FAQ efficiënter werken

Efficiënter werken

FAQ’s en onze antwoorden over efficiënter werken

Waarom een HR-helpdesk?

De HR-helpdesk past bij de ontwikkeling van efficiënt werken, zelfredzaamheid van medewerkers, verzakelijking van de dienstverlening en eHRM. Deze ontwikkelingen maken dat het aantal HR-medewerkers afneemt en het “pamperen” van medewerkers verleden tijd wordt.

De HR-helpdesk heeft tot doel om HR één gezicht / ingang te geven, waardoor inzichtelijk wordt welke HR gerelateerde vragen er binnen de organisatie leven en hoeveel tijd HR aan deze vragen besteedt. Door dit structureel op te pakken kunnen leemtes in de HR-documentatie en HR-kennis vroegtijdig opgepakt worden door bijvoorbeeld instructies aan te passen of opleidingen te organiseren.

Tenslotte kan HR via een helpdesksysteem eenvoudig rapporteren over de realisatie van de afgesproken dienstverlening.

Efficiënter werken, hoe pakken we dat aan?

Door de volgende uitgangspunten te hanteren en consequent toe te passen:

  • Realisatie / afdwingen van kwaliteit van mutaties bij de bron,
  • Eenmalige vastlegging van mutaties,
  • Proces bouwen op de aanname dat iedereen zijn taak goed kan uitvoeren,
  • Processtappen zonder toegevoegde waarde schrappen,
  • Aanwezige gegevens presenteren ter ondersteuning,
  • Processen zoveel mogelijk standaardiseren,
  • Arbeidsvoorwaarden zoveel mogelijk harmoniseren,
  • Documenten laten invullen vanuit aanwezige registratie,
  • Communicatie via documenten zoveel mogelijk automatiseren.

Bedenk wel, dat het in praktijk brengen van deze uitgangspunten een cultuurverandering en daarmee een veranderingsproces is dat goed begeleid moet worden.

Hoe maak je een Business Case eHRM?

Begin met de inventarisatie van de actuele situatie. Hoe zitten de huidige processen in elkaar, hoeveel tijd besteedt welke functionaris en wat betekent dit op basis van kostprijsberekening. Inventariseer vervolgens de overige structurele en gemiddelde eenmalige kosten, bijvoorbeeld voor systeemlicenties, salarisverwerking en consultancy.

Voer op basis van uw HR-ambitie een papieren efficiëntieslag uit op de processen en vraag prijsindicaties voor structurele en eenmalige kosten op bij leveranciers. Lastiger is het om de verwachte kwaliteitsslag te kwantificeren in opbrengsten, bijvoorbeeld een verwachte daling van het verzuimpercentage doordat het proces consequent bewaakt wordt. Zet tenslotte de actuele situatie af tegen de gewenste situatie en hanteer daarbij een afschrijvingstermijn voor de implementatiekosten.