Lean werken in HR: Efficiëntere HR-processen dankzij een autofabriek

Lean Six Sigma werd oorspronkelijk ontwikkeld om industriële processen efficiënter te maken. Consultants Frank Essenberg en Annemiek Schriever vertellen in deze blog hoe met het Lean uitgangspunt ook binnen de HR een belangrijke kwaliteitsslag gemaakt kan worden.

De basis van het Lean principe ligt in de autofabriek. Bij Toyota bedacht werkplaatschef Taiichi Ohno dat alleen bedrijfsprocessen waar een klant voor wil betalen, of processtappen die de klant de moeite waard vindt om op te wachten nuttig zijn. Alle overige activiteiten zijn overbodig, dus pure verspilling. Vanuit deze visie werd de productiewijze van de autofabriek aangepast en afgeslankt.

Overal toepasbaar

Nadat deze ‘Toyota Way’ door twee Amerikanen verder werd uitgewerkt tot het begrip Lean en de methode Lean Six Sigma, werd de denkwijze wereldwijd omarmd. Toch blijft de focus van veel mensen vaak hangen op industriële logistieke processen als het gaat over Lean werken. Onterecht, want ‘slank werken’ kan eigenlijk in ieder bedrijfsproces worden toegepast. Jazeker, ook in het HR-werkveld!

Uit de dagelijkse HR-praktijk

Laten we eens een voorbeeld nemen uit de dagelijkse praktijk, dat waarschijnlijk nogal wat HR-managers zullen herkennen. In veel bedrijven starten nieuwe medewerkers voordat ze daadwerkelijk een arbeidscontract in handen hebben, laat staan dat er een ondertekend exemplaar aan hun personeelsdossier is toegevoegd. De oorzaak ligt meestal bij een inefficiënt proces. Er zijn onderweg teveel hindernissen en ‘wastemomenten’ om ervoor te zorgen dat er bij de nieuwe collega op tijd een arbeidscontract op de deurmat ploft. Bijvoorbeeld:

  • De gegevens van de medewerker zijn niet compleet
  • De directeur heeft het te druk om te tekenen
  • Als de directeur wél tijd heeft, klopt de datum van het arbeidscontract niet meer
  • Er moet een nieuw arbeidscontract worden opgesteld, uitgeprint en ondertekend
  • De printer heeft storing
  • en ga zo maar door

Herken je deze situatie, of weet je misschien andere voorbeelden? Dan is het tijd om met een Lean bril op naar je HR-processen te kijken.

Lean principes in HR

Tim Woods

We houden bovenstaand voorbeeld eens tegen het licht van de 8 vormen van verspilling, bekend onder het ezelsbruggetje “Tim Woods”. Dan kunnen we een vinkje zetten bij diverse soorten verspilling: het had dus in verschillende onderdelen van het proces een stuk Leaner gekund.

Bijvoorbeeld door het ondertekenen van het arbeidscontract te digitaliseren met een digitale gecertificeerde handtekening, de datering te automatiseren, een andere rolverdeling, of de sollicitant al aan de voorkant te vragen om zelf alle basisgegevens aan te leveren. Met zulke slimme oplossingen was niet alleen de klant (die nieuwe collega) veel beter af geweest – ook de medewerker van de HR- en salarisadministratie en de directeur waren er een stuk vrolijker van geworden. De enige die er garen bij heeft gesponnen was de leverancier van printer, toner en papier. Maar efficiënt en duurzaam is anders!

Denken vanuit de klant

Het Lean model is voor veel mensen een eyeopener. Natuurlijk zijn er ook andere organisatiemodellen die geschikt zijn om een bedrijfsproces inzichtelijk te krijgen, slimmer en efficiënter te maken. Zo halen wij bij vragen van onze klanten over hun processen regelmatig het INK-model uit de kast. Ook vanuit dat gedachtengoed worden de verschillende processen en stakeholders kritisch tegen het licht gehouden, zodat er een scherper beeld ontstaat van de bedrijfsvoering. Er wordt meer gedacht in ketens, en verder gekeken dan het eigen bureau.

Lean Six Sigma gaat in onze optiek nog een belangrijke stap verder dan dat: het leert je denken vanuit de klant. Je gaat in zijn schoenen staan en bedenkt waar de klant waarde aan hecht. Wanneer haakt hij af, of kiest hij juist voor jouw organisatie? Wij merken dat dat aspect steeds belangrijker wordt, ook buiten de werkvloer van de autofabriek.

