FAQ HR-systemen

HR-systemen

FAQ’s en onze antwoorden over HR-systemen

Eén global HR en Payroll-systeem of lokale oplossingen?

In deze tijd van globalisering, gaan steeds meer bedrijven internationaal werken. In verband met de wens van het management naar eenduidige en steeds actuele stuurinformatie, plus een efficiënte (organisatiebrede) werkwijze willen veel bedrijven het liefst in één HR en Payroll-systeem werken. Functioneel gezien de ideale oplossing. Waarom zijn er dan weinig organisaties die deze oplossing geïmplementeerd hebben? Lees meer over internationale HR en Payroll-oplossingen

Wat is de functie van een HR-portaal?

Het HR-portaal is het gezicht van de HR-afdeling. De eerste ingang voor HR-gerelateerde vragen en onderwerpen en onmisbaar bij de implementatie van eHRM.

Een optimaal HR-portaal biedt overzichten en signaleringen, ken- en stuurgetallen, een digitaal dossier, persoonsgebonden informatie, toegang tot de HR-helpdesk en de mogelijkheid om workflows te starten.

Daarnaast bevat het  formulieren, instructies, sjablonen/standaard documenten, FAQ-lijst, helpteksten en HR-nieuws. Idealiter is het HR-portaal onderdeel van het bedrijfsportaal en onafhankelijk van het HR-systeem, dat uiteraard wel koppelt met het portaal.

Waarom eerst processen beschrijven voor een systeemimplementatie?

Procesbeschrijvingen geven aan hoe u gebruik wilt maken van het HR-systeem. Welke gegevens moeten aangeleverd worden en door wie. Wat zijn de controles op de aangeleverde gegevens, welke signaleringen komen uit het systeem, welke documenten worden gegenereerd en welke triggers voor het starten van processen komen uit het HR-systeem.

Wanneer processen onduidelijk zijn, kan er discussie ontstaan tijdens de implementatie. Het risico is dat de scope van uw project gaat schuiven en dat het systeem bij nader inzien anders ingericht moet worden.

Wat is het beste HR-systeem?

Om deze vraag te beantwoorden, is meer informatie nodig. Het beste HR-systeem voor uw organisatie is immers dat systeem dat het best aansluit op uw eisen en wensen en op uw cultuur. Dat is lang niet altijd het systeem met de meeste functionaliteit of de modernste techniek.

Inventariseer daarom altijd eerst uw HR-ambitie en borg deze uw organisatie. Met een heldere HR-ambitie kunt u vaststellen welke systemen in aanmerking komen. Daarna brengt u de eisen en wensen per HR-vakgebied in kaart en dan kan de vraag beantwoord worden wat voor uw organisatie het beste HR-systeem lijkt te zijn. Toets tot slot voor een goed onderbouwde keuze het beoogde systeem aan de hand van een praktijk casus, waarin naast functionaliteit ook complexiteit getoetst wordt.

Adviseert Vroom één geïntegreerd HR-systeem?

Om deze vraag te beantwoorden, moeten we meer informatie hebben. Het beste HR-systeem voor u is immers dat systeem dat het best aansluit op uw eisen en wensen.

Eén geïntegreerd systeem kan voordelig zijn, wanneer u goed gebruik maakt van deze integratie en uw ambitie op de verschillende HR-werkvelden beperkt is. Dan bespaart een geïntegreerd systeem u de kosten en zorgen van koppelingen. Dan hoeft u geen onnodig complexe processen te maken, om de gegevens in de verschillende systemen actueel en identiek te houden.

Heeft uw organisatie wel specifieke of uitgebreide eisen en wensen, dan blijkt dit vaak alleen met gespecialiseerde software te realiseren. Bijvoorbeeld recruitment, e-learning of roosteren.

Bedenk verder dat integratie ook inhoud dat de complexiteit vergroot wordt, doordat functionaliteit op elkaar moet aansluiten. Wanneer u zeer beperkt gebruik van de integratie maakt, bent u onnodig duur uit.