Verander­management: tips voor succesvolle implementatie

Een succesvolle organisatie staat nooit stil. Dat geldt vandaag de dag meer dan ooit. Daarom investeert u regelmatig in nieuwe systemen, scherpt u uw procedures aan en volgt trends en marktontwikkelingen op de voet. Alle randvoorwaarden om up-to-date te blijven zijn voorhanden. Maar dat is nog niet voldoende.

Voor het slagen van de implementatie van een nieuwe werkwijze of systeem is het belangrijk dat de impact van de verandering voor uw organisatie veel aandacht krijgt. Management consultants Annemiek Schriever en Nienke Meindersma, onze experts in changemanagement, weten uit ervaring dat een goede begeleiding van de verandering de kans op succes sterk vergroot. Daarbij draait het voor 20% om techniek en maar liefst voor 80% om verandermanagement.

Tijdens een salestraject lijkt het overzichtelijk. De mogelijkheden van het aangeboden systeem zijn onbegrensd. Het is echter lastig om vooraf alle consequenties en issues te overzien; die worden vaak pas verder in het traject goed zichtbaar. Enthousiast kiest u voor het systeem dat past bij uw business. Dan volgt de implementatiefase. Uw verwachtingen van de implementatie zijn hooggespannen. Helaas komt de realiteit meestal meer overeen met onderstaand plaatje.


Bron: Mashable.com

Ieder project heeft op een bepaald moment te maken met tegenslagen. Mensen zijn dan vaak geneigd om terug te vallen op oude, vertrouwde werkpatronen. Verandermanagement kan een belangrijke rol spelen in de ombuiging van oude patronen naar de nieuwe, gewenste situatie.

Met de volgende tips kunt u de implementatie en verankering van uw project soepeler laten verlopen.

1. Zet een verander­manager aan het roer

Het doorvoeren van veranderingen vraagt om het aanpassen van vertrouwde routines. Dat valt niet altijd mee. Het is een ingewikkeld proces, vaak met onverwachte dwarsverbanden en weerstand.

Laat een verandermanager hierin de lead nemen. Iemand die het totale project niet alleen bewaakt en overziet, maar ook organisatiesensitief is. Hij moet de vaardigheden hebben om precies dìe interventies in te zetten die nodig zijn voor een bepaalde stakeholder, situatie of vorm van weerstand.

Zo’n verandermanager is dé smeerolie in het project.

2. Vorm een multi­disciplinair projectteam

Zorg al in de voorbereidingsfase voor een multidisciplinair projectteam waarin, naast de vertegenwoordiging van uw afdeling ICT en de leverancier, ook andere interne expertise beschikbaar is. Dit maakt het inbedden van de verandering in de organisatie veel makkelijker.

Het mes snijdt aan twee kanten: de stakeholders worden bijna vanzelf ambassadeurs voor de op handen zijnde veranderingen. én u krijgt waardevolle input voor uw project.
Al in een vroeg stadium worden issues van verschillende kanten belicht. Ieder bekijkt een vraagstuk immers vanuit zijn of haar expertise. De verandermanager zorgt ervoor dat het team tot een gezamenlijke oplossingsrichting komt.

3. Veranderstrategie: de basis van de implementatie

Een verandermanager zorgt niet alleen voor een totaal implementatieplan, maar ook voor een duidelijke veranderstrategie. Deze strategie vormt de basis voor een succesvolle implementatie.

Samen met het projectteam brengt de verandermanager in kaart wie de stakeholders zijn, welke impact de verandering hierop heeft en wat u wilt bereiken. Op basis van deze uitkomsten ontwikkelt hij de strategie, waarmee de beoogde verandering in de organisatie kan worden verankerd.

Om de juiste strategie te ontwikkelen gebruikt VroomHR diverse methodes, altijd passend bij het project. Bijvoorbeeld de methode van kleurendenken over geplande verandering en de bijpassende interventies van de Caluwé. Of het meten van de veranderbereidheid met behulp van de quickscan Veranderbereidheid van Metselaar.

4. Communicatie

Tot slot een essentieel ingrediënt voor ieder veranderproces: de communicatie. Altijd op het juiste moment, toegespitst op de toehoorder en passend bij de fase waarin het project verkeert. Daarbij is transparantie over vorderingen en gevolgen van de verandering cruciaal.

De verandermanager neemt het voortouw om de stakeholders regelmatig op de hoogte te houden van de plannen. Hij (of zij) luistert, stelt de juiste vragen en beantwoordt die van anderen. Op die manier blijft iedereen aangesloten en ontstaat het gewenste draagvlak voor de veranderingen.

Extra veranderkracht nodig?

Het inzetten en verankeren van een verandering kost meer tijd dan van te voren is ingeschat. Dat is lastig, omdat dit meestal tegelijkertijd naast de reguliere business moet gebeuren.

Kunt u externe expertise gebruiken? Iemand die vanuit andere invalshoeken met uw organisatie meekijkt én -werkt? VroomHR heeft die veranderkracht voor u in huis. Bel ons op 020 – 219 46 30 of neem contact met ons op. Wij vertellen u er graag meer over.