Salarisadministratie outsourcen of zelf doen?

Salarisadministratie is een vak apart. De bijna continue stroom aan mutaties, complexe wet- en regelgeving en individuele wensen van medewerkers: het vraagt specifieke kennis, tijd en aandacht. Dat wordt nog eens extra ingewikkeld als een organisatie vestigingen heeft in verschillende landen. Is het eigenlijk wel slim om alles zelf te willen doen? Kunt u het niet beter uitbesteden? HR- en payroll consultant Paul Koopmanschap neemt u in deze blog mee in de verschillende overwegingen én geeft handige tips.

Bijna niets heeft zoveel afbreukrisico als loonverwerking. Klopt een salarisbetaling niet, of wordt hij te laat uitgevoerd, dan zijn de rapen gaar. Logisch: ook medewerkers moeten hun hypotheek netjes op tijd kunnen betalen en de dagelijkse boodschappen afrekenen bij de supermarkt. Bovendien kijkt ook de fiscus kritisch mee, klaar om verkeerde uitbetaling streng doch rechtvaardig te corrigeren.

De valkuilen van salarisadministratie

Toch is een correcte salarisverwerking niet zo vanzelfsprekend als het voor buitenstaanders misschien lijkt. De continuïteit van de loonverwerking kan onder druk komen te staan bij vakantie, ziekte of vertrek van de salarisadministrateur. Of misschien is er onvoldoende actuele kennis van de steeds veranderende wet- en regelgeving.

Laat u als werkgever niet teveel afschrikken door bovenstaande valkuilen. Het is echt mogelijk om uw medewerkers iedere maand (of 4 weken) te kunnen verblijden met precies de juiste hoeveelheid pegulanten. Zélfs als u in diverse landen actief bent. En, zoals wel vaker het geval is, zijn er verschillende wegen die naar Rome leiden.

Uitbesteden (of, wat hipper gezegd: outsourcing)

U zou ervoor kunnen kiezen om uw salarisadministratie uit te besteden aan een ervaren dienstverlener. Het outsourcen van uw loonverwerking heeft zeker grote voordelen. Mits u de juiste leverancier selecteert bent u in ieder geval bij onverwachte situaties verzekerd van een tijdige salarisverwerking, die aansluit bij de (internationale) wet- en regelgeving.

Ik wil u wel op het hart drukken, dat outsourcen uw leven makkelijker maakt, maar helaas níet betekent dat u volledig achterover kunt leunen. Als opdrachtgever blijft u altijd eindverantwoordelijk voor de payroll van uw medewerkers. Natuurlijk mag u er vanuitgaan dat u door de dienstverlener die u inhuurt grotendeels wordt ontzorgd. Dat daar tijd en expertise zit, die u zelf niet heeft. Maar dat neemt niet weg dat u nog steeds tijdig, juist en volledig mutaties moet aanleveren, inclusief een compleet beeld op uw personeelsbestand.

Monitort u uw maandelijkse verwerking onvoldoende, dan liggen er behoorlijke risico’s op de loer. Om er maar een paar te noemen: fraude, ghost employees door onvoldoende zicht op de headcount, of de overheid stuurt u een boete vanwege het onjuist of te laat aanleveren van gegevens. Het outsourcen van uw payroll kan dan onbedoelde dure neveneffecten krijgen. Blijf dus alert.

