Uitrollen eHRM

Hoe rollen we eHRM uit?

De digitalisering van HRM gaat de hele organisatie aan. Naast de HR-afdeling hebben we natuurlijk de functioneel beheerder nodig. Zij moeten activiteiten uitvoeren om ervoor te zorgen dat Management en Medewerkers Self Service (MSS/ ESS) technisch mogelijk zijn. Het faciliteren is één, maar de managers en medewerkers moeten er wel aan mee willen werken.

Gestart wordt met het beschrijven van de gewenste HR-processen. Afhankelijk van de verantwoordelijkheden zal in de nieuwe situatie wellicht meer werkzaamheden komen te liggen bij management en medewerker. Samen zorgen we dat de verschillende gebruikers de toegevoegde waarde van eHRM zien en bemerken. Met als einddoel het adopteren van de veranderingen.

Verandermanagement

Om draagvlak te creëren voor deze veranderingen en ervoor te zorgen dat iedereen graag op deze nieuwe manier werkt, is verandermanagement nodig. De manier waarop dat gerealiseerd moet worden is echter niet eenduidig en valt buiten alle standaarden van een eHRM-systeem. VroomHR heeft in de afgelopen 20 jaar bij meer dan 250 HR-organisaties dergelijke veranderingen gerealiseerd. Onze aanpak is pragmatisch en degelijk tegelijk en werkt als volgt:

  • Analyseren verandering
    Hierbij beantwoorden wij vragen als: “waar speelt het, wat moet er veranderen, wie spelen hier een rol in en wordt de verandering ervaren als een kans of een oplossing voor een probleem?”
  • Bepalen van de veranderstrategie
    Aan de hand van de analyse verdiepen we de antwoorden en verbreden we de vraagstelling. Verdieping houdt bijvoorbeeld in: “Welke werkwijzen is in het verleden (van de organisatie) succesvol geweest, en zou dat nu weer werken?”. Verbreding houdt in: “Hoe krijgen we mensen in beweging.” Hierdoor kunnen we bepalen welke stappen er gezet kunnen worden om met weerstand tegen de verandering te reduceren.

Opstellen implementatie- en veranderplan

Onderdeel van de verandering is het opstellen van een realistisch veranderplan.

Stap 1:
Bepalen van een logische en efficiënte fasering van de verandering met activiteiten en projecten die, naast de technische implementatie, ook gericht zijn op het organiseren en borgen van veranderbereidheid in de organisatie.

Borg ook training, opleiding en ruimte om te leren van aanloopfouten.

Stap 2:
Bemensing regelen: wie gaat de verandering voor elkaar brengen en wie gaat sturing geven.

Uiteraard blijft IT een grote rol spelen in het verandertraject. De HR-softwareselectie wordt altijd gemaakt vanuit een werkbaar idee.

Vaststellen, uitvoeren en aansturen van het plan

  • Sturing van het implementatie- en veranderproces zo inrichten, dat er regelmatig over de voortgang gerapporteerd wordt. Zo blijft het traject uitvoerbaar en er op draagvlak (bij)gestuurd kan worden.
  • Regelmatig communiceren over de voortgang, zodat betrokkenen op het juiste tijdstip en de juiste wijze op de hoogte blijven. Kleine successen worden ook beloond en gedeeld.

Implementatiebegeleiding

Nadat het HR-systeem is geselecteerd en beschikbaar gesteld (technische implementatie) werkt u nog steeds niet zoals u het zich had voorgesteld. Wat vaak onderschat wordt, is de benodigde capaciteit en tijd om eHRM-implementaties te realiseren. VroomHR kan u op diverse fronten hierbij helpen.

Een gedegen plan waaruit duidelijk wordt hoe het project succesvol doorlopen kan worden binnen de gestelde tijd en budget is daarom van groot belang. Goed projectmanagement vergt een extra inspanning van 2 tot 3 dagen per week gedurende de implementatie. Dit is voor de meeste opdrachtgevers onmogelijk te combineren met de reguliere werkzaamheden, immers ‘de winkel blijft gewoon open’. Afhankelijk van uw interne capaciteit kunt u VroomHR inzetten als adviseur, projectleider of operationele ondersteuning.

Adviseur

Wanneer u één van onze ervaren consultants aan de implementatie werkgroep toevoegt, met als opdracht het leerproces te faciliteren en op een natuurlijke manier te versnellen, bent u gegarandeerd van een succesvol resultaat. U blijft baas over de doorlooptijd en wij zorgen voor een steilere leercurve met onze projectcoach.

Projectleider

Een projectleider is gemiddeld 2 tot 3 dagen per week, gedurende 6 maanden, bezig met de basis eHRM-implementatie. Daarna zijn personeels- en salarisadministratie operationeel (fase 1, de basis op orde). Wij leveren echter niet alleen een Prince II of Scrum/Agile gecertificeerde consultant, die op tijd, binnen budget en de gestelde kwaliteitsnormen levert, maar een professional met inhoudsdeskundigheid én ervaring met verandermanagement. Het resultaat is dat uw organisatie na de eerste fase direct kan doorstarten met de implementatie van waardetoevoegende HR-processen zoals Talentmanagement of Performancemanagement.

Operationele ondersteuning

Als uw eigen mensen geen tijd hebben voor implementatieactiviteiten, dan moeten ze daarvoor vrij gespeeld worden. Wij kunnen zowel HR-consultants als Payroll-consultants inzetten om met u mee te werken aan de ‘on-going business’ van uw organisatie. Bekijk voor meer informatie gerust de profielen van onze medewerkers.

Wij stellen in onderling overleg met u vast hoe de tijdelijke inzet ingeregeld moet worden, welke fasering daarbij hoort en wat de investering daarvoor is. Het rendement laat zich niet alleen in geld uitdrukken. Als uw eigen mensen meewerken en communiceren over de implementatie blijft het “hun” project, waardoor zij “hun” klanten en dus uw organisatie meenemen in de verandering.

Graag kijken we samen met u naar de mogelijkheden wat betreft eHRM in uw organisatie. Neemt u contact met ons op en samen zorgen we voor een professionaliseringsslag.