De acceptatie van HR-outsourcing neemt toe, terwijl in andere sectoren zoals de productie juist een omgekeerde beweging naar insourcing gaande is. Naast deze ontwikkelingen zorgt self service voor reducering van administratief werk. Het uitvoeren van administratieve taken is juist waar outsourcers op dit moment op gefocust zijn. Hierdoor rijst de vraag of HR-resourcing de nieuwe trend wordt. Wim Ydo, management consultant bij Vroom, heeft deze vraag voorgelegd aan de directie van 3 grote HR-outsourcers.

Directie BPO dienstverleners in NL

 

HR-outsourcing wordt populairder

Vroom constateert dat momenteel meer grote organisaties in Nederland (onze opdrachtgevers) denken aan het outsourcen van één of meerdere HR-diensten en met name de salarisadministratie. Eigen onderzoek van Vroom in 2015 toont aan dat de omzet van salarisadministratiekantoren en HR-outsourcing dienstverleners de afgelopen jaren groeien met dubbele cijfers. Kortom HR-outsourcing wordt steeds populairder in Nederland.

Reshoring en insourcing

Bij productiebedrijven zien we inmiddels een omgekeerde beweging ontstaan. Door gewijzigde omstandigheden, zoals stijging van loonkosten in de offshore landen, robotisering van werkzaamheden, hogere kwaliteitseisen, stijgende transportkosten en/of noodzakelijke flexibiliteit, worden geoutsourcete activiteiten terug gehaald.
Koos Overbeeke geeft in zijn artikel “Reshoring en insourcing worden de nieuwe trends” als voorbeelden van resourcing het terughalen van 10.000 ICT’ers door General Moters i.v.m. de noodzakelijke flexibiliteit en de realisatie van KPN Contact (CRM).

Resourcing voor HR aan de orde?

De resourcing beweging bij productiebedrijven roept de vraag op of de omstandigheden binnen het HR-werkveld ook aan het veranderen zijn en wat dit betekent voor HR-outsourcing. Ten aanzien van de Arbo-dienstverlening heeft al resourcing plaatsgevonden. Door liberalisering van de wetgeving en uitbreiding van ondersteuning door HR-systemen, zoals ondersteuning van het re integratieproces en leveren van verzuimstatistieken, zijn steeds meer organisaties over gegaan op het in eigen regie nemen van de re-integratie. Vaak wordt alleen de bedrijfsarts nog ingehuurd.

Self service bedreiging voor HR-outsourcing?

In onze maatschappij zien we dat self service via internet steeds meer de norm wordt. Voorbeelden hiervan zijn internetbankieren en de belastingaangifte. Voor HR betekent dit dat de drempel naar self service kleiner wordt, of sterker nog dat medewerkers vragen om ook voor HR self service in te voeren.
HR-systemen ondersteunen self service steeds beter. De ‘out-of-the-box’ functionaliteiten groeien, evenals de mobiele toepassingen. Gevolg, veel organisaties implementeren HR self service gecombineerd met procesoptimalisatie.

HR self service

Self service betekent eenmalige invoer van gegevens en digitale documenten bij de bron. Het HR-systeem dwingt kwaliteit en volledigheid af, bewaakt de voortgang, presenteert helpteksten, genereert automatisch correspondentie en archiveert documenten in het digitaal dossier. Ook het werken met een digitale handtekening is inmiddels mogelijk en rechtsgeldig.

Door implementatie van HR self service realiseert u een flinke efficiëntie slag, waarbij veel werkzaamheden van de personeelsadministratie geautomatiseerd worden en een deel van de (controle) werkzaamheden van de salarisadministratie overbodig worden. HR self service vraagt echter ook om meer inzet van uw functioneel applicatiebeheer.
In verband met de mogelijkheden van self service adviseren wij om eerst te gaan optimaliseren en automatiseren, zodat er een duidelijk overzicht ontstaat wat u gaat uitbesteden. Of zoals Afas zegt in het White paper “Payroll zelf doen of uitbesteden”, om daarna te kijken wat er overblijft en te beslissen of je het echt niet zelf kan doen. KPN heeft ook gekozen voor deze aanpak en pas na de optimalisatie en automatisering slag besloten om te outsourcen.

Realisatie van HR self service zet onderstaande argumenten voor HR-outsourcing onder druk, waardoor de afweging anders kan uitvallen:

  • Borging van kwaliteit.
    De self service processen dwingen de kwaliteit voor een groot deel af.
  • Borging van kwaliteit en continuïteit van de processen.
    HR self service processen realiseren deze doelstelling.
  • HR-outsourcing is goedkoper.
    De businesscase wordt anders wanneer u minder personeel in dienst heeft.
  • Geen langlopende verplichtingen naar personeel in dienst bij de HR-afdeling.
    De businesscase wordt anders wanneer u minder personeel in dienst heeft.

 

Wat denken HR-outsourcers van resourcing?

Wij hebben deze vraag voorgelegd aan Jan-Henk van Bennekom (SD Worx), Debby de Gelder (Raet) en Harold de Wit (DriessenHRM).