Enkele praktische tips

Vanuit onze dagelijkse praktijk hebben wij wat tips voor u om de juiste afweging te kunnen maken:

  • Allereerst: krijg uw situatie en ambitie helder in beeld. Wat kunt u zelf, en wat zou u in willen kopen? Hoe ziet uw organisatie eruit, nu en in de toekomst? Tegen welke knelpunten loopt u aan? Waarin zou een salarisdienstverlener u kunnen ondersteunen om u het dagelijkse leven eenvoudiger te maken? En: wat is uw langetermijndoel, en wat betekent dat voor uw payroll- en HR-systemen?
  • Stel een goed opgeleide Global payroll-adviseur of -coördinator aan, die de processen op uw verschillende buitenlandse locaties nauwgezet monitort. We zien vaak dat het invoeren van de salarismutaties naar eer en geweten door plaatselijke HR-medewerkers wordt gedaan. Omdat het hen doorgaans ontbreekt aan voldoende kennis over salarisadministratie, is het aan te raden hen te laten coachen en controleren door een payroll coordinator. Bovendien kan een coördinator een belangrijke vertaalslag maken tussen HR en degene die de salarisadministratie uitvoert. Dit is meestal geen overbodige luxe, omdat ze vaak letterlijk en figuurlijk een andere taal spreken.
  • Zet een compliance framework op, oftewel een set heldere interne regels die ervoor zorgen dat u aan al uw verplichtingen kunt voldoen.Dit heeft als bijkomend voordeel, dat u bij een interne of externe audit van uw salarisadministratie makkelijker toegang heeft tot de benodigde informatie.

Kiest u ervoor om uw payroll (deels) te outsourcen?

Komt u tot de conclusie dat geheel of gedeeltelijk uitbesteden van uw salarisadministratie aan de orde is, neem dan deze aandachtspunten mee:

  • Er is geen ‘one size fits all’-oplossing. Iedere organisatie is anders, ieder land is anders. Denk daarom goed na over de keuzebepalende criteria. Waar wilt u uw leveranciers op kunnen beoordelen? Het is bijvoorbeeld niet alleen van belang dat er voldoende inhoudelijke kennis in huis is. Het is bijna net zo belangrijk dat de dienstverlener uw organisatiecultuur begrijpt en dezelfde taal spreekt.
  • Vergewis u ervan of de techniek van het platform dat de leverancier gebruikt aansluit bij uw wensen. Kan dit bijvoorbeeld gekoppeld worden met uw (global) HR-systeem? Is het slechts een portaal om online mutaties door te geven, of wordt er ook gebruik gemaakt van Artificial Intelligence (AI) om potentiele fouten geautomatiseerd op te sporen?
  • Laat potentiële dienstverleners een ‘proof of concept’ opleveren, waarmee ze hun meerwaarde kunnen bewijzen. Een gedetailleerd uitgewerkte casus biedt doorgaans meer inzicht in kwaliteit en inzicht dan een salesgesprek van een uurtje.
  • Maak heldere dienstverleningsafspraken, die u vastlegt in een SLA. Dat werkt verduidelijkend naar twee kanten toe: uw leverancier weet precies waar hij (of zij) aan moet voldoen. En, mocht er onverhoopt een kink in de kabel komen, dan kunt u de andere partij weer de juiste kant op sturen.
  • Check tot slot ook de financiële stabiliteit van uw potentiële partner en benader referenties met de vraag hoe zij de dienstverlening ervaren. Zo’n onderzoek is geen overbodige luxe. U legt immers een belangrijk deel van uw bedrijfsvoering in handen van een derde partij.

Hulp bij keuzestress

Vindt u het moeilijk om een keuze te maken? Laat u bij uw zoektocht ondersteunen door een onafhankelijke adviseur die u kan helpen bij het maken van de afweging óf outsourcen voor u een passende keuze zou zijn. En, mocht de weegschaal naar ‘ja’ overhellen, dan kunt u wellicht ondersteuning gebruiken bij de selectie van een geschikte provider.

VroomHR/Cloudwatch is zo’n adviseur. Met onze jarenlange payroll-ervaring in binnen- en buitenland kunnen wij u ondersteunen. Bij het maken van de afweging, maar wij hebben bijvoorbeeld ook salarisexperts in huis, die u tijdelijk het werk uit handen kunnen nemen. Neem gerust contact met ons op als u vrijblijvend kennis wilt maken, of meer informatie wilt over (global) payroll.