Neem een jaar voor HR-aanbesteding

Als de organisatie waarvoor u werkt aanbestedingsplichtig is conform de Aanbestedingswet en de aanbestedingstermijn eind 2019 afloopt, is het nu tijd om in actie te komen. December volgend jaar klinkt nog ver weg, maar helaas neemt een aanbesteding voor een HR-systeem veel tijd in beslag. En niet onbelangrijk, als er uit de aanbesteding een andere leverancier dan de huidige leverancier komt, dan wilt u ook de tijd hebben om de implementatie succesvol te doen. Gemiddeld gaat hier zo 6 maanden overheen waarvan minimaal 3 maanden om schaduw te draaien (uitkomsten uit oude met nieuwe systeem vergelijken o.b.v. uw personeelsbestand).

De ideale periode voor een aanbesteding HR-systeem: maart t/m juni

Voor de uitvoering van de aanbesteding kunt u rekening houden met een doorlooptijd van zo’n 4 maanden. Dit betreft het gehele traject van het opstellen van een Programma van Eisen (PVE), overige selectie-elementen zoals Proof-of-Concept en User Experience, de beoordeling van de inschrijvingen en de keuze. Ons advies is om voor de zomer het selectietraject af te ronden zodat uw team rustig op vakantie kan voordat de hectische implementatie begint. Tijdens de implementatie is het meestal alle hens aan dek namelijk.

Voorbereiding op Aanbesteding HR-systeem

Indien u nog twijfelt of u wel een nieuw HR-systeem nodig dan kunt u ter voorbereiding op een aanbesteding ook een quick-scan wel of niet aanbesteden uit laten voeren door Vroom. Of misschien heeft of een businesscase nodig om deze beslissing te kunnen maken. Of heeft u zo’n decentrale organisatie met veel stakeholders verspreid over meerdere locaties waardoor meer tijd nodig is om op één lijn te komen over de gewenste manier van werken en bijbehorende eisen aan het HR-systeem. Dat zijn voorbeelden van voorbereidende werkzaamheden die vaak voorkomen en extra tijd vragen.

Eind volgend jaar aanbestedingstermijn afgelopen? Het is 5 voor 12, start nu!

OmStart HR-aanbesteding op tijd het aanbestedingsproces zorgvuldig te doorlopen en zodoende het gewenste resultaat te bereiken, adviseren wij niet langer te wachten en nu te starten. Indien het u aan kennis, ervaring of tijd ontbreekt dan ondersteunt Vroom u graag als ervaringsdeskundige adviseur of projectleider.

Vroom beschikt over ruim 20 jaar ervaring, tientallen cases en handige sjablonen om uw aanbesteding binnen de gestelde termijn en met het gewenste resultaat te laten verlopen. Meer over onze dienstverlening op HR-aanbesteding leest u hier