Internationale HR en Payroll

Internationale HR & payroll is complex

Organisaties die in meerdere landen actief zien, hebben te maken met complexe wet- en regelgeving, lokale en centrale processen en een wirwar aan HR-systemen en dienstverleners. De laatste jaren zijn er steeds meer organisaties internationaal actief geworden, zijn er nog meer systemen en apps op de markt gekomen en is de wetgeving nog complexer geworden (denk bijvoorbeeld aan GDPR). Daarnaast is de behoefte aan het sturen op data en analytics toegenomen en zijn medewerkers gewend geraakt aan self-service systemen i.p.v. formulieren vanuit de HR afdeling. Dit alles heeft impact op de organisatie rondom internationale HR en Payroll. En door al deze ontwikkelingen komen organisaties er zelf niet meer uit. Ze vragen ons advies over hoe hun HR IT landschap vereenvoudigd en/of geoptimaliseerd kan worden.

Veel variabelen

Het lastige aan internationale HR en payroll vraagstukken is dat de oplossing nog los van de ambitie van de klant, afhankelijk is van een groot aantal variabelen:

  • de locaties van de internationale vestigingen,
  • het aantal werknemers per vestiging,
  • de in-house expertise van de klant op het gebied van internationale HR en payroll en
  • de behoefte tot internationale harmonisatie.
  • Uiteraard speelt ook nog de vraag of er een internationaal hoofdkantoor is buiten Nederland dat al een HR IT oplossing heeft en of de Nederlandse vestiging of de Europese vestigingen daar iets mee moeten.

Veel oplossingen, maar niks past perfect

Het spectrum van beschikbare systemen lijkt eindeloos, maar er blijkt in de praktijk vaak niet één passende oplossing op de vraag van onze klanten. Er zijn wel oplossingen die voor een deel van de HR processen wereldwijde oplossingen bieden, maar zeer zelden is die oplossing volledig en/of volledig compliant in alle relevante landen.

Om tot de optimale oplossing te komen, en handwerk te minimaliseren of zelfs helemaal te elimineren, komen we vaak uit bij een combinatie van verschillende internationale en nationale HR en payroll systemen.

Vroom heeft internationale HR IT ervaring

Vroom gebruikt haar jarenlange kennis en ervaring op het gebied van systeemselectie, procesoptimalisatie en strategische personeelsplanning om voor elke organisatie de beste combinatie van systemen te vinden. Daarnaast kunnen we ook helpen bij het vinden van de juiste outsourcingspartner en kunnen we helpen bij de volledige uitrol van de oplossing.

Veel voorkomende internationale HR problemen

Problemen die wij vaak zien bij internationale organisatie zijn grofweg onder te verdelen in drie categorieën:

  1. Het gebruik van een lokaal (Nederlands) systeem, waarin de buitenlandse vestigingen hun informatie moeten invoeren, maar wat niet passend is, waardoor de buitenlandse vestigingen naast dat systeem, ook andere systemen of offline (Excel) processen moeten bijhouden. Een extra risico hierbij is dat de internationale kantoren alleen het lokale (vaak payroll) systeem blijven updaten en dat het Nederlandse systeem op den duur verouderde data bevat voor de internationale vestigingen;
  2. Het gebruik van een internationaal systeem, waar alle hogere HR processen goed geregeld zijn, maar waar lokale processen als payroll en ziekteverzuim niet in kunnen worden geregistreerd. Wat ook weer leidt tot dubbele invoer en/of Excel schaduwadministratie;
  3. Enorme Excel administraties in verschillende files waaruit na lang puzzelen een internationale rapportage gemaakt kan worden.

Naast bovenstaande problemen, die vaak voorkomen op het (Nederlandse) hoofdkantoor, ondersteunen wij ook dochterondernemingen die vanuit het buitenlandse hoofdkantoor een nieuw systeem aangereikt krijgen en zorgen dat aan zowel internationale uniformiteit als aan de borging van de lokale processen wordt voldaan.

Voorbeelden van situaties die wij regelmatig tegenkomen, vindt u hier op onze (Engelse) case studies pagina.

Wilt u meer weten over de internationale dienstverlening van Vroom of heeft u een concrete vraag? Neem dan contact met Vroom op, of bel direct met Willemijn van Bekkum op 06-16178888.