Digitaal ondertekenen

Is de ambitie om naast self-service ook digitaal ondertekenen te implementeren? Het is dan van belang om te bepalen voor welke processen een workflow kan volstaan en voor welke processen het ondertekenproces rechtsgeldig digitaal moet worden bewerkstelligd. In die processen speelt verificatie en authenticatie van ondertekenaars een essentiële rol.

Scope

In een ambitie workshop bepalen we met stakeholders de scope voor digitaal ondertekenen. Voor welke domeinen en welke documenten moet digitaal ondertekenen worden geïmplementeerd? Er komt antwoord op vragen zoals hoe de oplossing moet ondersteunen, scope, mate van integratie met huidige systemen en gewenste fasering.

De uitkomst van de ambitie workshop is:

  1. Vastgestelde ambitie met draagvlak voor alle domeinen.
  2. In kaart gebracht applicatielandschap en scope.
  3. Keuze bepalende criteria voor leverancier en applicatie(s).
  4. Shortlist met ambitiematch.

Lees meer over de Vroom methodiek HR-softwareselectie

Procesanalyse

Tijdens de procesanalyse stellen we voor alle documenttypen de ondertekenaars vast en toetsen of de werkingssfeer conform de mandateringsregeling is. Door middel van procesoptimalisatie kan het proces voorafgaand aan de output -het te ondertekenen document- worden geoptimaliseerd.

Na de procesanalyse heeft u inzicht in:

  1. Ondertekenaars vastgesteld voor alle domeinen.
  2. Toetsing van mandateringsregeling.
  3. Per documenttype vastgesteld onderteken pad.
  4. Per documenttype gewenste verificatie/ authenticatie methode.

Lees meer over Vroom procesoptimalisatie

Implementatie

Het digitaliseren van het ondertekenproces, raakt verschillende disciplines. Naast HR en ICT is veelal ook Finance en lijnmanagement betrokken. Daarnaast is afstemming noodzakelijk met accountant, juridisch adviseur en voor enkele onderwerpen ook externe instanties. Vroom kan u tijdens de implementatie als projectleider begeleiden en stuurt leveranciers en technisch consultants aan. Het projectplan wordt vooraf helder met alle stakeholders afgestemd. Op die manier kan zowel de technische als de business implementatie optimaal gerealiseerd worden.

Lees meer over Vroom projectmanagement