Performance management: 5 valkuilen van het klassieke beoordelingsproces

Voert u nog beoordelingsgesprekken op klassieke wijze? Jaarlijks een gesprek tussen leidinggevende en medewerker, en vervolgens een hele papierwinkel om doelen, beloning, acties en de hele HR-rataplan vast te leggen? Anno 2020 is dat echt niet meer nodig. Bas Boermans, Solution Architect bij VroomHR, beschrijft vijf valkuilen van het klassieke beoordelingsproces. En hij legt uit hoe u uw beoordelingsproces kunt optimaliseren met een eigentijds Performance Management Systeem.

Valkuil 1. Leidinggevende als coach én rechter

Bij de klassieke beoordelingsmethode is de leidinggevende zowel de coach als degene die uiteindelijk bepaalt of iemand zijn doelen heeft behaald. Dit heeft veel invloed op de ervaren veiligheid van medewerkers. Voelen ze zich vrij om vragen te stellen en zelf ook feedback te geven? Hebben ze het gevoel dat hun werk wordt gewaardeerd? En als een leidinggevende niet goed door één deur kan met een bepaalde medewerker, welke invloed heeft dat dan op de beoordeling?

Bovendien weten directe collega’s vaak beter hoe een werknemer functioneert dan de leidinggevende en de HR-manager. Om deze redenen hebben organisaties in toenemende mate behoefte aan een systeem waarin de rollen van coach en beoordelaar gescheiden zijn. En waarin meer vormen van feedback mogelijk zijn, bijvoorbeeld door collega’s, klanten of de werknemer zelf.

Valkuil 2. Management by impression, not by data

Hoe goed kent een leidinggevende zijn werknemers eigenlijk? Goed genoeg om objectieve beoordelingen te geven? Of zijn de beoordelingen meer gebaseerd op de indruk die de leidinggevende van de medewerkers heeft, waarbij zij zo goed zijn als hun laatste project? Dit maakt het bijzonder lastig om een goed onderbouwde beoordeling te geven.

Doelen en beoordelingen duidelijk en systematisch vastleggen. Plus heldere criteria om competenties te meten. Dat kan alleen als er structureel meer data wordt verzameld door op meer verschillende momenten te registreren. En beter gebruik wordt gemaakt van deze data. Alleen zo leidt dit uiteindelijk tot objectieve, goed onderbouwde beoordelingen. Beoordelingen zonder bias dus. Maar hoe pakt u dat aan?

Valkuil 3. Geen rekening houden met de context

Hoe een medewerker functioneert, hangt niet alleen af van zijn eigen inzet. Ook externe factoren – persoonlijk, op organisatieniveau en op projectniveau – hebben invloed op de performance. De klassieke beoordelingsmethode houdt weinig rekening met de context waarin iemand tot bepaalde prestaties komt. En bovendien: wat is het enige waarvan u 100% zeker bent in uw organisatie? Dat er voortdurend dingen veranderen, zowel in positieve als in negatieve zin. Om beter hierop in te spelen stappen steeds meer organisaties over op agile werken. Kijk, en dan is het handig als u individuele en teambeoordelingen kunt vastleggen en vergelijken. En als persoonlijke en bedrijfsdoelstellingen kunnen worden aangepast als de omstandigheden daarom vragen.

Valkuil 4. Werken met verschillende excellijstjes

Het klassieke beoordelingsproces brengt meestal een flinke papierwinkel met zich mee. Van de functioneringschecklist en het beloningsoverzicht, tot de nieuwe targets en bijbehorende acties. Vaak zijn deze gegevens verspreid over verschillende excellijstjes die ‘even snel’ naar de juiste personen gestuurd kunnen worden. Maar wel stuk voor stuk handmatig bijgehouden moeten worden, met een hoog risico op fouten. Hoe betrouwbaar is deze data dan? En hoe zit het met de AVG-richtlijnen? Documenten met persoonlijke informatie versturen per e-mail mag niet zomaar meer.

Is het niet makkelijker om één systeem te hebben waarin 100% betrouwbare informatie gestructureerd wordt vastgelegd en gewijzigd? En waaruit elke betrokkene enkel de informatie die voor hem of haar van belang is, in slechts een paar muisklikken kan ophalen?

Valkuil 5. Duurt te lang!

De afhandeling en opvolging van een klassiek beoordelingsgesprek vragen dikwijls behoorlijk wat tijd en energie. Alle details moeten nauwkeurig vastgelegd worden door HR, directie, leidinggevende en de medewerker zelf. Dan moeten de documenten nog naar alle betrokkenen worden gemaild voor akkoord. Vergeten om een document te mailen is zo gebeurd, en het is nog maar afwachten hoe snel iemand reageert.

