FAQ

+

Waarom is implementatie van eHRM verandermanagement?

eHRM is een andere manier van werken, een cultuurverandering die moet aansluiten bij uw organisatiecultuur.

eHRM gaat verder dan de implementatie van een HR-systeem voor professionals, of het werken met digitale formulieren (dat is slechts de eerste stap).
eHRM gaat vaak samen met integraal management, de realisatie van een shared service centrum, een HR-helpdesk, een HR-portaal, standaardisering van processen, verbetering van de kwaliteit van mutaties aan de bron en een cultuur van verantwoordelijkheid.

+

Moet ik eHRM implementeren om efficiënter te gaan werken?

Het antwoord is nee. Meestal wordt meer het merendeel van de besparingen gerealiseerd door optimalisatie van de bestaande procesgang. Bijvoorbeeld door onnodige controles te

schrappen, dubbele registratie te voorkomen door mailmerge, of de volgorde van stappen te wijzigen en door het hanteren van het uitgangspunt dat medewerkers in staat zijn hun taak goed uit te voeren.
Wanneer u echter optimale efficiëntie wilt realiseren, dan is de implementatie van eHRM noodzakelijk.

+

Waarom investeren in eHRM?

eHRM zorgt voor efficiëntie door eenmalige registratie en borging van kwaliteit aan de bron, voor verantwoordelijkheid en zelfsturing door online stuurinformatie en optimale integratie van systemen.

e-HRM sluit ook aan bij de maatschappelijke ontwikkeling van internet gebruik en zelfredzaamheid, zoals internet bankieren, online reizen boeken, de opkomst van internet winkels en toenemend gebruik van sociale media.

+

Hoe omgaan met de weerstand van managers tegen het selfservice concept?

Zorg dat het proces, de werkwijze en de ondersteuning hierin voor de managers duidelijk zijn en laat wat de voordelen voor de managers zien. Dit zijn gewoonlijk

een kortere doorlooptijd van het proces, minder werk door kwaliteitsborging bij de bron, efficiënter ingerichte processen en online stuurinformatie voor de manager. Zorg tevens voor enthousiaste collega managers, die goed zijn ingewerkt op het concept en de voordelen van selfservice uitdragen in de organisatie.

+

Adviseert Vroom één geïntegreerd HR-systeem?

Om deze vraag te beantwoorden, moeten we meer informatie hebben. Het beste HR-systeem voor u is immers dat systeem dat het best aansluit op uw eisen en wensen.

Eén geïntegreerd systeem kan voordelig zijn, wanneer u goed gebruik maakt van deze integratie en uw ambitie op de verschillende HR-werkvelden beperkt is. Dan bespaart een geïntegreerd systeem u de kosten en zorgen van koppelingen. Dan hoeft u geen onnodig complexe processen te maken, om de gegevens in de verschillende systemen actueel en identiek te houden.
Heeft uw organisatie wel specifieke of uitgebreide eisen en wensen, dan blijkt dit vaak alleen met gespecialiseerde software te realiseren. Bijvoorbeeld recruitment, e-learning of roosteren.
Bedenk verder dat integratie ook inhoud dat de complexiteit vergroot wordt, doordat functionaliteit op elkaar moet aansluiten. Wanneer u zeer beperkt gebruik van de integratie maakt, bent u onnodig duur uit.

+

Wat is het beste HR-systeem?

Om deze vraag te beantwoorden, is meer informatie nodig. Het beste HR-systeem voor uw organisatie is immers dat systeem dat het best aansluit op uw eisen en wensen en op uw cultuur.

Dat is lang niet altijd het systeem met de meeste functionaliteit of de modernste techniek.
Inventariseer daarom altijd eerst uw HR-ambitie en borg deze uw organisatie. Met een heldere HR-ambitie kunt u vaststellen welke systemen in aanmerking komen. Daarna brengt u de eisen en wensen per HR-vakgebied in kaart en dan kan de vraag beantwoord worden wat voor uw organisatie het beste HR-systeem lijkt te zijn. Toets tot slot voor een goed onderbouwde keuze het beoogde systeem aan de hand van een praktijk casus, waarin naast functionaliteit ook complexiteit getoetst wordt.

+

Waarom eerst processen beschrijven voor een systeemimplementatie?

Procesbeschrijvingen geven aan hoe u gebruik wilt maken van het HR-systeem. Welke gegevens moeten aangeleverd worden en door wie. Wat zijn de controles op

de aangeleverde gegevens, welke signaleringen komen uit het systeem, welke documenten worden gegenereerd en welke triggers voor het starten van processen komen uit het HR-systeem.
Wanneer processen onduidelijk zijn, kan er discussie ontstaan tijdens de implementatie. Het risico is dat de scope van uw project gaat schuiven en dat het systeem bij nader inzien anders ingericht moet worden.

