Uw performance management proces innoveren: 4 belangrijke afwegingen

Goed, u hebt besloten dat het tijd is voor performance management nieuwe stijl. Maar hoe ver gaat u in het innoveren van het hele proces? Wat zijn de afwegingen die u vooraf moet maken? En welke tools passen daarbij? Bas Boermans, Solution Architect bij VroomHR, vertelt hoe u een goede basis legt voor uw nieuwe performance management aanpak. Waarom gefaseerd veranderen beter werkt dan alles in één keer. En wat zijn ervaringen zijn met de Performance Management tools van Talentsoft.

In onze vorige blog kon u lezen over de valkuilen van het klassieke beoordelingsproces. Deze valkuilen, en in hoeverre ze gelden voor uw organisatie, zijn zeer bepalend voor wat de beste manier is om uw performance management proces te innoveren. Een one-size-fits-all oplossing voor performance management werkt niet; elk verandertraject is maatwerk. Succesvol een nieuwe manier van feedback geven en beoordelen implementeren begint bij het maken van de juiste afwegingen. Alleen daarmee realiseert u de performance management aanpak die het best bij uw organisatie past.

Wat zijn redenen voor innovatie van uw performance management proces?

  • Uw beoordelingsproces sneller en efficiënter laten verlopen.
  • Traditioneel beoordelen combineren met nieuwe manieren van feedback vragen en geven.
  • Meer aandacht voor individuele ondersteuning van medewerkers.
  • Objectief inzicht in het gedrag en de performance van een medewerker.
  • Objectieve beslissingen nemen op basis van HR-data en -analytics.

Welke afwegingen moet u vooraf maken?

Afweging 1. Hoe ‘digitaal-savvy’ is uw organisatie op dit moment?

De mate waarin uw organisatie gewend is om digitaal te werken, is één van de belangrijkste slagingsfactoren bij het moderniseren van uw beoordelingsproces. Want van een organisatie waar nauwelijks digitaal wordt gewerkt in één keer overstappen op een volledig digitaal performance management systeem, dat vraagt om een bredere aanpak dan wanneer uw organisatie al verder is met digitaal werken. Een gefaseerd verandertraject ligt dan meer voor de hand. Hierbij wordt het hele performance management proces weliswaar in één keer ingericht, maar elk onderdeel wordt gefaseerd geïntroduceerd in een tempo dat bij uw organisatie past. Zo heeft iedereen tijd om aan de nieuwe manier van werken te wennen.

Afweging 2. Welke performance management modellen passen bij uw organisatie?

Zweert u bij het klassieke beoordelingsmodel, dan kunt u natuurlijk alleen uw beoordelingsformulieren digitaliseren. Door de formulieren in een vast format en in een gestructureerde workflow te gieten, profiteert u ook dan al van een efficiënter performance management proces.

De feedbackmogelijkheden uitbreiden om een meer objectief en compleet beeld te krijgen van de performance van iedere medewerker? En daarmee een betere basis leggen voor passende doelstellingen? Dan is 360 graden feedback toevoegen een logische vervolgstap. Daarmee kunt u per medewerker feedback vragen aan meerdere personen. Of uw medewerkers zelf (ook) in staat stellen feedback te vragen aan personen van hun keuze. In de totale workflow wordt dit 360 graden feedbackmoment vaak opgenomen voorafgaand aan de jaarlijkse beoordeling.

Wilt u uw medewerkers in staat stellen continu doelstellingen te maken en bij te sturen? Via een systeem waarin de doelstellingen kunnen worden gedeeld met collega’s, die er op elk gewenst moment feedback op kunnen geven? Denk dan aan continuous feedback. En zoekt u een manier medewerkers buiten het formele beoordelingsproces om feedback aan elkaar te laten geven? Overweeg in dat geval of social feedback geschikt is voor uw organisatie.
Verderop leest u wat deze vormen van performance management precies inhouden.

Afweging 3. Vaste feedback- en beoordelingsmomenten of niet?

De klassieke beoordelingscyclus kent standaard één of hooguit twee feedbackmomenten: het jaarlijkse of halfjaarlijkse functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek, meestal aan het begin van het nieuwe jaar.

De nieuwe generatie performance management systemen maakt het mogelijk om net zoveel feedbackmomenten te creëren als u wilt. Van één moment per jaar tot doorlopende feedback. Ook hierbij is de belangrijkste vraag wat past bij uw organisatie. Werkt u bijvoorbeeld veel in projectverband, dan kan een feedbackmoment na elk project een goede aanvulling zijn op de vaste beoordelingsmomenten.

Afweging 4. Wie heeft de regie?

