eHRM

Hoe rollen we eHRM uit?

De digitalisering van HRM gaat de hele organisatie aan. Naast de HR-afdeling hebben we natuurlijk ICT nodig. Zij moeten activiteiten uitvoeren om ervoor te zorgen dat Management en Medewerkers Self Service (MSS/ ESS) technisch mogelijk zijn. Het faciliteren is één, maar de managers en medewerkers moeten er wel mee willen werken.

Er zijn verschillende categorieën gebruikers, zoals het management, de medewerkers en een verzuimadministrateur. In de nieuwe situatie komen wellicht meer HR-werkzaamheden bij hen te liggen. Samen zorgen we dat de verschillende gebruikers de toegevoegde waarde van eHRM zien en bemerken. Met als einddoel het adopteren van de veranderingen.

Verandermanagement

Om draagvlak te creëren voor veranderingen en ervoor te zorgen dat management en medewerkers graag op deze nieuwe manier werken, is verandermanagement nodig. De manier waarop dat gerealiseerd moet worden is echter niet eenduidig en valt buiten alle standaarden van een ICT-applicatie. Vroom heeft in de afgelopen 20 jaar bij meer dan 250 HR-organisaties veranderingen gerealiseerd. Onze aanpak is pragmatisch en degelijk tegelijk en werkt als volgt:

  •         Diagnose stellen

Hierbij beantwoorden wij vragen als:”waar speelt het, wat moet er veranderen, wie spelen  en wordt de verandering ervaren als een kans of een oplossing voor een probleem?

  •         Bepalen van de veranderstrategie

In de Business Case verdiepen we de antwoorden en verbreden we de vraagstelling. Verdieping houdt bijvoorbeeld in: “Welke processen lopen straks anders?” Verbreding houdt in: “Hoe krijgen we mensen in beweging en hoe gaan we om met weerstand tegen de verandering”.

Opstellen globaal veranderplan

Stap 1:

Fasering van de verandering in een veranderprogramma met activiteiten en projecten die ook gericht zijn op het organiseren en borgen van veranderbereidheid, training en opleiding en ruimte om te leren van aanloopfouten.

Stap 2:

Bemensing regelen: wie gaan de verandering voor elkaar brengen en wie gaan sturing geven.

Uiteraard blijft IT een grote rol spelen in het verandertraject. De HR-softwareselectie wordt altijd gemaakt vanuit een werkbaar idee. Passende systemen die gedragen worden.

Vaststellen, uitvoeren en aansturen van het gedetailleerde veranderplan (PvA)

  • Sturing van het veranderproces zo inrichten, dat er regelmatig over de voortgang gerapporteerd wordt zodat het traject uitvoerbaar blijft en er op draagvlak (bij)gestuurd wordt.
  • Regelmatig communiceren over de voortgang, zodat betrokkenen op het juiste tijdstip en de juiste wijze op de hoogte blijven en ook kleine successen beloond en gedeeld worden.

Implementatiebegeleiding

Nadat het HR-systeem is geselecteerd en geïnstalleerd, werkt u nog steeds niet zoals u het zich had voorgesteld. Wat vaak onderschat wordt, is de benodigde capaciteit en tijd om eHRM-implementaties te realiseren. Vroom kan u op diverse fronten helpen bij de implementatiebegeleiding.

Een gedegen implementatieplan waaruit duidelijk wordt hoe het project succesvol doorlopen kan worden binnen de gestelde tijd en het budget is daarom van het grootste belang. Goed projectmanagement vergt een extra inspanning van 2 tot 3 dagen per week gedurende 6 maanden. Dit is voor de meeste opdrachtgevers onmogelijk te combineren met de reguliere werkzaamheden. Afhankelijk van uw interne capaciteit kunt u Vroom gebruiken als adviseur, projectleider of operationele ondersteuning.

Adviseur

U heeft nog niet voldoende kennis van eHRM-implementaties, maar wilt die wel zelf opbouwen. Dat kan; zeker als u voldoende tijd en geld heeft en het project niet op een vastgestelde datum afgerond hoeft te zijn. Rekent u dan op een periode die tot wel 2 jaar kan uitlopen en stel regelmatig uw verwachtingen bij.

Een alternatief is dat u één van onze ervaren consultants aan de werkgroep toevoegt, met als opdracht het leerproces te faciliteren en op een natuurlijke manier te versnellen, zonder dat uw medewerkers zich opgejaagd of gedwongen voelen. U blijft baas over de doorlooptijd en wij zorgen voor een steilere leercurve met onze projectcoach.

Projectleider

Een projectleider is gemiddeld 2 tot 3 dagen per week, gedurende 6 maanden, bezig met de basis eHRM-implementatie. Daarna zijn personeels- en salarisadministratie, operationeel (fase 1). Wij leveren echter niet alleen een Prince II gecertificeerde consultant, die op tijd, binnen budget en de gestelde kwaliteitsnormen levert, maar een professional met inhoudsdeskundigheid én ervaring met verandermanagement. Het resultaat is dat uw organisatie na fase 1 direct kan doorstarten met de implementatie van waardetoevoegende HR-processen.

Operationele ondersteuning

Als uw eigen mensen geen tijd hebben voor implementatieactiviteiten, dan moeten ze daarvoor vrij gespeeld worden. Wij kunnen zowel HR-consultants als Payroll-consultants inzetten aan de onder- of bovenkant van het werk en natuurlijk ook daartussenin. Bekijk voor meer informatie gerust de profielen van onze medewerkers.

Wij stellen in onderling overleg met u vast hoe de tijdelijke inzet ingeregeld moet worden, welke fasering daarbij hoort en wat de investering daarvoor is. Het rendement laat zich niet alleen in geld uitdrukken. Als uw eigen mensen meewerken en communiceren over de implementatie blijft het “hun” project, waardoor zij “hun” klanten en dus uw organisatie meenemen in de verandering.

Graag kijken we samen met u naar de mogelijkheden wat betreft eHRM in uw organisatie. Neemt u contact met ons op en samen zorgen we voor een professionaliseringsslag.