Zowel Jan-Henk van Bennekom, Debby de Gelder alsook Harold de Wit geven aan dat op dit moment vooral de personeels- en salarisadministratie door hun klanten geoutsourcet wordt. HR self service zal de aard van deze outsourcing aanzienlijk veranderen. De nadruk op administratieve verwerking, zal verschuiven naar het beheer. Efficiëntere HR-processen leiden niet alleen tot kostenbesparing, maar ook tot een kleinere formatie. Bij self service is het nog belangrijker dat de processen en inrichting actueel zijn. Een workaround is moeilijk te realiseren. Harold de Wit geeft aan: “Een foute inrichting zal meer consequenties hebben door de snellere doorlooptijd van processen en het geringere aantal menselijke controles. Kortom self service dwingt wel kwaliteit en continuïteit in de procesgang af, maar stelt hoge eisen aan het beheer om deze kwaliteit te borgen. Hier ligt de kans en meerwaarde voor de HR-outsourer. Zij werken immers met specialisten, die kunnen beschikken over best practice oplossingen en zich volledig kunnen concentreren op de consequenties van wijzigingen in software, plus wet- en regelgeving”. Debby de Gelder voegt hieraan toe: “Door het werken in de cloud wordt het voor de outsourcer steeds makkelijker om leidinggevenden rechtstreeks van actuele informatie te voorzien”. Harold de Wit geeft als voorbeeld: “Wij stellen een HRM-kennissysteem ter beschikking dat altijd online antwoord geeft op vragen over bijvoorbeeld rechtspositie of arbeidsvoorwaarden”.

Wat zijn de consequenties van self service voor HR-outsourcing?

Jan Henk van Bennekom: “Een belangrijk argument voor HR-outsourcing is het realiseren van een HR-afdeling die kan mee ademen met de groei en krimp van de organisatie en daarbij de benodigde continuïteit kan bieden. Dit argument wordt niet beïnvloed door de opkomst van self service”. Harold de Wit voegt hieraan toe: “Volgens mij is de trend in onze steeds dynamischere maatschappij, om je te concentreren op de kerntaken. De personeels- en salarisadministratie horen daar niet bij”.
Alle drie geven aan dat self service hogere eisen aan het beheer en de inrichting van het systeem stellen. Hier kan de outsourcingspartner met zijn specialisten en best practice oplossingen zorgen voor een optimale borging van het proces.
Debbie de Gelder: “Met HR-outsourcing wordt de HR-dienstverlening efficiënter en transparanter, door het afspreken van en monitoren op KPI’s. Organisaties richten de dienstverlening zelf vaak minder zakelijker en transparant in”.

Welke kansen zien jullie voor HR-outsourcing?

Jan Henk van Bennekom: “SD Worx ziet de internationalisering als kans. Steeds meer bedrijven hebben vestigingen in andere landen, of zijn onderdeel van een internationaal bedrijf. Internationale payroll, fiscaal- en arbeidsrecht zijn complex en gevarieerd in de verschillende landen, terwijl consequenties groot kunnen zijn wanneer de wetgeving niet goed wordt toegepast. Een hele klus om dit goed te doen, vooral wanneer de omvang van de buitenlandse vestiging beperkt is. De outsourcingspartner neemt deze verantwoordelijkheid over en schakelt zijn contacten in de verschillende landen in. Daarnaast wordt gezorgd voor één HR-systeem dat het management van informatie voorziet en de lokale HR-systemen aanstuurt”.
Debby de Gelder: “Raet ziet een kans in het outsourcen van de HR-supportfunctie, zodat bedrijven zich kunnen concentreren op de kerntaken in onze steeds dynamischere maatschappij en de HR Business partner meer strategisch bezig kan zijn. Hierdoor kunnen ze, via de outsourcingspartner, beschikken over gespecialiseerde ondersteuning en de juiste informatie en kennis op het juiste moment”.
Harold de Wit: Driessen HRM ziet een steeds verdergaande digitalisering in onze maatschappij, waarin hogere eisen aan de beheerder van het HR-systeem worden gesteld. Naast het systeem, moeten ook instructies, kennisbank en vraagsystemen beheerd worden, kortom een servicedesk volgens click-call-face principe opgezet worden. Dit vraagt om specialisten die gebruik kunnen maken van best practices en terug kunnen vallen op de kennis van collegae. Met de verdergaande digitalisering wordt de menselijke maat steeds belangrijker en moet de outsourcer ook echt een partner zijn.

Conclusie

Het blijft een complex vraagstuk om af te wegen of outsourcen voor uw organisatie zinvol is. HR self service beïnvloed de voor- en nadelen van outsourcing, wat tot gevolg kan hebben dat er meer geresourcet wordt aankomende jaren. De HR-outsourcers zien echter diverse kansen om zich door te ontwikkelen naar meer toegevoegde waarde diensten zoals controles, systeemoptimalisatie en HR-support. Ik verwacht daarom niet dat op basis van HR self service een trend ingezet wordt om meer te gaan resourcen. Wel is een verschuiving mogelijk waarbij de nadruk minder komt te liggen op het uitvoeren van de personeels- en salarisadministratie.