Uit onderzoek (juli 2014) van ARGUSeyes, specialist in HR en Payroll data analyse en partner van Vroom Consultancy, blijkt dat er bij zo’n 560.000 werknemers in Nederland verschillen bestaan in hun pensioenadministratie.

Naast het feit dat medewerkers hier de dupe van zijn, kan dit voor veel organisaties de winstgevendheid negatief beïnvloeden. In de meest kritieke situatie kan een probleem in de pensioenadministratie zelfs de bedrijfscontinuïteit bedreigen.

Wat is een verschil in pensioenadministratie?

Een verschil in pensioenadministratie kan ontstaan door verschillen tussen de administratie van het pensioenfonds waar de werkgever bij is aangesloten, en de pensioenadministratie van de werkgever zelf.

Een voorbeeld: volgens de werkgeveradministratie heeft medewerker Jansen in 2013 €4500 aan pensioen opgebouwd, terwijl de heer Jansen volgens het pensioenfonds recht had op €5000. Dit verschil heeft te maken met looncomponenten (zoals bijvoorbeeld overwerk) die al dan niet meetellen bij de pensioenopbouw.

Pensioenadministratie

Fouten vaak ontraceerbaar door middelloonregeling

Nu de eindloonregeling minder wordt toegepast en de middelloonregeling daarvoor in de plaats is gekomen, is het essentieel dat de pensioenadministratie continu correct is. Indien er door de jaren heen fouten zijn gemaakt, dan beïnvloeden deze op termijn de pensioenuitkering van de werknemer.

In veel situaties komt de fout pas aan het licht als de medewerker voor het eerst zijn pensioen krijgt uitgekeerd. Omdat bedrijven een beperkte bewaarplicht hebben op de administratie is de bron van een fout na 7 jaar niet meer te achterhalen, terwijl het bedrijf wel aansprakelijk blijft. Zo kunnen problemen met de pensioenadministratie ook de winstgevendheid of zelfs de bedrijfscontinuïteit van de organisatie beïnvloeden.

Werknemer de dupe

De werknemer kan de dupe worden door een verschil in pensioenadministratie omdat hij uiteindelijk minder pensioenuitkering krijgt dan waar hij recht op heeft. In bovenstaand voorbeeld betreft het verschil €500 per jaar, maar stel dat dit stelselmatig plaats heeft gevonden over de laatste 5 jaar. Dan wordt het verlies aan afgedragen pensioen al €2500,- voor de werknemer! En als hij hier in de toekomst pas achter komt dan is het verlies aan pensioeninkomsten nog veel groter.

Bedrijfsrisico’s voor de werkgever

Als werkgever bent u verantwoordelijk (en aansprakelijk) voor het nakomen van de afspraken die u met uw werkgevers gemaakt heeft. Ook de afspraken over het pensioen.

Een bedrijf met 100 werknemers dat de afgelopen 5 jaar €500 per werknemer te weinig pensioen heeft afgedragen, loopt het risico een claim te krijgen om €250.000,- bij te storten in het pensioenfonds. Dit is niet alleen een enorme financiële tegenvaller; ook uw imago als werkgever lijdt schade.

Steekproef niet voldoende waarborg

Natuurlijk heeft u een waarborg; uw accountant, uw eigen salarisadministrateur en de controleur van het pensioenfonds hebben u geïnformeerd dat uw pensioenadministratie op orde is.

Helaas ondervangt deze waarborg echter niet alle problemen. De accountant en het pensioenfonds geven een waarborg op basis van een steekproef. Voor de werknemers die niet in de steekproef zijn meegenomen, kan er dus nog steeds een verschil in pensioenadministratie bestaan. Met alle risico’s van dien.

Wat kunt u doen om een correcte pensioenadministratie te garanderen?

Om onvoorziene tegenvallers te voorkomen raden wij u aan om uw pensioenadministratie te laten onderzoeken. Voor alle werknemers zullen de actuele en historische verschillen zichtbaar worden gemaakt tussen de administratie van uw organisatie en die van het pensioenfonds/verzekeraar.

Zo’n onderzoek kan tot meerdere jaren teruggaan. De verschillen kunnen per jaar zichtbaar gemaakt worden, zodat de effecten voor de werkgever en werknemer duidelijk naar voren komen. Deze verschillen moeten worden geanalyseerd en aan de eindgebruiker ter beschikking gesteld, zodat ze kunnen worden opgelost.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden om verschillen in uw pensioenadministratie inzichtelijk te maken? Neem contact met ons op