Soepele onboarding met behulp van een HR-systeem

Voor veel mensen vormen de eerste weken van januari een vrij rustige periode waarin er nog volop wordt nagenoten van de feestdagen. Dat geldt niet voor inhurende managers, voor hen staat deze tijd meestal in het teken van onboarding. Het is namelijk een typisch moment waarop er veel nieuwe medewerkers beginnen. Om hun taken wat te verlichten, zijn er dan ook diverse HR-systemen die de hectiek van onboarding sterk vereenvoudigen.

Wat is onboarding?

Onboarding staat voor de activiteiten in de periode waarin een nieuwe werknemer bij een organisatie in dienst treedt. Op de eerste werkdag moeten immers alle documenten op orde zijn, er moet toegang tot alle systemen zijn en er moeten een werkplek, een laptop en een telefoon beschikbaar zijn.

Als inhurend manager ontvangt u de nieuwe werknemer en zorgt u voor een zachte landing. U vult de agenda, stelt degene aan iedereen voor en maakt duidelijk wat er wordt verwacht. Daarnaast ziet u er op toe dat er een wekelijks overleg met de directe manager is waarbij de nieuweling eventuele problemen kan bespreken. Het gaat er hierbij om dat de nieuwe werknemer zich welkom en ondersteund voelt.

Preboarding zorgt nog eerder voor betrokkenheid

Behalve onboarding is er ook preboarding, dit gaat over de activiteiten die starten zodra een nieuwe werknemer wordt aangenomen. Na het ondertekenen van een contract kan het in verband met een opzegperiode soms drie maanden duren voordat de werknemer daadwerkelijk in dienst treedt, en in die tijd is het belangrijk om de aanstaande nieuwe werknemer al wel te betrekken bij de organisatie.

De nieuweling kan zich misschien al voorbereiden met wat naslagwerk en degene kan al uitgenodigd worden voor een bedrijfsborrel of personeelsuitje. Zo kan de werknemer zich al betrokken gaan voelen bij de organisatie voordat de onboarding begint.

Zowel preboarding als onboarding zorgen voor een positieve employee journey

Vanaf het moment dat iemand overweegt om bij een organisatie te gaan solliciteren, start diegene met een zogenaamde employee journey. Hierbij is een goede employer branding van belang, want dit kan ervoor zorgen dat geïnteresseerden ook daadwerkelijk overgaan tot een sollicitatie.

Met een doordachte preboarding en onboarding wordt de employee journey voortgezet en krijgt de nieuweling meteen een positief en welkom gevoel. Deze positieve ervaringen zorgen ervoor dat hij of zij beter presteert en ook langer bij de organisatie in dienst zal willen blijven.

De onderstaande grafiek onderstreept de voordelen van een degelijke pre- en onboarding:
 
 

Voordelen onboarding

 
 
 
Daarbij moet wel worden gesteld dat de pre- en onboarding in lijn moeten zijn met de verwachtingen die tijdens de sollicitatiegesprekken zijn gecreëerd. Als er tijdens de sollicitatieprocedure geen duidelijk beeld van de organisatie en de functie inhoud is geschetst, zal een goede preboarding en onboarding geen effect hebben.

Onderzoek toont aan dat bij een teleurstellende onboarding meer dan de helft van de nieuwe werknemers (51%) binnen een half jaar alweer wil vertrekken. 22% van hen zegt hun baan al binnen 45 dagen op en 4% vertrekt als de eerste dag moeizaam verloopt. De overige 25% heeft in het eerste jaar van hun dienstverband weer een nieuwe baan.*

De kosten van deze vroege vertrekkers worden geschat op minstens drie keer het salaris van die werknemer.*
 

Een HR-systeem kan ondersteunen bij zowel pre- als onboarding

Nu is dat allemaal wel veel werk: die preboarding en onboarding. Daarom kan een HR-systeem helpen met het opzetten van een takenlijst en het instellen van bijbehorende notificaties voor een HR- als inhurend manager. Ook kan er een workflow worden ingericht met afspraken, overlegmomenten en trainingen in de eerste weken en maanden.

Daarnaast kan een nieuwe werknemer al voor indiensttreding toegang tot bepaalde documentatie krijgen en zelf alvast wat gegevens invullen.

Onboarding is alleen geen standaard functionaliteit, niet ieder HR-systeem biedt deze opties. Staat uw organisatie op het punt om voor een (nieuw) HR-systeem te kiezen? VroomHR kan u helpen met het selecteren van het systeem dat het beste bij uw HR-ambitie aansluit. Neem voor meer informatie contact op met Jos van der Sommen.

——————————
*Bronnen:
https://www.consultancy.nl/nieuws/9576/bersin-by-deloitte-onboarding-verhoogt-succes-werknemers
https://www.hrbase.nl/profiles/blogs/investeren-in-onboarding-cijfers-en-metrics