De meerwaarde van Lean voor je personeel

De medewerker is doorgaans de belangrijkste klant van de afdeling HR. Kijk, dan wordt het Lean-gedachtengoed extra interessant. Juist in een tijd waarin het belangrijk is om goede arbeidskrachten te werven én te behouden, is een klantgerichte benadering van de HR-processen cruciaal. Je wilt immers niet dat die gewaardeerde arbeidskracht afhaakt en doorstroomt naar een andere werkgever. Of dat de werkdruk zó hoog wordt, dat het ziekteverzuim omhoog schiet en het werkplezier verdampt.

Door onnodige pauzemomenten, fouten, slechte communicatie en onduidelijkheden uit de procesvoering te filteren en te vervangen door een proces waar je medewerker wél blij van wordt, verloopt het voor alle partijen veel aangenamer en efficiënter. De kans op je medewerker blijven binden en boeien wordt aanzienlijk groter.

Het juiste moment

Het kan misschien ingewikkeld lijken, je organisatie de switch naar Lean te laten maken. Begrijpelijk; wij hebben bijvoorbeeld zelf al zo’n 30 HR-processen geïdentificeerd die op de gemiddelde HR-afdeling relevant zijn en kunnen vragen om een Lean benadering. Bovendien vereist Lean werken een andere mindset en andere processen leidt tot verandering van workflows. Dat vraagt een gewenningsproces van alle stakeholders. Je organisatie moet er rijp voor gemaakt worden.

We merken dat de fase waarin een nieuw HR-systeem wordt geselecteerd een heel natuurlijk moment kan zijn om de processen goed onder de loep te nemen. Dat is niet zo gek: juist dan moeten zaken opnieuw toegewezen en geregeld worden. Een ideaal moment dus om direct taken te herverdelen en een nieuwe werkwijze te introduceren. Maar ook een reorganisatie of het alarmerende besef dat HR-medewerkers ondergesneeuwd raken door te hoge werkdruk kunnen goede triggers zijn om met een Lean model aan de slag te gaan.

Draagvlak creëren

Veel medewerkers vinden het een beetje ingewikkeld om zo’n nieuwe werkwijze te omarmen. Je moet toch afscheid nemen van vertrouwde handelingen en zaken loslaten of onbekende dingen juist toeëigenen. En dat, terwijl de doorsnee-mens toch echt een gewoontedier is. Het is dan ook belangrijk om iedereen mee te nemen in het proces. Goed changemanagement is het sleutelwoord voor het slagen van ieder project.

Een paar tips voor een soepele overgang naar de wondere wereld van Lean:

  • Evalueer de processen in een multidisciplinaire groep. Je krijgt niet alleen een completer beeld van knelpunten en mogelijkheden, je hebt ook direct in verschillende delen van de organisatie ambassadeurs voor de verandering
  • Pluk eerst het laaghangend fruit: quick wins maken het succes van de nieuwe benadering direct tastbaar voor stakeholders en smaken vaak naar méér
  • Geef mensen de tijd om te wennen aan de andere werkwijze. Het kan soms een half jaar duren voordat de switch werkelijk is gemaakt

Belangrijke vragen

De stap naar Lean kan dus een spannende zijn, maar levert vaak verrassende inzichten op, die het werkproces doorgaans een stuk makkelijker maken. Gaandeweg het traject krijgen stakeholders praktische tools in handen, tegelijkertijd met het antwoord op vragen als:

  • Wie is onze klant?
  • Wat vindt onze klant belangrijk?
  • Welke onnodige handelingen zijn in onze werkwijze geslopen?
  • Welke veranderingen kunnen tijdswinst en/of kwaliteitsverhoging opleveren?
  • Wat schiet de klant ermee op?

Maar ook: moeten wíj die taken wel uitvoeren, of kan de klant het zelf eigenlijk beter en sneller?

Extra ondersteuning nodig?

VroomHR heeft door de jaren heen diverse opdrachtgevers geholpen bij de transformatie naar Lean. Door projectadvies, maar ook door kennisdeling op een andere wijze. Zo hebben wij bijvoorbeeld op basis van onze best practices een workshop ontwikkeld, waarmee een organisatie dankzij een mix van theorie en praktijk in één dag een grote stap kan zetten richting efficiency en ‘zero-waste’.
Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.