+

Wat is de functie van een HR-portaal?

Het HR-portaal is het gezicht van de HR-afdeling. De eerste ingang voor HR-gerelateerde vragen en onderwerpen en onmisbaar bij de implementatie van eHRM.

Een optimaal HR-portaal biedt overzichten en signaleringen, ken- en stuurgetallen, een digitaal dossier, persoonsgebonden informatie, toegang tot de HR-helpdesk en de mogelijkheid om workflows te starten.
Daarnaast bevat het formulieren, instructies, sjablonen/standaard documenten, FAQ-lijst, helpteksten en HR-nieuws. Idealiter is het HR-portaal onderdeel van het bedrijfsportaal en onafhankelijk van het HR-systeem, dat uiteraard wel koppelt met het portaal.

+

Eén global HR en Payroll-systeem of lokale oplossingen?

In deze tijd van globalisering, gaan steeds meer bedrijven internationaal werken. In verband met de wens van het management naar eenduidige en steeds actuele stuurinformatie,

In deze tijd van globalisering, gaan steeds meer bedrijven internationaal werken. In verband met de wens van het management naar eenduidige en steeds actuele stuurinformatie, plus een efficiënte (organisatiebrede) werkwijze willen veel bedrijven het liefst in één HR en Payroll-systeem werken. Functioneel gezien de ideale oplossing. Waarom zijn er dan weinig organisaties die deze oplossing geïmplementeerd hebben? Lees meer over internationale HR en Payroll-oplossingen

+

Hoe maak je een Business Case eHRM?

Begin met de inventarisatie van de actuele situatie. Hoe zitten de huidige processen in elkaar, hoeveel tijd besteedt welke functionaris en wat betekent dit op basis van kostprijsberekening.

Inventariseer vervolgens de overige structurele en gemiddelde eenmalige kosten, bijvoorbeeld voor systeemlicenties, salarisverwerking en consultancy.
Voer op basis van uw HR-ambitie een papieren efficiëntieslag uit op de processen en vraag prijsindicaties voor structurele en eenmalige kosten op bij leveranciers. Lastiger is het om de verwachte kwaliteitsslag te kwantificeren in opbrengsten, bijvoorbeeld een verwachte daling van het verzuimpercentage doordat het proces consequent bewaakt wordt. Zet tenslotte de actuele situatie af tegen de gewenste situatie en hanteer daarbij een afschrijvingstermijn voor de implementatiekosten.

+

Efficiënter werken, hoe pakken we dat aan?

Door de volgende uitgangspunten te hanteren en consequent toe te passen:

· Realisatie / afdwingen van kwaliteit van mutaties bij de bron,
· Eenmalige vastlegging van mutaties,
· Proces bouwen op de aanname dat iedereen zijn taak goed kan uitvoeren,
· Processtappen zonder toegevoegde waarde schrappen,
· Aanwezige gegevens presenteren ter ondersteuning,
· Processen zoveel mogelijk standaardiseren,
· Arbeidsvoorwaarden zoveel mogelijk harmoniseren,
· Documenten laten invullen vanuit aanwezige registratie,
· Communicatie via documenten zoveel mogelijk automatiseren.
Bedenk wel, dat het in praktijk brengen van deze uitgangspunten een cultuurverandering en daarmee een veranderingsproces is dat goed begeleid moet worden.

+

Waarom een HR-helpdesk?

De HR-helpdesk past bij de ontwikkeling van efficiënt werken, zelfredzaamheid van medewerkers, verzakelijking van de dienstverlening en eHRM.

Deze ontwikkelingen maken dat het aantal HR-medewerkers afneemt en het “pamperen” van medewerkers verleden tijd wordt.
De HR-helpdesk heeft tot doel om HR één gezicht / ingang te geven, waardoor inzichtelijk wordt welke HR gerelateerde vragen er binnen de organisatie leven en hoeveel tijd HR aan deze vragen besteedt. Door dit structureel op te pakken kunnen leemtes in de HR-documentatie en HR-kennis vroegtijdig opgepakt worden door bijvoorbeeld instructies aan te passen of opleidingen te organiseren.
Tenslotte kan HR via een helpdesksysteem eenvoudig rapporteren over de realisatie van de afgesproken dienstverlening.

+

Wat zijn de aandachtspunten bij een SaaS-oplossing?

Met een SaaS-oplossing staan de soft- en hardware buiten de deur. Er wordt via intranet, of internet met het HR-systeem gewerkt.

Aandachtspunten bij deze oplossing zijn:
· Sluiten de beveiliging van uw ICT-afdeling en de SaaS-dienstverlener op elkaar aan,
· Is de capaciteit van de verbinding voldoende,
· Hoe blijft het systeem werken bij een calamiteit bij uw provider,
· Aan welke eisen ten aanzien van performance en beschikbaarheid moet de dienstverlener voldoen
· Hoe zijn de gegevens die over de lijn gaan beveiligd
· Hoe is dit alles vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst.
Belangrijk hierbij zijn uiteraard de eisen die uw organisatie stelt aan deze punten.

