Nieuw HR-systeem? Voorkom keuzestress!

Vrijwel iedere onderneming is inmiddels gedigitaliseerd. Maar zoals bij veel dingen betekent ook hier stilstand achteruitgang. Het is dus zeker niet ondenkbaar dat u uw HR-systeem moet vervangen of optimaliseren om bij de tijd te blijven. Maar waar begint u? Hoe zorgt u ervoor dat het systeem aansluit bij de bedrijfsvisie en groei? Is het een must- of nice to have? Wat is uw budget? Er zijn zoveel opties dat u waarschijnlijk door de bomen het bos niet meer ziet. Daan Degenkamp wil met deze blog uw keuzestress verminderen en hulp bieden met handvatten.

De afgelopen jaren heeft het HR-vak zich enorm ontwikkeld en verbreed. Draaide het vroeger vooral om verloning en het op tijd verwerken van personeelsmutaties, vandaag de dag is de gemiddelde HR-manager met zoveel meer bezig. Corona, thuiswerken, employee journey, eigen regie, globalisering en duurzame inzetbaarheid: en dit is nog maar een kleine greep uit de hot topics van dit moment.

Verschuiving voor HR en IT

Deze ontwikkelingen hebben niet alleen een behoorlijke verschuiving met zich meegebracht in het takenpakket van HR. In veel gevallen is ook het HR- en payroll-systeem onvoldoende ingericht om aan de nieuwe business-vragen te voldoen.

Ieder bedrijf heeft wel een oplossing voor de payroll: anders kunnen er immers geen salarissen worden betaald. Omdat een dergelijk systeem gebouwd is met een focus op financiële zaken, loopt er vaak wel een HR-core-oplossing naast, maar die houdt meestal geen gelijke tred met de eisen en wensen van de moderne business én medewerkers. En daar begint de worsteling van menig HR-manager en salarisadministrateur.

Iedereen zegt de beste oplossing te hebben

Misschien stelt u zich ook de vraag: ‘Hoe krijg ik mijn HR-IT-landschap zó ingericht dat de medewerker centraal komt te staan, ik alle benodigde data op het juiste moment beschikbaar heb, terwijl het voor HR zo min mogelijk administratieve belasting oplevert?’ Dan heeft u vast ook al gemerkt dat even Googelen absoluut geen soelaas biedt. Er zijn honderden aanbieders van oplossingen op de markt. En ze claimen allemaal het gouden ei in handen te hebben met de beste technologie.

4 stromingen in HR-software

De laatste jaren zijn in de wereld van HR-software-aanbieders grofweg vier stromingen ontstaan:

  • Grote HR-payrollbedrijven (zoals Visma, SD Worx en Afas) bieden naast hun payrollook een geïntegreerd HR Core. In veel gevallen bieden ze nu ook onderdelen van de HR Talent Suite aan, zelfontwikkeld of samen te werken met een gespecialiseerde best of breed-oplossing.
  • Internationale HR suite oplossingen (bijvoorbeeld Talentsoft of Cornerstone) die vanuit Talentmanagement door overnames of samenwerkingsverbanden een geïntegreerde oplossing hebben ontwikkeld.
  • Best of breed-software voor één HR-proces (bijvoorbeeld recruitment, learning, performance of vlootschouw). Vaak wordt deze software gekoppeld aan andere oplossingen, of exporteert HR de data zelf naar Excel.
  • Alles-in-één-oplossingen; deze worden vaak aangeboden door grote tech-reuzen die hun oorsprong vonden in andere bedrijfsprocessen (Workday, SAP succes factors of Oracle).

Voor iedere stroming valt wel iets te zeggen, en iedere tak heeft ook zijn eigen minpunten. Maar hoe maakt u nu voor uw organisatie de juiste keuze uit al die mogelijkheden? Hoe kiest u uit alleen in Nederland al meer dan 300 leveranciers? Wij hebben in ieder geval enkele gouden tips voor u:

1. De vraag achter de vraag

Probeer allereerst het werkelijke probleem te benoemen. Waarom wilt u een ander HR-systeem en wat zijn uw verwachtingen? Is het standaardisatie? Modernisering? Selfservice verhogen? Het kan zeker geen kwaad om eerst te brainstormen met de business om te formuleren wat u op dit moment mist en tegen welke vraagstukken u aanloopt. Zo schetst u diverse scenario’s en een duidelijk ‘boodschappenlijstje’ waarmee u een eerste oplossingsrichting kunt bepalen. De scenario’s zullen u helpen om een keuze te maken uit de 4 stromingen en een eerste business case te maken.

2.Nice- or need to have?

Tijdens de overvloed aan demo’s merkt u ongetwijfeld hoeveel er technisch gezien mogelijk is. De ene oplossing lijkt nog aantrekkelijker dan de andere. Stel u keer op keer de vraag: ‘is it nice or need to have?’ Een kritische blik kan u veel besparen aan investering in tijd en geld.

3. De eerlijke leverancier die ‘nee’ zegt?

Ja, die zijn er ook. En waardeer dat. Juist omdat je een lange termijn relatie met elkaar aangaat zijn duidelijkheid en wederzijds vertrouwen erg belangrijk. Natuurlijk wil de leverancier zijn software graag verkopen, maar een tevreden klant voor de lange termijn levert hem veel meer op.

Een ‘need to have’ waar een ‘nee’ staat, kan tegenwoordig prima worden opgelost met een koppeling naar een andere oplossing. Bespreek een dergelijk alternatief. En laat de ‘nee’ bij de ene leverancier ook een trigger zijn om andere leveranciers te toetsen op dat punt. Heeft u eenmaal de juiste koppeling en begeleiding te pakken, dan hoeft HR geen moeilijke exports en imports meer te doen. Dat is heel wat waard!

4. Wat vindt de business ervan?

Natuurlijk is het fijn als de afdeling HR tevreden is met een gekozen IT-oplossing. Maar vergeet vooral niet om de business mee te nemen bij de keuze. Bekijk uw mogelijke keuze ook door de bril van de manager en medewerker. Of, beter nog, vraag het henzelf! Laat een delegatie van de werkvloer deelnemen aan de projectgroep en de ‘Proof of concept’ van verschillende leveranciers. Kunnen deze eindgebruikers voldoende overweg met de software? Is het systeem voldoende intuïtief en gebruiksvriendelijk? Betrek de business in een zo vroeg mogelijk stadium. Het laatste dat u wilt is een systeem dat de eindgebruiker links laat liggen.

Ondersteuning bij de juiste keuze

Vindt u het lastig om uw keuze te bepalen tussen de de verschillende demo’s van van HR-systemen? Of heeft u er simpelweg geen tijd voor? VroomHR begeleidt al meer dan 25 jaar bedrijven in dit proces. De ontwikkelingen gaan razendsnel, maar onze kennis blijft up-to-date. Dankzij onze HR digital expertise begeleiden wij u met diverse oplossingen snel naar de voor uw organisatie passend scenario. Via onze leveranciersapp kunt u zichzelf alvast oriënteren. Kosteloos en eenvoudig. Bent u nieuwsgierig naar wat VroomHR voor u zou kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op!