Privacy beleid

Website bezoek

Bij een bezoek aan onze website registreert Vroom geen gegevens van u en geeft derhalve ook geen gegevens door aan derden in verband met het bezoek aan de Vroom website.

Persoonsgegevens die worden geregistreerd

Vroom kan persoonsgegevens van u registreren, doordat u deze zelf bij het opvragen van informatie invult op een contactformulier op onze website.

Vroom kan de volgende persoonsgegevens aan u vragen:

  • Geslacht, i.v.m. aanhef in de mail
  • Naam
  • Functie
  • Organisatie
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Waarom vraagt Vroom deze gegevens?

Vroom gebruikt uw persoonsgegevens om telefonisch en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) nader te informeren over het onderwerp waarover u informatie heeft opgevraagd of over hieraan gerelateerde onderwerpen.

Hoelang bewaart Vroom uw contactgegevens?

Vroom bewaart uw persoonsgegevens totdat u via info@vroomhr.nl aangeeft dat deze verwijderd moeten worden.

Delen van uw gegevens

Vroom gaat vertrouwelijk met uw gegevens om en deelt deze niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen.

Klantgegevens

Door de opdrachten die Vroom medewerkers bij hun klanten uitvoeren, krijgen zij toegang tot vertrouwelijke klantgegevens en (bijzondere) persoonsgegevens van klantmedewerkers. Om de privacy van deze gegevens te borgen heeft Vroom onderstaande maatregelen genomen.

Procedure voor het werken met klant- en persoonsgegevens

  1. Onze medewerkers werken alleen met vertrouwelijke klantgegevens of (bijzondere) persoonsgegevens binnen de (netwerk) omgeving van de klant.
    Wanneer de klant gebruik maakt van één of meerdere verwerkers, worden deze beschouwd als onderdeel van de klantomgeving.
  2. Onze medewerkers bespreken de klant- en persoonsgegevens alleen met de opdrachtgever, medewerkers bij de klant die vanuit hun functie toegang hebben tot de gegevens en personen die onderdeel zijn van de projectorganisatie.
  3. Door de klant beschikbaar gestelde vertrouwelijke gegevens en persoonsgegevens worden door onze medewerkers niet gekopieerd of anderszins buiten de omgeving van de klant gebracht zonder dat dit aantoonbaar met de klant is overeengekomen.
  4. Wanneer vertrouwelijke klantgegevens of persoonsgegevens, na overeenkomst met de klant toch buiten de klantomgeving zijn gebracht, worden deze verwijderd binnen één week nadat de doelstelling voor deze actie is gerealiseerd of wanneer het project wordt afgesloten.
  5. Projectdocumentatie, zoals het implementatieplan, de voortgangsrapportage of procesontwerpen, kunnen wel buiten de omgeving van de klant worden opgeslagen.
    Hierin kunnen ook zakelijke contactgegevens geregistreerd worden.
  6. Wanneer onze medewerkers hun computer tijdelijk onbeheerd achter laten sluiten ze deze altijd af. Bijvoorbeeld door het systeem in slaapstand te brengen.
  7. Alle medewerkers van Vroom en derden die onder verantwoordelijkheid van Vroom ingezet worden bij de klant handelen conform bovenstaande regels.

Beveiliging van klant- en projectgegevens

  1. Alle door onze medewerkers gebruikte laptops en tablets zijn voorzien van actuele office 365 firewall en anti-virus software.
    Wij werken met de nieuwste versie van MS Windows en MS Office.
  2. Alle projectdocumentatie wordt opgeslagen en geback-upt in ons bedrijfsnetwerk.
  3. Alleen medewerkers van Vroom zijn geautoriseerd om dit netwerk te gebruiken.
  4. Ons netwerk is beveiligd door een externe IT-partner

Gebruik van geregistreerde gegevens

  1. Vertrouwelijke klant en persoonsgegevens worden door onze medewerkers uitsluitend gebruikt voor het realiseren van de projectdoelstellingen.
  2. Vroom kan algemene projectgegevens gebruiken voor promotie doeleinden, zoals vermelding in CV’s of vermelding op de website.
  3. Vroom kan projectgegevens gebruiken voor het realiseren van kengetallen en benchmarkgegevens, of presentatie van vakkennis, onder voorwaarde dat deze gegevens niet herleidbaar zijn naar de klant.
    Bijvoorbeeld: het gemiddeld aantal fte’s in een functie per 100 medewerkers.
  4. Andere dan algemene projectgegevens, die herleidbaar zijn naar de klant, worden alleen gepubliceerd na aantoonbare goedkeuring van de klant.
  5. Projectgegevens en eventuele tijdelijke gegevens worden altijd in Office 365 cloud opgeslagen.
    Wanneer na afstemming met de klant een andere omgeving wordt gebruikt, worden de gegevens verwijderd zodra de doelstelling is gerealiseerd.

Hoelang bewaart Vroom de projectgegevens?

Vroom bewaart de projectgegevens minimaal 2 jaar na beëindiging van het project of totdat de klant aangeeft dat deze verwijderd moeten worden.

Delen van uw gegevens

Vroom gaat vertrouwelijk met uw gegevens om en deelt deze niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen.

Vragen?

Indien u vragen heeft over ons privacy beleid neem dan contact op met Vroom