+

Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden?

Wees kritisch als u om financiële redenen wilt uitbesteden. Outsourcingspartijen lijken vaak goedkoper, omdat ze rekenen op basis van hun al geoptimaliseerde processen.

Heeft u voldoende volume om dezelfde optimalisatieslag toe te passen, dan is outsourcing meestal duurder. Een ander risico van outsourcing is dat uw werkwijze en organisatiecultuur niet aansluit bij die van uw outsourcingspartij. Zorg dat uw processen op orde zijn voordat u gaat outsourcen. Tot slot levert u met outsourcing een deel van uw flexibiliteit in.
Valide redenen om te wel uit te besteden zijn onvoldoende volume om het proces te borgen en deskundigheid op te bouwen en kosten (als de focus op uw primaire proces meer oplevert, dan outsourcing kost).

+

HR-processen: “Make or Buy?”

Wanneer u snel en met beperkte inspanning complete HR-processen nodig heeft, dan is kopen een optie. Risico bij kopen is dat de processen niet goed aansluiten

bij uw organisatiecultuur en het draagvlak voor de nieuwe werkwijze ontbreekt. Dit is te ondervangen door de processen organisatie specifiek te maken.
Een veiligere optie is de processen op basis van best practice te ontwikkelen met een afvaardiging van alle betrokkenen en een procesdeskundige. Door deze aanpak worden de processen direct organisatie specifiek gemaakt en groeit de uw organisatie mee in de verandering. De direct betrokkenen zijn uw ambassadeurs gedurende de implementatie. Dit vraagt meer doorlooptijd en de organisatie moet meer inspanning leveren.

+

Is P&O uitbesteden interessant?

Of outsourcen / Business Proces Outsourcing (BPO) van P&O voor u interessant is, is afhankelijk van de omstandigheden binnen uw organisatie. Zijn de redenen om

voor BPO te kiezen van toepassing op uw organisatie, of zijn dit nu juist de argumenten om “in huis” te werken. Maak zelf uw inschatting op basis van dit artikel over P&O uitbesteden: een trend om te volgen?

 

+

Werken jullie samen met ZZP’ers?

De consultancy diensten die Vroom levert worden voor 99% door eigen medewerkers van Vroom ingevuld. Voor de realisatie van de adviezen, zoals de

implementatie van geoptimaliseerde processen, eHRM of een HR-systeem, werken wij regelmatig samen met zelfstandige HR-professsionals. Dit zijn ZZP’ers die gelieerd zijn aan Vroom en onder onze verantwoordelijkheid en volgens onze methodieken werken.

+

Hoe zit jullie relatie met RvdB?

Zowel Vroom als RvdB (RaymakersvdBruggen) zijn al ruim 20 jaar actief op de HR-markt. Sinds 2010 zijn wij intensief samen gaan werken omdat onze dienstverlening

elkaar aanvult. Bij de HR-projecten die Vroom doet, is geregeld tijdelijke capaciteit nodig voor de HR of Payroll- afdeling. Ook komt het voor dat onze opdrachtgevers behoefte hebben aan nieuwe vaste krachten en daarvoor een recruitment bureau willen inschakelen. Dergelijke diensten worden door RvdB ingevuld. In 2010 is Vroom ook verhuisd en ingetrokken bij RvdB. RvdB heeft ook een aandeel in Vroom genomen.

+

Hoe onafhankelijk is Vroom?

Vroom is 100% leverancier- en systeem onafhankelijk. Wij verkopen geen HR-systemen en krijgen ook geen commissie, leadfees, of andere vergoedingen van

softwareleveranciers indien wij onze opdrachtgever adviseren om hun software aan te schaffen. Vroom wordt betaald voor hun advieswerk tijdens de selectiefase en projectleiding tijdens de implementatiefase door de opdrachtgever. Er bestaat niet zoiets als het “beste” HR-systeem op de markt. Wel het best passende HR-systeem. Door de HR-ambitie van de opdrachtgever te combineren met onze systeemselectie aanpak en marktkennis, tonen wij aan welke leverancier het beste past bij de eisen en wensen van de opdrachtgever.

+

Wie zijn jullie opdrachtgevers?

In de afgelopen 20 jaar heeft Vroom voor opdrachtgevers in allerlei branches gewerkt. In grote lijnen werken we circa 60% voor publieke organisaties en 40%

voor profit organisaties. Het merendeel van onze opdrachtgevers zijn middelgrote organisaties tussen de 500 en 5000 medewerkers. Ook werken we geregeld voor multinationals met een internationale vraagstelling. We werken niet voor het MKB.