5 goede redenen om uw HR-proces te optimaliseren

De laatste jaren is er een andere kijk op werken ontstaan: werken vanuit vertrouwen en de medewerker zelf de regie geven over alles wat hem of haar persoonlijk aangaat. Ook is de coronaperiode voor veel organisaties een katalysator geweest om deze manier van werken versneld te adopteren.

Deze nieuwe visie vraagt om een andere inrichting van uw HR-proces. Een nieuwe opbouw waarbij de medewerker centraal staat. De grootste voordelen? Dat de medewerker zelf de regie heeft over zijn of haar persoonlijke en zakelijke informatie. Dat er sneller gehandeld kan worden omdat er minder overdrachtsmomenten nodig zijn. Dat er minder kans is op fouten. En dat er meer tijd en gelegenheid ontstaat bij HR om andere, meer inhoudelijke werkzaamheden op te pakken.

Is uw HR-proces nog op de traditionele manier van werken afgestemd? Dan is het nu het juiste moment om te bekijken hoe het geoptimaliseerd kan worden. En wat dit uw organisatie oplevert.

1. Regie bij de medewerker

Veel HR-afdelingen hebben een hoog serviceniveau naar leidinggevenden, managers en medewerkers. Ze pakken vaak administratieve taken op die feitelijk niet bij hun afdeling horen, simpelweg omdat ze de manager of medewerkers hiermee niet willen ‘lastigvallen’.

Maar werd voorheen alles voor de medewerker door de lijnmanager en HR geregeld, tegenwoordig wordt bij steeds meer organisaties per situatie bekeken wie eindverantwoordelijk is voor welke informatie. Of anders gezegd: wie het meeste belang heeft bij deze informatie. Steeds vaker komt de verantwoordelijkheid voor bijvoorbeeld dienstverbandgerelateerde informatie te liggen bij de medewerker zelf. De leidinggevende of de HR-medewerker hoeft dan alleen maar te controleren of alle benodigde informatie aanwezig is en of de gemaakte afspraken goed weergegeven zijn. Indien nodig kan volstaan worden met beperkte aanvullingen vanuit de organisatie.

2. Minder overdrachtsmomenten

Kwam iemand vroeger nieuw in dienst, dan gaf hij of zij de persoonlijke informatie door aan de lijnmanager of aan HR. Daar werd de informatie ingevoerd in het HR-systeem, en vervolgens weer doorgegeven aan ICT en Finance. Deze afdelingen zorgden op hun beurt weer voor het invoeren van de informatie in hun systemen om de noodzakelijke administratieve handelingen te kunnen verrichten. Zo ontstond een keten van overdrachtsmomenten.

Door in het nieuwe indiensttredingsproces de toekomstige medewerker de regie te geven over zijn of haar eigen informatie, wordt het hele proces veel overzichtelijker en korter. Niet alleen zijn er minder overdrachtsmomenten nodig als de toekomstige medewerker zelf zijn informatie invoert in het organisatiesysteem, ook wordt het risico op fouten aanzienlijk lager. De doorlooptijd wordt korter en de leidinggevende wordt niet langer belast met een uitgebreide registratie. Verder wordt het mogelijk om andere interne afdelingen sneller te informeren over de komst van een nieuwe medewerker waardoor zij hun administratieve taken direct kunnen starten.

3. Minder goedkeuringsslagen en controles

Meer en meer organisaties maken bewust de keuze om te werken vanuit vertrouwen. Werd vroeger alle ingevoerde informatie nog minutieus gecontroleerd en geaccordeerd door de leidinggevende en HR, nu daagt bij steeds meer organisaties het besef dat zoveel goedkeuringsslagen helemaal niet nodig zijn.

Bovendien zijn de huidige HR-systemen zodanig ontwikkeld dat steeds meer controles die vroeger handmatig moesten plaatsvinden, nu door het systeem kunnen worden uitgevoerd. Denk hierbij aan een instelling dat alleen declaraties boven de € 75,00 door een leidinggevende goedgekeurd hoeven te worden. Met als uitgangspunt dat de medewerker zijn eigen mutatie goed invoert, kunt u ook volstaan met verbandscontroles en steekproeven achteraf.

