Ook toe aan e-HRM 2.0?

Bij veel organisaties zijn de digitale HR-processen ooit ingericht, maar is er sindsdien niet meer naar omgekeken. Een gemiste kans, want de internettechnologie ontwikkelt zich steeds verder waardoor er steeds meer mogelijk is. Bovendien zijn de ideeën over e-HRM de laatste decennia sterk veranderd. Hoog tijd om uw HR-processen te herontwerpen en e-HRM 2.0 te introduceren in uw organisatie. Frank Essenberg en Annemiek Schriever leggen uit waarom.

Digitale HR-processen, het ondergeschoven kindje van de organisatie?

Electronic Human Resource Management – kortweg e-HRM- werd vele jaren geleden geïntroduceerd. Wikipedia omschrijft dit begrip als ‘het ondersteunen van de activiteiten van Personeel & Organisatie door gebruik te maken van internettechnologie’. In de volksmond hebben we het hierbij vooral over gedigitaliseerde en geautomatiseerde HR-processen.

In de praktijk zien wij regelmatig dat deze digitale HR-processen jaren geleden zijn ingericht, maar dat er sindsdien niet meer naar is omgekeken. Dit biedt ruimte voor verbetering. De wereld van de internettechnologie staat namelijk niet stil. Er komen steeds meer technische functionaliteiten waardoor de workflows sterk vereenvoudigd en verbeterd kunnen worden. Ook de wijze waarop gedacht wordt over e-HRM is veranderd. Waar in de beginjaren de leidinggevenden als startpunt werden gezien, is de input tegenwoordig steeds vaker van de medewerker afkomstig. Oftewel, invoer bij de bron.

Als VroomHR gevraagd wordt voor procesoptimalisatie of het verbeteren van de HR-workflows, blijkt meestal dat onze klanten de inrichting van jaren geleden ervaren als ouderwets. Maar vaak ontbreken de tijd en kennis om hier daadwerkelijk iets aan te doen. “Het functioneert”, wordt er dan gezegd. En daarmee verdwijnt de urgentie. Maar tegenwoordig wordt de beleving, bijvoorbeeld de employee journey van een kandidaat tijdens het werving-en-selectie- en onboardingproces steeds belangrijker. In toenemende mate wordt ook de medewerkerstevredenheid gemeten. Vaak komt dan de ‘administratieve last’ negatief naar voren. Dit toont aan dat het belangrijk om uw HR-processen actueel te houden. Lees hier meer over 5 goede andere redenen om uw HR-processen te optimaliseren.

De oplossing: uw HR-processen herontwerpen

Aan de slag dus met moderne, gedigitaliseerde en waar mogelijk geautomatiseerde HR-processen. Bij VroomHR doen we dit met workshops waarin we samen met de organisatie de processen opnieuw tegen het licht houden en herontwerpen. Naast HR-professionals zijn hier ook (eind)gebruikers uit de organisatie bij betrokken en twee consultants van VroomHR. Eén consultant leidt de workshop terwijl een tweede VroomHR collega live op het scherm de processen verbetert naar hedendaagse maatstaven en de mogelijkheden van het e-HRM-systeem.

Een paar voorbeelden:
Vroeger werden de gegevens van een nieuwe medewerker standaard door de leidinggevende en de HR-administratie aangemaakt in het systeem. Nadat alle gegevens in het systeem verwerkt waren, kreeg de nieuwe medewerker toegang tot het e-HRM-systeem.

Tegenwoordig is het mogelijk om de nieuwe medewerker een registratielink te sturen via de (privé-) e-mail. Hierdoor kan hij of zij zelf starten (bij de bron) met het invullen van de benodigde gegevens voor de indiensttreding. Ook kan de nieuweling aanvullende gegevens direct invoeren en bijlagen zoals diploma’s en certificaten uploaden. Dit levert zowel de leidinggevende als de administratie veel tijdwinst op.

Hetzelfde geldt voor het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst. Een ‘natte handtekening’ en het toesturen en retourneren van het getekende contract per post is niet meer van deze tijd. Een link voor digitaal ondertekenen toesturen wél. Na afloop wordt het document in het dossier opgeslagen en kan het bekeken worden in het account dat de nieuwe medewerker heeft aangemaakt. Deze zaken spreken nieuwe medewerkers aan en zorgen ervoor dat HR zich kan bezighouden met de business in plaats van met de administratie.

Succesfactoren voor e-HRM 2.0

  • Een goede beschrijving van het gewenste proces. Hoe u dat doet, leest u in deze blog.
  • Kennis van de mogelijkheden en beperkingen van het e-HRM-systeem.
  • Voldoende beschikbare tijd voor de procesontwerpsessies (gemiddeld 1 dag per week voor het projectteam).
  • Budget voor de implementatie, te weten voor projectleiding / verandermanagement en aanpassing van de workflows.
  • Draagvlak en betrokkenheid van de organisatie om deze verandering te realiseren. Weet u niet hoe het zit met de veranderbereidheid binnen uw organisatie? Meet deze dan, bijvoorbeeld met de Dinamo quickscan.

Gaat u ook voor e-HRM 2.0?

Overtuigd dat de e-HRM bij uw organisatie ook beter kan en toe is aan modernisering? Wij zorgen voor geavanceerde HR-processen en een uitstraling van uw organisatie die past bij de doelgroep die u wilt aanspreken. Gaat u voor e-HRM 2.0, dan helpt VroomHR u graag met:

  • Expertise op het gebied van HR, processen en alle HR-systemen.
  • 25 jaar ervaring met het begeleiden van werkgroepen voor procesoptimalisatie.
  • Een zeer efficiënte manier om processen te beschrijven.
  • Het leveren van best practices van alle HR-processen (hierdoor kunt u starten op 80% in plaats van vanaf 0).
  • Het leveren van marktkennis over HR-technologie en vergelijkbare organisaties.
  • Kennis van het borgen van de nieuwe werkwijze in de organisatie (verandermanagement).

Heeft u behoefte aan meer informatie of een vrijblijvende online afspraak? Neem contact met ons op. Of bel onze experts Frank Essenberg of Annemiek Schriever om samen te bekijken wat wij voor u kunnen doen.

Want HR kan altijd beter!