Payroll analytics ook bereikbaar voor kleine internationale bedrijven

Van ondergeschoven kindje naar strategische beleidsbepaler!

Steeds meer organisaties ontdekken de strategische waarde van payroll HR data door intelligente analyse toe te passen. Ook wordt payroll analytics-technologie betaalbaarder als onderdeel van middleware oplossingen. Zo komt het binnen bereik van internationale organisaties met een paar honderd of paar duizend medewerkers. Was een salarisadministrateur of payroll officer voorheen vooral gericht op het leveren van een tijdige en correcte salarisadministratie, in de nabije toekomst levert hij of zij ook strategische informatie die essentieel is voor het HR-beleid.

HR-analytics voegt nieuwe waarde toe aan data

Salarisadministratie betekende vroeger vooral handmatig formulieren verwerken, maar wordt tegenwoordig veelal gedaan met grotendeels geautomatiseerde e-HRM processen en systemen. Op e-HRM volgt nu een nieuwe revolutie: payroll HR-analytics.

Verdere digitalisering versnelt de ontwikkeling van data-gericht werken die de toekomst van payroll gaat bepalen. Nieuwe technologieën waar payroll mee te maken krijgt, zijn Robotic Process Automation (RPA), Artificial Intelligence (AI), Chatbots, Internet of Things (IoT) en blockchain. Big data over bijvoorbeeld personele kosten, investeringen, performance en engagement kunnen worden geanalyseerd en van waardevolle betekenis voorzien met een digitale rekenkracht die voorheen niet mogelijk was.

Payroll professionals vinden sommige van deze ontwikkelingen nu al terug in hun dagelijkse werkzaamheden. Chatbots op het HR shared service center en RPA voor het controleren van mutaties en andere data beginnen gangbaar te worden. Ook zullen de komende jaren meer functies ontstaan op het gebied van informatica, data-analyse en omgaan met intelligente systemen, blijkt uit een onderzoeksrapport van de Hospitality Group: ‘Futures Forum – de toekomst van werk in 2025’.

Wat betekent deze ontwikkeling voor het werk van salarisadministrateurs en internationale payroll officers?
 
 

Payroll analytics voor strategisch HR beleid

 
 

Historie: van handwerk naar automatisering

Jarenlang was payroll voornamelijk gericht op het verwerken van mutaties voor de maandelijkse salarisadministratie. De mutaties werden via Excel files en mutatieformulieren aangeleverd en voornamelijk handmatig ingevoerd.

Met de komst van internet veranderde de salarisverwerking. Handmatig te verwerken mutatieformulieren maakten plaats voor data entry-systemen waarmee salarismutaties werden doorgegeven. Op de afgesproken datum werden de gemuteerde gegevens via een modem getransporteerd naar de salarisprovider. Controleverslagen waren nodig om te checken of mutaties correct waren verwerkt. Na akkoord werd de salarisproductie gedraaid.

De technologie ontwikkelde zich verder en de eerste PSA-systemen (Professional Services Automation) verschenen. Een PSA-systeem kan naast de salarisverwerking ook eenvoudige rapportages draaien: de waarde van data kwam naar voren. Rond 2009 deed e-HRM zijn intrede. E-HRM was een revolutie binnen het vakgebied van HRM: automatisering nam niet meer slechts een deel van het handwerk over, het proces was in zijn geheel geautomatiseerd en nieuwe rapportages werden mogelijk. Toch is dit nog maar een begin in vergelijking met payroll HR-analytics.

Data: oplossing bij onbetrouwbare payroll prestaties

De uitkomst van een Internationale payroll survey (GPA/TMF 2017) liet onder meer een gebrekkige controle zien op het gebied van compliance en het managen van de maandelijkse global payroll data. Dit probleem kan worden opgelost door het gebruik van payroll analytics. Payroll analytics verkleint de foutkans tot nihil door het meten en vergelijken van de maandelijkse data en te sturen op compliance, door kosten te vergelijken en beheersen en onregelmatigheden op te sporen.

Binnen handbereik van kleine en middelgrote organisaties

Steeds meer kleine en middelgrote bedrijven zien internationale groeikansen en breiden uit naar het buitenland. Grenzen worden diffuser en mede door het internet ligt de wereld binnen handbereik. Met de toenemende globalisering vervullen HR en payroll een steeds belangrijkere rol, ook dankzij Multi Country Payroll-oplossingen (MCPO).

Wat tien jaar geleden alleen mogelijk was voor grote multinationals met top range-systemen, komt nu ook binnen bereik van ‘mid-sized and small organizations’. Betrouwbare HR- en payroll analytics wordt ook voor kleinere internationale spelers betaalbaar. Daar is payroll analytics bezig aan een enorme opmars en veel middleware oplossingen worden voorzien van analytics-functionaliteiten. Met dergelijke tools krijgen professionals de mogelijkheid om gegevens op verschillende manieren met elkaar te vergelijken.

