HR processen op papier zijn niet meer van deze tijd. De digitale handtekening versnelt het papierintensieve proces rondom bijvoorbeeld het in dienst treden van medewerkers.

Een “natte” handtekening verplicht? Onzin!

Volgens de Wet Elektronische handtekeningen is het mogelijk om zonder tussenkomst van pen en papier een rechtsgeldige arbeidsovereenkomst met een nieuwe medewerker aan te gaan. Natuurlijk zijn er voorwaardenverbonden aan hoe de ondertekening dan plaats moet vinden. Een foto of afbeelding van de handtekening van een tekeningsbevoegde functionaris (bijvoorbeeld JPG bestandje) geplakt in een document wordt veel gebruikt, maar volstaat niet. De wet zegt: “Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, indien de methode die daarbij is gebruikt voor authenticatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt.”

Wilt u werken met een digitale ondertekening, maar heeft u zelf wat minder juridische affiniteit? Dan zijn er systemen op de markt die deze wetgeving implementeren en aansluiten op uw personeelsinformatiesysteem.

Hoe werkt digitale ondertekening?

Arbeidsovereenkomsten, contracten of verklaringen worden digitaal ondertekend via een daarvoor geschikte applicatie en daarna digitaal verstuurd. Op de laptop, tablet of smartphone ontvangt de geadresseerde het document per email, opent de link, bekijkt en accordeert elke pagina en ondertekent het vervolgens ook digitaal via een SMS/TAN authenticatie (via de smartphone). In het document worden de handtekeningen, betrokkenen, tijdstippen en eventuele opmerkingen gelogd. De gegevensuitwisseling met uw personeelsinformatiesysteem en digitaal personeelsdossier verloopt eenvoudig via een koppeling. Het maken van een arbeidsovereenkomst gaat niet anders dan voorheen, alleen de afhandeling, ondertekening en het archiveren gaat vele malen sneller.

Hoe_werkt_digitale_ondertekening

Bekijk hier het filmpje

Bespaar gemiddeld 65% door digitale ondertekening in HR processen

Door digitale ondertekening toe te passen in uw HR processen behaalt u veel voordeel. HR processen worden eenvoudiger en sneller en dit levert de backoffice veel tijdwinst op. Voor organisaties met veel verloop, zoals bijvoorbeeld in de retail of horeca, kan het inkorten van het indiensttredingsproces leiden tot een grote kostenbesparing en zelfs tot omzetgroei.

De businesscase voor digitale ondertekening van HR processen toont een besparing van gemiddeld 65% aan, onder andere op de administratieve verwerking en portokosten. Daarnaast heeft u eerder de juiste persoon op de juiste plaats binnen uw onderneming. En dat zorgt weer voor extra productiviteit.

Digitaliseer uw handtekeningen met IntraOffice

IntraOffice is een oplossing voor het digitaal signeren en archiveren van HR-processen. Het systeem kan zowel worden aangeschaft (in licentievorm) als worden gehuurd (software-as-a-Service). IntraOffice wordt dagelijks door meer dan 45.000 bedrijven gebruikt, die maandelijks meer dan 51 miljoen documenten verwerken. IntraOffice is actief in 7 landen en beschikbaar 7 in talen. IntraData BV, de leverancier van IntraOffice, is onderdeel van de Solipsisgroep en levert complete oplossingen voor digitaal archiefbeheer met ondersteuning voor bulk computeroutput.

Simon Kornblum: commercieel manager IntraData:

Door de wijziging in Europese wetgeving en een akkoordbevestiging van de Belastingdienst kan feitelijk het gehele HR proces van in-, door- en uitstroom in de arbeidsrelatie volledig papiervrij en rechtsgeldig plaatsvinden. Dit is een vooruitgang met grote gevolgen omdat er nog altijd heel veel papier, post en handmatige verwerking bij HR processen plaatsvindt. In de accountancy en uitzendbranche wordt IntraOffice al jaren gebruikt. Zo heeft Olympia Uitzendbureau een volledig papiervrij uitzendproces gerealiseerd en heeft Alfa Accountants in mei 2015, door de inzet van deze nieuwe technieken zelfs de Accountancy Award 2015 gewonnen in de categorie meest innovatieve MKB kantoor van Oost Nederland. Een papiervrij kantoor zonder printer komt steeds dichterbij.” 

De digitalisering van HR

Vroom is een groot voorstander van e-HRM, oftewel het digitaliseren van HR processen. De workflow achter het proces digitaliseren wordt in veel gevallen al gerealiseerd doormiddel van Employee- en Management Self Service. Door gebruik te maken van een digitale handtekening zet uw bedrijf een grote stap naar papiervrij werken en kan uw HR-afdeling de processen nog efficiënter afhandelen.

Over Vroom

Vroom Consultancy is een HR-advies en projectenbureau. Wij helpen bedrijven bij het veranderen van hun organisatie-inrichting en werkwijze, zodat hun HR-ambities gerealiseerd worden. Onze HR en Payroll consultants geven onafhankelijk advies en verschaffen inzicht in de kosten en opbrengsten van veranderingen. Als projectleider zorgen wij voor draagvlak, communicatie en resultaat binnen uw planning en budget.

Advies op maat

Wilt u advies over of begeleiding bij de invoering van een papiervrij HR proces? Vroom helpt u graag. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking. U kunt ons bereiken op info@vroom.org of bel 0294 49 15 20.