Selectie HR-outsourcing partner

Overweegt u uitbesteding van de personeels- en salarisadministratie, of wellicht ook van andere HR-werkzaamheden zoals recruitment of de administratie en facturatie van inhuurkrachten? Dan bent u niet de enige. De omzet van veel dienstverleners van HR-outsourcing groeit met gemiddeld meer dan 10 procent per jaar, weten wij uit eigen onderzoek. Uw keuze varieert van op een dienst gespecialiseerde dienstverleners, tot partners die HR-overstijgende of internationale diensten aanbieden. Welke partner of combinatie van leveranciers het beste bij uw ambitie en wensen past, is nog niet zo makkelijk te bepalen. Wij adviseren daarom een gedegen selectietraject. In dit artikel delen wij onze aanpak zodat u zelf of met hulp van een externe outsourcingsexpert, de juiste partner selecteert.

Door het uitvoeren van een goed selectieproces minimaliseert u de kans dat u uw doelstellingen niet realiseert. Vroom adviseert de volgende aanpak te hanteren bij de selectie van een partner voor HR-outsourcing:

hr-outsourcing_4_stappen

1) Ambitie workshop

Door middel van een workshop, stelt u vast welke HR-diensten u op welk niveau wilt outsourcen en wat u zelf blijft doen. Welke (toetsbare) doelstellingen gaat u hiermee realiseren. Wat is uw ambitie t.a.v. self service processen en wat zijn de randvoorwaarden voor een goede integratie met de processen die u niet outsourcet, of die buiten de HR-afdeling vallen. Bedenkt u hierbij dat:

  • Uw organisatie juridisch gezien altijd verantwoordelijk blijft.
  • U capaciteit en kennis in huis moet houden voor het managen van de HR-outsourincg dienstverlener zodat dit geen black box voor u wordt.
  • Software altijd door de leverancier onderhouden wordt op wet- en algemene regelgeving, ook wanneer u niet outsourcet.
  • De input voor het uitvoeren van een dienst altijd uit uw eigen organisatie komt. Dit kan met de introductie van self service, inclusief bijbehorende controles, veel completer en efficiënter zijn dan u gewend bent.
  • Outsourcing van de dienstverlening betekent dat het bijbehorende systeembeheer en softwarebeheer (SaaS) eveneens geoutsourcet wordt.

2) Workshop eisen en wensen HR-outsourcing

In deze workshop komen onderstaande onderwerpen aan de orde.

a) Specificeer de te outsourcen dienstverlening.
Inventariseer per dienst de taken en verantwoordelijkheden van uw organisatie, van de outsourcingspartner en eventuele derden die betrokken zijn. Leg eveneens de minimaal uit te voeren controles en maximale doorlooptijden per taak vast.

b) Inventariseer de eisen t.a.v. de systeemondersteuning.

  • Moet er met een specifiek HR-systeem ondersteund worden, bijvoorbeeld omdat u daar nu ook mee werkt. Welke functionaliteit moet het HR-systeem bieden, bijvoorbeeld:
    Ondersteuning van wet- en regelgeving, bijvoorbeeld voor verloning of het verzuimproces.
  • Flexibiliteit en ondersteuning van de self service processen.
  • Noodzakelijke rapportages en management informatie.
  • Koppelingen naar andere systemen.
  • Eisen vanuit uw ICT-afdeling.

c) Inventariseer de eisen aan de partner voor HR-outsourcing.

  • In eerste instantie denkt u hierbij natuurlijk aan de dienstverlening, vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). Zorg dat de outsourcingspartner structureel rapporteert over de verleende diensten, dat de afspraken in de SLA toetsbaar zijn en structureel geëvalueerd worden.
  • Outsourcing betekent echter ook verandering van processen, met daarbij behorende wijziging in taken en verantwoordelijkheden en meestal een overgang naar een ander HR-systeem. Welke eisen stelt u t.a.v. projectleiding, service management, procesmanagement en verandermanagement aan de outsourcingspartner om dit proces te ondersteunen? Of managet u dit zelf?
  • Is de outsourcingspartner bereid om medewerkers uit uw organisatie over te nemen.

d) Aandachtspunten en knelpunten

Tijdens de inventarisatie van de eisen worden tevens de aandachtpunten en de verwachte knelpunten vastgelegd, zodat deze meegenomen kunnen worden in het vervolgtraject.

3) Maak een proof of concept

  • Een vragenlijst op basis van de geïnventariseerde-ambitie. (Geen RFP)
  • Specificatie van belangrijke en / of kritische cases voor de te outsourcen dienstverlening en bijbehorende systeemondersteuning. Bijvoorbeeld het werving en selectie proces, een opleidingsaanvraag, het indiensttredingsproces, de verloning of het melden bij de service desk.
  • Een gebruikerstest op de input die u en of uw medewerkers via self service moeten geven.
  • Kostenstructuur voor de offerte van de leveranciers.

4) Contract

Op basis van de uitgevoerde proof of concept, wordt de voorkeurspartner bepaald, waarmee de contractfase doorlopen wordt.

Onderdelen in de contractfase zijn:

  • Uitzetten van de gedetailleerde vragenlijst (RFP) bij de voorkeursleverancier. De beantwoording van de vragen wordt beoordeeld en getoetst aan de informatie die in de proof of concept is verstrekt. Zo nodig wordt aanvullende informatie opgevraagd. De beantwoorde vragenlijst, inclusief aanvullende vragen, is onderdeel van het contract.
  • Inwinnen van referenties. Bepaal vooraf welke informatie u van de referenties wilt hebben. Bijvoorbeeld: de ondersteuning bij de implementatie, de samenwerking met de systeemleverancier, of de ervaring met de servicedesk bij meldingen en calamiteiten.
  • Contract onderhandeling. Aangenomen dat de voorgaande stappen niet leiden tot een wijziging van de voorkeursleverancier, start u de onderhandeling over het contract. Normaal gesproken leiden de onderhandelingen uiteindelijk tot het tekenen van het contract.

Conclusie

HR-outsourcing betreft een combinatie van dienstverlening, software functionaliteit en het samen komen van bedrijfsculturen. Om dit succesvol te laten zijn moeten alle 3 de factoren passen bij uw ambitie en zal verandermanagement een belangrijke component in het implementatietraject zijn.