Data-analyse naar een hoger plan

Data-analyse is niet nieuw. Ook in het verleden werden vanuit HR al analyses gebruikt, bijvoorbeeld voor het meten van ziekteverzuim en andere soorten afwezigheid. Daarnaast werden payroll gegevens gebruikt om de budgetten voor het nieuwe jaar vast te stellen. Cao-verhogingen en indexeringen werden doorgerekend naar het nieuwe jaar. De uitkomst hiervan was vaak bepalend voor het personeelsbestand. Maar digitale payroll analytics tilt de mogelijkheden naar een hoger plan.

Het wordt steeds duidelijker welke belangrijke informatie payroll bevat en wat u met die informatie kunt doen. Bijvoorbeeld zorgen voor compliance met lokale wet- en regelgeving in meerdere landen, benchmarking tussen verschillende landen, het opstellen van variance reports – vergelijken van data van de huidige met die van de voorgaande payroll periode, opsporen van fraude en meer.

Welke voordelen payroll analytics nog meer te bieden heeft, kunt u lezen in onze whitepaper MCPO.

Payroll HR- analytics: waar beginnen?

Stel, u ziet de waarde van payroll HR-analytics en wilt dit implementeren in de organisatie. Waar kunt u dan beginnen? Wat is de juiste route?

De start ligt in het vergaren van de juiste kennis over wat payroll analytics in de praktijk inhoudt en welke tools daarvoor nodig zijn. Ook is het belangrijk te ontdekken op welke manier payroll analytics het beste in de organisatie past U kunt hiervoor specifiek afgestemde trainingen volgen. In Nederland verzorgt een aantal opleidingsinstituten ‘Excel data-analyse’-trainingen die speciaal gericht zijn op HR, salaris en overige administratieve taken. Elementen van zo’n training zijn het effectief toepassen van specifieke methoden en het presenteren van analyses in een overzichtelijk dashboard.

Metamorfose van de salarisadministrateur: een keuze

In de praktijk zal de uitwerking van HR-analytics terechtkomen bij de salarisadministrateur, omdat die over het algemeen meer affiniteit met cijfers heeft dan de gemiddelde HR-adviseur. Dit betekent voor hem of haar wel een andere manier van werken. Het is vaak een flinke verandering voor iemand die nog weleens verankerd is in een ‘traditionele’ administratieve rol.

Waar digitalisering wordt omarmd, wordt de werkdruk van de salarisadministrateur gelukkig ook verlicht. Door robotisering en Artificial Intelligence (AI) kan de werkdruk afnemen, waarbij handmatige en controlerende taken steeds meer worden overgenomen. Hierdoor krijgt de salarisadministrateur meer tijd om zijn of haar vakinhoudelijke kennis te verplaatsen naar een ander competentiegebied, dat van payroll analytics. Dit vraagt wel om een gerichte keuze van de organisatie en van de persoon zelf.

Uit het Trendonderzoek 2018 van het Nirpa blijkt dat de belangrijkste werkzaamheden van salarisadministrateurs nog steeds bestaan uit het verwerken van mutaties, uitvoeren van controles en het verwerken van de salarissen. Tevens blijkt dat zij minder dan 30% van hun tijd bezig zijn met het genereren van rapportages. Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat de werkdruk, de complexiteit ten opzichte van voorgaande jaren wederom licht is toegenomen. Door in het oude systeem te blijven, blijft er weinig tijd over om bezig te gaan met de toekomstige veranderingen.

Laat de kansen van payroll analytics niet liggen

Langzamerhand wordt voor steeds meer bedrijven duidelijk dat payroll data een schat aan waardevolle informatie bevat. Maar dan moet de organisatie en specifiek de salarisadministrateur payroll analytics wel oppakken. Dit betekent een verschuiving van werkzaamheden en een kans om het imago van payroll te veranderen van ondergeschoven kindje in een betrouwbare en belangrijke strategische informatiebron.

De consultants van VroomHR

VroomHR is gespecialiseerd in het selecteren en implementeren van HR-systemen en salarisdienstverlening. VroomHR werkt met in de praktijk bewezen methoden en technieken voor het vergroten van de veranderbereidheid en de adoptie van de nieuwe manier van werken door gebruikers. Wij begrijpen waar Payroll en HR, managers en medewerkers behoefte aan hebben en denken mee om het maximale uit de HR-systemen te halen.

Heeft u problemen met lokale compliance van uw internationale organisatie?
Ziet u de waarde van payroll analytics maar u weet niet hoe dit past in uw organisatie?

Neem contact met ons op en ontdek wat wij voor uw bedrijf kunnen betekenen!

Meer over internationale payroll leest u hier.