Daarnaast kunt u de HR-workflow meer automatiseren. Een voorbeeld: een werknemer verhuist. In de nieuwe aanpak is deze medewerker zelf verantwoordelijk voor het doorvoeren van de adreswijziging in het systeem. Is dat eenmaal gedaan, dan voert het systeem een check uit op de soort mutatie. Hierna krijg HR bijvoorbeeld automatisch een taak om de reiskosten aan te passen of te controleren.

4. No escapes: één nieuwe manier van werken

Een proces is een beheersinstrument dat laat zien hoe bepaalde aspecten binnen een organisatie verlopen. Processen zijn dynamisch en veranderen voortdurend, bijvoorbeeld onder invloed van nieuwe wet- en regelgeving, organisatieontwikkelingen of nieuwe systemen. Dit maakt het regelmatig evalueren en bijwerken van de organisatieprocessen tot een must. Veel bedrijven zien echter weinig toegevoegde waarde in het optimaliseren van hun processen, want het gaat toch goed zo? Dus in de praktijk werken veel organisaties met HR-processen die verbeterd kunnen worden. Bovendien hebben mensen nog al te vaak een escape om op de oude manier te blijven werken, bijvoorbeeld doordat oude formulieren nog in omloop zijn, het oude systeem nog beschikbaar is of een telefoontje naar HR ook werkt.

De implementatie, de controle op de implementatie en de naleving van proceswijzigingen en nieuwe processen is veel werk. Het moet op alle niveaus – van organisatieniveau tot gebruikersniveau – zorgvuldig worden doorgevoerd, gecommuniceerd en gefaciliteerd. Gelijktijdig met het introduceren van de nieuwe manier van werken, moet de oude manier worden uitgefaseerd. Alleen zo ontstaat een nieuwe, uniforme manier van werken. Zonder escapes.

5. Inzicht in de totale procesketen en wederzijds begrip

Een nieuwe werkwijze kan alleen maar succesvol worden als iedereen begrijpt wat het doel is, en als er genoeg draagkracht is voor het HR-proces. Daarom is het belangrijk om alle spelers in het proces te betrekken bij het ontwerpen van het nieuwe proces. Zo creëert u wederzijds inzicht en begrip.

Bij VroomHR starten we altijd met een workshop Procesmanagement. Hiermee zorgen we dat iedereen dezelfde “procestaal” spreekt en dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Hoe we dat doen? Door alle actoren aan tafel te hebben tijdens onze procesworkshops. Zodat ze van elkaar horen en inzien wat nodig is voor een goed werkend proces. Gezamenlijk nadenken over de juiste oplossing zodat er uiteindelijk meer acceptatie is. Dit zorgt ervoor dat de verandering beter geborgd wordt binnen de hele organisatie.

Zo optimaliseert u uw HR-proces succesvol

  • Betrek alle spelers bij het spel: laat iedereen die een rol heeft in het proces meedenken over en meedoen bij het ontwerpen van het nieuwe HR-proces. Organiseer een workshop procesmanagement. En zoek in deze workshop samen uit hoe het slimmer kan binnen de organisatorische context.
  • Bouw actief aan voldoende draagkracht: presenteer het ontwerp van het proces en de uitgangspunten in zogenoemde ‘draagvlaksessies’ aan de rest van de organisatie. Stel de juiste vragen, bijvoorbeeld: wat vindt iedereen van de nieuwe opzet? Wat is goed werkbaar, waar zitten de valkuilen, wat kan beter? Hebben we iets over het hoofd gezien?
  • Veranker het HR-proces stevig in de organisatie: schenk aandacht aan de communicatie over de veranderingen. Creëer hierbij helderheid over het waarom van dit proces.
  • Blijf het HR-proces bewaken en verbeteren: bewaak de implementatie van uw nieuwe HR-proces en stel het regelmatig bij op basis van de behoeften van de medewerkers en de organisatie. Maak iemand binnen de organisatie verantwoordelijk voor de uitvoering, dit levert meer rendement op.

Advies op maat

Hebben wij u aan het denken gezet? Bij VroomHR helpen we u graag uw HR-processen te optimaliseren. Meer weten? Bel ons op 020-2194630, vul het contactformulier in om door ons teruggebeld te worden of neem contact op met Annemiek Schriever.