Waar de regie over het performance management proces van individuele medewerkers het beste kan komen te liggen, is afhankelijk van de aard van het bedrijf maar ook van de medewerkers. Veel hoogopgeleide medewerkers, met name de jongere, willen graag zelf invulling geven aan hun loopbaan en de doelstellingen die ze willen verwezenlijken. Hen zelf eigenaar maken van hun performance en de regie geheel of gedeeltelijk bij henzelf neerleggen, past daar uitstekend bij.

Nu horen we u al denken: “Als iedereen zelf mag bepalen wat hij doet, wordt het een grote janboel.” Leent uw organisatie zich hier niet voor, dan kunt u natuurlijk de regie van het performance management gewoon bij de HR-afdeling of bij de leidinggevenden houden.

Talentsoft Performance Management tools

De Performance Management module van Talentsoft biedt al deze mogelijkheden via de volgende tools.

Tool 1. Performance Development Review (PDR) – beoordelingsformulieren

De klassieke formulieren, alleen dan gedigitaliseerd en online te gebruiken. Vaak gaat het hierbij om veel terugkerende onderdelen: terugkijken naar vorig jaar, competenties, nieuwe doelstellingen, trainingsbehoefte en conclusie. De voordelen?

  • Deze module, gebaseerd op jaren aan kennis van performance management modules, is opgezet volgens het “best practice”-model: alle onderdelen zijn te configureren en er kunnen onderdelen toegevoegd of verwijderd worden.
  • U kunt competenties en organisatiewaarden koppelen aan elk formulier, zodat alles meteen goed staat voor een beoordeling.
  • Het formulier is onderdeel van een workflow, waarin geautomatiseerde meldingen managers en medewerkers herinneren aan het invullen, valideren dan wel accepteren van wijzigingen en toevoegingen.
  • Het is mogelijk een extra formulier aan te maken en/of een mid year formulier met een doelstellingenblok. Hierin kunnen doelen opgehaald en aangepast worden. In het volgende beoordelingsformulier kunnen deze aangepaste doelen vervolgens weer worden opgehaald, etc.
  • Beoordelingsformulieren kunnen ook gevalideerd worden in Microsoft Teams.

Tool 2. Social feedback

Een alternatieve mogelijkheid om elkaar onderling feedback te geven naast het formele feedbackproces: een enkel formulier dat niet over doelstellingen gaat, maar over competenties, tips en tops. Invullen kan op elk moment en door iedereen. Net als zelf feedback vragen aan willekeurige collega’s. Deze tool is bedoeld om medewerkers de vrijheid te geven door de gehele organisatie feedback te vragen. Daarom loopt de tool niet mee in de formele performance management workflow.

Tool 3. 360 graden feedback

Zoekt u een doeltreffende, meer objectieve manier om competenties te beoordelen? Doe het met 360 graden feedback. Op vooraf ingestelde momenten verstuurt het systeem notificaties naar geselecteerde personen om feedback te geven over bepaalde collega’s. De leidinggevende kan iemand vragen om feedback te geven of de medewerker kan zelf collega’s vragen om feedback. Beide combineren is ook mogelijk.

Tool 4. Continuous Conversation

Van feedback op doelstellingen een kans voor persoonlijke groei maken in plaats van een “vonnis”. Door in-context feedback mogelijk te maken, bijvoorbeeld projectgerelateerd. Met de Continuous Conversation tool van Talentsoft kan het. Importeer doelstellingen en resultaten, pas ze aan wanneer nodig, en geef door middel van “key objectives” aan hoe de doelen behaald gaan worden. Haak indien gewenst collega’s aan bij doelstellingen. En geef feedback op een Facebook-achtige manier met icoontjes en tekst. Zo maakt u van performancemanagement een communicatieproces tussen manager en medewerkers waarin iedereen non-stop aan zijn persoonlijke ontwikkeling kan werken. Via het realtime dashboard voor managers en HR kunt u zien hoeveel doelstellingen worden behaald en hoeveel feedback wordt gegeven per team en/of per individuele medewerker. De zeer recente integratie met Microsoft Teams maakt deze tool bovendien nog interessanter voor veel organisaties.

Zo maakt VroomHR het verschil

VroomHR helpt HR-afdelingen van A tot Z bij het selecteren, implementeren en uitrollen van de Talentsoft Performance Management tools. Of het optimaliseren of upgraden van hun huidige Talentsoft systeem. Bijvoorbeeld door een extra tool te implementeren of een integratie te maken met Microsoft Teams. Onze consultants zijn gecertificeerd door Talentsoft en hebben daarnaast vaak jarenlange ervaring op het gebied van HR. Zij kennen uw uitdagingen dus als geen ander en denken graag met u mee om uw performance management proces te innoveren. En wilt u na uitrol verdere ondersteuning? Ook dan kunt u op VroomHR rekenen.

Wilt u weten of Talentsoft Performance Management bij uw organisatie past? Een toelichting op de nieuwste ontwikkelingen? Of een demo aanvragen? Vul ons contactformulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.