Dat kan efficiënter! Hoe? Bijvoorbeeld door het hele beoordelingsproces naar de cloud te brengen, processen en documenten te standaardiseren en automatische meldingen sturen zodra er documenten klaarstaan.

Voordelen van een goed Performance Management Systeem

Een modern Performance Management Systeem biedt – mits goed ingericht – de volgende voordelen:

  • Vraag ook feedback aan collega’s, klanten of aan de werknemer zelf. Zo ontstaat een volledig beeld van het functioneren in plaats van een eenzijdige beoordeling.
  • Leg niet alleen doelen vast, maar ook duidelijk gedefinieerde criteria om competenties te meten.
  • Verzamel gestructureerd performance data op individueel, project- en organisatieniveau en vergelijk deze informatie.
  • Houd rekening met de context en veranderende omstandigheden.
  • Maak documenten centraal beschikbaar en stel daarbij de toegangsrechten op detailniveau ins.
  • Laat uw beoordelingsproces niet alleen soepeler maar ook sneller verlopen door workflow automation.

In de spotlights: de Performance Management module van Talentsoft

Bij VroomHR denken we met u mee over welke HR-oplossing uw beoordelingsproces efficiënter kan maken. Bijvoorbeeld de Performance Management module van Talentsoft. Een innovatief HR-systeem voor werkgevers die hun medewerkers willen stimuleren het beste uit zichzelf te halen. Met onder meer op maat gemaakte beoordelingsdocumenten, aanpasbare formulieren en doelstellingen, en tools waarmee medewerkers hun eigen vaardigheden kunnen ontwikkelen. Deze maatwerkoplossing implementeren we in nauwe samenwerking met uw HR- en IT-afdeling en andere stakeholders vanuit de business.

Zo maken wij uw beoordelingsproces efficiënter:

  • Centraal toegankelijk, dus optimaal gebruik van data en informatie.
  • Compliant met AVG-richtlijnen.
  • Digitaal, dus minder papierverbruik.
  • Schaalvoordelen: één formulier kan bijvoorbeeld voor 20.000 medewerkers worden gebruikt.
  • Meerdere manieren van feedback geven, van in de lijn tot afdelingsoverschrijdend op projectniveau.
  • Continu aanpassen van doelstellingen en acties mogelijk.
  • Realtime HR- en managementdashboards.
  • Continuous Conversation: u blijft doorlopend in gesprek met uw medewerkers door onder meer feedback en microlearning.

Zo maakt VroomHR het verschil

Bas Boermans: “Een Performance Management Systeem biedt het juiste gereedschap om de kwaliteit van uw beoordelingsproces te verbeteren en het proces efficiënter te maken. Dit staat of valt met een optimale aansluiting op uw bedrijfsprocessen, iets dat de implementatie behoorlijk complex maakt. Goed voorwerk is hierbij dus essentieel. U bent er namelijk nog niet met een correcte inrichting van de techniek; dat is slechts 20% van het project. De overige 80% is verandering van cultuur en processen. Want van Excel naar Software as a Service (SaaS) betekent niet alleen een nieuw systeem maar ook een hele nieuwe manier van beoordelen. En juist daarin maken wij bij VroomHR het verschil. Samen met uw projectteam vertalen wij uw wensen naar het door u gekozen systeem. Hoe uw bedrijfsprocessen eruit zien en hoe dit het beste aansluit bij wat er mogelijk is in het systeem. Welke opties u wilt op het gebied van feedback, beoordelen, opleiden, wensen van de medewerker en dergelijke. En wat er moet worden aangepast en veranderd om dit te realiseren. Lees hier meer over de mogelijkheden van een Talentsoft implementatie.

Desgewenst koppelen we in een vervolgproject de Performance Management module aan andere, separaat af te nemen modules van Talentsoft zoals Learning, Compensation en Talent Review. Bovendien helpen we u de verandering binnen uw organisatie in goede banen te leiden, onder meer door gebruikerstrainingen volgens het ‘train-de-trainerprincipe’. Zo garanderen we dat het systeem optimaal aansluit op de behoeften van uw organisatie. Én dat de nieuwe manier van werken snel en soepel wordt geadopteerd door uw organisatie. ”

Wilt u weten of Talentsoft Performance Management bij uw organisatie past? Of een demo aanvragen? Vul ons contactformulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.