Stakeholderanalyse: dé booster voor ieder project

Kent u dat? U heeft een project uitgewerkt tot een prachtige organisatieverandering. Of een high-end automatiseringssysteem aangekocht. Maar helaas blijft succes uit. Het aantal inloggers op uw systeem is op één hand te tellen. Of er wordt gemopperd op “wat ‘ze’ nú weer hebben bedacht”. Misschien heeft u aan het begin van het project een cruciale stap overgeslagen: de stakeholderanalyse. Deen Ertman en Nienke Meindersma leggen uit waarom deze tool onmisbaar is voor iedere project- of changemanager, en hoe u zo’n stakeholderanalyse uitvoert en goede opvolging kunt geven.

Een stakeholder is kort gezegd iedere partij die invloed ondervindt van, of zelf invloed kan uitoefenen op een project of verandering. Dit kunnen individuele personen zijn, groepen personen of zelfs organisaties. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers van een bepaalde afdeling, directieleden, of een OR. Een stakeholder kan ook van buiten de organisatie afkomstig zijn, zoals een klant, patiënt of leverancier.

Waarom zijn stakeholders interessant?

Als u een verandering wilt doorvoeren in uw organisatie of werkwijze, dan is het slim om rekening te houden met het effect dat de voorgenomen wijziging of aanschaf heeft op uw stakeholders. Niet voor niets is de gouden regel in changemanagement: het succes van ieder project ligt voor 20% aan de techniek, en 80% aan verandermanagement.

Een stakeholder kan een project of verandering maken of breken. Ziet een stakeholder met veel invloed een project absoluut niet zitten, dan zal de weerstand zich als een olievlek verspreiden in de organisatie. Anderzijds kan een enthousiaste stakeholder juist de perfecte ambassadeur zijn die ervoor zorgt dat uw project een zachte landing krijgt in de organisatie.

Win-win-situatie

Betrek de stakeholders op tijd bij uw project of veranderproces. Maar doe dit niet alleen vanuit het strategische oogpunt om draagvlak te creëren. Onderzoek waar zij last van hebben, welke vraagstukken er spelen en wat hun wensen zijn. Dit maakt uw projectmanagement namelijk ook een stuk makkelijker: veel stakeholders hebben belangrijke informatie in huis waar u gebruik van kunt maken bij de uitvoering van uw project. Maar hoe krijgt u deze belanghebbenden, hun belangen, onderlinge relaties en hun relatie tot uw project goed in beeld?

Wat is stakeholderanalyse?

Daar komt de stakeholderanalyse om de hoek kijken. Stakeholderanalyse is een belangrijke tool in changemanagement. Het brengt alle belanghebbenden in een organisatie, hun onderlinge relatie én hun relatie tot het project of verandering in beeld. Daarnaast maakt goede stakeholderanalyse helder hoeveel invloed de stakeholder heeft in de organisatie, en dus ook op uw voorgenomen project of verandering. Al met al nuttige, strategische input die een project- of changemanager eigenlijk niet kan missen.

Zo pakt u een stakeholderanalyse aan

Start met een brainstormsessie. Beantwoord samen met uw projectteam de volgende vragen, die kunnen helpen bij het vormgeven van uw project of veranderproces:

1. Wat is de beoogde verandering?
2. Wat is er straks veranderd?
3. Wie gaan het realiseren?
4. Is de verandering probleem- of kans-gedreven?
5. Op welke (groepen) personen heeft de verandering impact?
6. Wie zijn deze personen op naamsniveau?
7. Welke (groepen) personen hebben belang bij, of invloed op het project?

Met het antwoord op de vragen 5, 6 en 7 krijgt u een voor uw project belangrijk overzicht van de cruciale stakeholders.

Tip!

Zorg ervoor dat met de analyse vertrouwelijk wordt omgegaan. Het kan namelijk gaan om gevoelige informatie, zoals gedrag en invloed van individuele personen.

De vervolgstap: de uitvoering van de analyse

1. Gebruik de lijst met relevante stakeholders die u tijdens de brainstormsessie heeft opgesteld.
2. Zet op de X-as de mate van belang en interesse op een schaal van 1 t/m 10. Op de Y-as zet u de mate van invloed op een schaal van 1 t/ 10.
3. Positioneer de stakeholders in het raster ten opzichte van elkaar. Start met de mate van belang, en positioneer daarna de belanghebbenden op de mate van invloed.
4. Er zijn 4 kwadranten ontstaan, die u handvatten geven voor een strategische benadering van stakeholders

De benadering van stakeholders per kwadrant

Veel invloed, weinig belangstelling

Deze groep stakeholders kan een risico vormen voor uw voorgenomen plannen. Probeer hen mee te nemen in uw voorstel tijdens een 1-op-1-contact. Zorg voor een goed onderbouwd verhaal, dat het belang van uw project of veranderproces helder weergeeft. Faciliteer zoveel mogelijk, zodat deze stakeholders weinig effort hoeven te steken in het project en er toch bij betrokken blijven.

Veel invloed, veel belangstelling

Deze stakeholders zijn ideale strategische ambassadeurs voor een project of veranderproces. Maak hier gebruik van en zorg voor een actieve samenwerking. Nodig hen uit om zitting te nemen in de projectgroep en geef hen voldoende podium tijdens interne en externe communicatiemomenten. Zorg er bijvoorbeeld voor dat zij uw project noemen tijdens een overleg, of geef zelf een presentatie over het project tijdens een overlegmoment.

Weinig invloed, weinig belangstelling

Al zijn ze niet echt in de picture, laat deze groep stakeholders niet links liggen. Blijf hen informeren over het project. Doet u dat niet, dan loopt u het risico dat ze met de hakken in het zand gaan op het moment suprême. Bovendien kan het zo zijn dat ze in een later stadium alsnog verschuiven naar een ander kwadrant. Dan is het handig dat ze al zijn ‘klaargestoomd’ voor de veranderingen.

Weinig invloed, veel belangstelling

Dit zijn stakeholders die gekoesterd mogen, nee móeten worden. Ze hebben misschien niet veel rechtstreekse invloed op de organisatie, vaak beschikken ze wel over waardevolle informatie uit de dagelijkse praktijk. Voor het creëren van draagvlak op de werkvloer moet u juist deze groep inzetten tijdens het project.

Evalueer regelmatig

Geen projectteam is in beton gegoten, geen organisatie staat eeuwig stil. Zelfs de meest bevlogen vaandeldrager kan toch opeens een andere werkgever of leverancier hebben gevonden. Bovendien kunnen zich onverwachte ontwikkelingen voordoen, waardoor de basis onder een project of veranderproces vandaan verdwijnt. Evalueer daarom regelmatig of u nog op het juiste spoor zit, of de destijds benoemde stakeholders nog altijd in beeld zijn en of er andere stakeholders moeten worden toegevoegd.

Frisse blik nodig op changemanagement?

Bent u onderdeel van een organisatie, dan liggen blinde vlekken al snel op de loer. Soms is het handig om een externe partij naar een vraagstuk te laten kijken. Dit geeft een frisse blik op de zaak, en kan u bovendien veel tijd besparen. VroomHR begeleidt al meer dan 25 jaar organisaties die bezig zijn met een veranderproces, of andere strategische vragen hebben. Heeft u een specifieke vraag over changemanagement of bent u nieuwsgierig naar wat VroomHR voor u zou kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op!