolt de nieuwe versies uit. Gemiddeld worden er zo’n 3 á 4 updates per jaar doorgevoerd. Natuurlijk wordt u hierover geïnformeerd, echter u kunt in de meeste gevallen niet zelf bepalen wanneer de nieuwe versie geïnstalleerd wordt.

Twee smaken, welke kiest u?

Vanuit risico- en kostenperspectief legt On Premise het meestal af tegen SAAS. Door gebruik te maken van SAAS bespaart u kosten op het gebied van IT. U hoeft namelijk geen specifieke server aan te schaffen en te onderhouden om uw HRM-software op te installeren. Ook de beheerkosten worden bij SAAS gedeeld door alle gebruikers, terwijl dit bij On Premise door uw organisatie gedragen wordt. Bij verloop van medewerkers hoeft u zich bij SAAS geen zorgen te maken over het vervangen en behoud van kennis. Immers deze verantwoordelijkheid ligt bij de leverancier.

SAAS en HRM uitbesteden: BPO

SAAS maakt dat u als HRM-manager een stuk minder omkijken heeft naar uw IT-beheer. U kunt ook niet alleen uw IT-beheer, maar meerdere HR-diensten uitbesteden. Dan brengt u ook uw services onder bij een externe partij. Dit heet BPO (Business Process Outsourcing). U brengt dan uw HR en Payroll administratie of een deel daarvan naar een externe partij, ook wel het outsourcen van de HR en/of salarisadministratie genoemd.

Vaak kan dezelfde dienstverlening geleverd worden, maar goedkoper dan wanneer u het zelf doet. Het voordeel zit onder andere in besparing op opleidingskosten, kennisdeling en ondersteuning.

Echter, outsourcing vraagt wel een andere manier van werken. Waar u eerst de controle had over uw HR-processen en zelf kon ingrijpen waar nodig, is dit nu uitbesteed. U zult met de service partner om tafel moeten gaan zitten om te bepalen wie wat doet en welke flexibiliteit u wenst. Dit vraagt een service management gerichte aanpak, waarbij u meer op kwaliteit, output en services stuurt.

Blijvende verantwoordelijkheid bij BPO

Processen spelen een belangrijke rol in HRM. Vooral wanneer u kiest voor BPO, moeten uw processen op orde zijn. Wanneer u deze niet voor elkaar heeft, wordt het met BPO níet beter en wél duurder. Immers als het aan de voorkant niet goed gaat, wordt het er aan de achterkant niet automatisch beter en uw BPO-partner heeft dan meer werk om wijzigingen goed door te voeren. Dus ook bij BPO blijft u een belangrijke rol behouden; een controlerende en sturende functie.

Conclusie

Wellicht heeft u nu iets meer kijk op de zaak, wat niet automatisch maakt dat u nu weet wat de beste beslissing is. Het is namelijk niet eenvoudig om een goede keuze te maken voor HRM-software. Factoren, zoals (toekomstige) ambities, budget en risicomanagement, spelen een belangrijke rol. Een goede afweging van de voors en tegens is noodzakelijk. Mogelijk kan het overzicht met activiteiten die u zelf kunt doen of kunt uitbesteden, u hierbij helpen. (Figuur 2).

HRM-systeem - zelf doen versus uitbesteden

Voordat u een keuze maakt, is het belangrijk uw wensen en mogelijkheden te inventariseren. Het kader met uw klantwens is de basis voor een waardevolle en toekomstgerichte keuze.

Advies op maat over uw HRM-software

Wilt u een onafhankelijke partij uw overwegingen voorleggen? Vroom helpt u graag. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking.